Produktdesignföretaget strömlinjeformar arbetsflödet: från insamling av krav
till resultat
“GanttPRO gör alla uppgifter och milstolpar tydliga för kunderna och sparar mycket tid för teamet. Vi började planera varje projekt där.”
En historia om att effektivisera projektplanering, balansera arbetsbelastningen och dela tydliga tidslinjer för kunder med GanttPRO.
Företagsöversikt
Företag: Design for Human Nature
Intervjuad roll: Anika Albrecht, Projektledare och Konsult
Projekttyper: flerströmsdesignprojekt
Extern tryck: tydlighet i kundorienterad tidslinje (kunderna var överväldigade av alltför “designade” tidslinjer), parallella arbetsflöden, hantera flera projekt och kunder samtidigt, hålla sig inom 8-timmars arbetsbelastningsgränser
Verktygshistorik: av designer skapade tidslinjer för kunder (manuellt tillvägagångssätt)
Problem som påpekats: för mycket tid som spenderas på att skapa tidslinjer för kunder, kunderna förstår dem inte, behov av tydligare samordning mellan projekt och synlighet av arbetsbelastning och kapacitet
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Vår portfölj är mycket mångsidig, från klassisk grafisk design, kommunikationsdesign och produktdesign till arkitektonisk utveckling i termer av utställningar, arbetsytor och andra inredningsprojekt.
Den speciella och sammanbindande aspekten av vårt arbete är fokus på människan och dess inre och yttre natur. Oavsett hur olika våra designutmaningar är, är allt vi designar alltid för människor i slutändan. Därför kallar vi oss design för mänsklig natur!
“I GanttPRO kan vi faktiskt ge olika rättigheter till designer i vårt team och hantera dem på kostnadsnivå.”
Lösning
Vad är den största fördelen du får från GanttPRO?
Vi letade efter ett verktyg för att dela vår projekt tidslinje med kunder och sedan enkelt redigera den inom vårt team. Tidigare ritade vår designer tidslinjen för kunder. Det var bra och dåligt på samma gång. Å ena sidan var tidslinjerna mycket attraktiva. Vi ritade dem och visade inte bara längden utan också deras betydelse och kopplingar. Men vi upptäckte att de flesta kunder var lite överväldigade av diagrammet och verkligen inte förstod vad vi hade lagt i det.
“GanttPRO gjorde alla uppgifter och milstolpar tydliga för kunderna och sparade oss mycket tid, så vi beslutade att byta till verktyget. Vi började planera varje projekt i GanttPRO.”
Jag ställer in varje nytt projekt i GanttPRO och uppdaterar det sedan i detalj under tiden och ser vad våra nästa steg är. Designer kostnader och rättigheter varierar beroende på projekt, så vi ville hantera dem inom ett PM-verktyg.
“I GanttPRO kan vi faktiskt ge olika rättigheter till designers i vårt team och hantera dem på kostnadsnivå.”
Vi behövde tydlig arbetsflödeskoordinering med en översikt över alla pågående projekt.
I GanttPRO gillar jag hur vi kan länka olika delar av projektet tillsammans. Vi får alla projektströmmar att köras parallellt. Så vi ställer in varje projekt för en kund och delar sedan upp det i flera delprojekt och sedan uppgifter. På så sätt har vi varje enskild uppgift vi behöver göra i en översikt, vilket är fantastiskt!
“Det är definitivt mycket hjälpsamt eftersom jag hanterar tre projekt och kunder samtidigt. Mycket överväldigande, mycket som händer, men med hjälp av Gantt-diagram kan jag alltid vara uppdaterad och se var vi står i varje projekt.”
Favoritfunktioner
Vi använder för närvarande GanttPRO för projekt där vi arbetar med en ny arbetsmiljö. Det är ett stort företag som vi utvecklar kontorsutrymmen för. Och samtidigt uppgraderar vi varumärket för detta företag. Dessa två flöden löper parallellt och det är mycket användbart att använda GanttPRO för att se hur många designers som arbetar med uppgifter och kontrollera om de har mer än 8 timmar planerade för vissa dagar.
Det är en mycket användbar översikt eftersom vi oavsiktligt kan överskrida 8-timmarsgränserna och GanttPRO hjälper oss att upptäcka det i tid.När mina uppgifter är länkade kan jag kontrollera läget för automatisk schemaläggning och hela min plan kommer att flyttas när jag ändrar tidsramarna för någon uppgift i en kedja. Och om jag vill att uppgifternas tidsramar ska ändras oberoende, avmarkerar jag bara läget för automatisk schemaläggning.
Så här kan jag dela länken med en kund och projektet kommer att visas i ett statiskt oförändrat format. Så även om vi fortsätter att redigera projektet internt påverkar det inte rapportversionen av arket som vi skickade till våra kunder i början.
Ibland exporterar vi projekt till våra högsta chefer för att visa den initiala inställningen av en plan. Vid behov skriver vi ut det för att visa för en kund.
