ACME VALDA: Verwaltung von unternehmensübergreifenden IT-Initiativen mit GanttPRO
“Es gibt keine Ausreden mehr. Früher sagten die Leute: ‚Ich wusste nicht, dass ich das tun sollte.‘ Jetzt loggen sie sich einfach ein und sehen genau, was sie tun müssen.”
Eine Geschichte darüber, wie EFG über verstreute Tabellen hinausging, um Klarheit und Struktur in zwanzig parallele Projekte zu bringen.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: ACME VALDA
Interviewte Rolle: Dainius Janeliūna, Leiter Projekt- und Prozessmanagement
Projektarten: komplexe unternehmensübergreifende IT-Initiativen
Externe Drucke: zahlreiche Projekte, die gleichzeitig stattfinden, Aufrechterhaltung der operativen Stabilität bei der Durchführung neuer Projekte, jährliche Budgetplanung
Tool-Historie: Excel, Jira
Probleme, die angedeutet wurden: langsame verstreute Planung, kein klares Gesamtbild, Excel und Jira sind stark, aber eine unzureichende Kombination
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Die ACME-Gruppe hat ihren Sitz in Litauen und umfasst 36 Unternehmen, die elektronische Waren auf verschiedenen Märkten vertreiben. Alle operativen und unterstützenden Funktionen werden in einem Shared Service Center verwaltet, in dem die IT-Abteilung Projekte für jedes Unternehmen der Gruppe durchführt. Der Leiter des Projekt- und Prozessmanagements, Dainius Janeliūna, teilt mit, wie GanttRPO bei der strategischen Planung und Übersicht hilft. Zu seinen Hauptzielen gehört es, zu verstehen, welche Projekte geplant sind, wie sie sich überschneiden und ob das Team über genügend Ressourcen verfügt, um sie umzusetzen.
Wie er erklärt: „Wir konzentrieren uns nicht auf ein einzelnes Projekt. Wir betrachten die gesamte Liste und die Ressourcen dahinter.”
“GanttPRO hilft uns zu verstehen, was im nächsten Monat, im nächsten Quartal und sogar im nächsten Jahr passiert. Wir können klar sehen, wann zu viele Projekte gleichzeitig stattfinden.”
Kampf
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Interessanterweise gab es GanttPRO bereits im Unternehmen, bevor es wiederentdeckt wurde, als die Bedürfnisse des Teams zunahmen. „Es ist nicht so, dass ich nach einem neuen Tool gesucht habe“, sagt Dainius. „Es war bereits hier und wir sind zu ihm zurückgekehrt.“
Vor der Rückkehr zu GanttPRO war ACME auf Jira für die tägliche Arbeit und Excel-Tabellen für die langfristige Planung angewiesen. Diese Mischung war zugänglich, half bei der Ausführung und wird immer noch häufig im Unternehmen verwendet. Allerdings war es unzureichend für strategische Sichtbarkeit.
„Jira ist großartig für detaillierte Aufgaben, aber manchmal ist es zu detailliert“, sagte er. „Wir wollten einen Schritt zurücktreten und das große Ganze sehen.“
Als sich die Pläne änderten und die Anzahl der Projekte wuchs, zeigten Excel-Tabellen allmählich einen Mangel an Flexibilität. Das Team kam zu dem Schluss, dass etwas Visuelles, Schnelles und Einfaches benötigt wurde.
Lösung
Derzeit arbeiten nur wenige Personen in GanttPRO, hauptsächlich Projektmanager und Governance-Rollen, da das Tool nur für strategische Zwecke verwendet wird. Andere Projektteilnehmer, wie Entwickler und technische Spezialisten, verwalten ihre täglichen Aufgaben in Jira und werden als virtuelle Ressourcen genutzt. Es bietet Klarheit, ohne zahlreiche Benutzer hinzuzufügen, und ist eine der Kernfunktionen, die Dainius hervorhebt.
Nachdem Sie alle Spezialisten zu einem Projekt hinzugefügt haben, kommt eine weitere wichtige Ebene, die darin besteht, die Kapazität und Ressourcenzuteilung zu verstehen.
„Sobald Sie alles korrekt zugewiesen haben, können Sie sofort sehen, wo die Lücken sind. Sie sehen, wer überlastet ist und wer Platz hat. Es wird sofort offensichtlich.“Für ein Shared Service Center, das viele Unternehmen unterstützt, ist die Sichtbarkeit des Projekts entscheidend, um alles auf Kurs zu halten. Projektportfolio ist einer der Hauptgründe, warum das Team GanttPRO verwendet. "Deshalb verwenden wir dieses Tool überhaupt – um die Projekte zu steuern, nicht wirklich ein einzelnes Projekt zu verwalten, sondern sie alle aufzulisten und die gesamte Sicht zu verstehen."
Die Benutzeroberfläche war einfach zu übernehmen. "Es ist ziemlich unkompliziert und intuitiv. Wie Excel-Tabellen, in denen Sie die gewünschten Spalten einfügen." Diese Einfachheit wurde gefolgt von der Möglichkeit, Projekte schnell zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und den gesamten Jahresplan zu visualisieren.
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Mit GanttPRO hat sich die Projektlandschaft von ACME durch einige wichtige Veränderungen gewandelt: Anstatt zwischen Tabellenkalkulationen und detaillierten Jira-Boards zu wechseln, hat das Team jetzt einen gemeinsamen Raum, in dem alle Projekte und Ressourcen zusammenkommen.
“GanttPRO hilft uns zu verstehen, was im nächsten Monat, im nächsten Quartal und sogar im nächsten Jahr passiert. Wir können klar sehen, wann zu viele Projekte gleichzeitig stattfinden.”
Das Tool unterstützt auch schnelle Entscheidungen. Jetzt, wenn ein neues Projekt auftaucht, können sie sofort überprüfen, ob das Team es übernehmen kann und wie es in die Arbeitslast integriert werden kann. “Sie weisen die virtuellen Ressourcen zu, und das Bild wird klar,” erklärt Dainius. “Es zeigt Ihnen die Realität.”
Die Einfachheit und Sichtbarkeit in der Nutzung machten GanttPRO erneut zu einer natürlichen Wahl für das Team von ACME. “Wir nutzen Jira umfassend für die tägliche Arbeit, aber GanttPRO funktioniert am besten für die Projektverwaltung und um das gesamte Portfolio zu sehen. Es hilft wirklich, die Pipeline genau zu visualisieren.”