Produktdesignfirma strømlinjeformer arbeidsflyten: fra kravinnsamling
til resultater
“GanttPRO gjør alle oppgaver og milepæler klare for kundene og sparer mye tid for teamet. Vi begynte å planlegge hvert enkelt prosjekt der.”
En historie om å strømlinjeforme prosjektplanlegging, balansere arbeidsbelastningen og dele klare tidslinjer med kunder ved hjelp av GanttPRO.
Bedriftsoversikt
Selskap: Design for Human Nature
Rolle intervjuet: Anika Albrecht, Prosjektleder og Konsulent
Prosjekttyper: multi-stream designprosjekter
Eksternt press: klarhet i tidslinjen rettet mot kunden (kundene ble overveldet av overdrevent «designede» tidslinjer), parallelle arbeidsstrømmer, håndtering av flere prosjekter og kunder samtidig, holde seg innenfor 8-timers arbeidsbelastningsgrenser
Verktøyhistorikk: tidslinjer laget av designeren for kundene (manuell tilnærming)
Problemer som ble påpekt: for mye tid brukt på å lage tidslinjer for kunder, kundene forstår dem ikke, behov for klarere koordinering mellom prosjekter og synlighet av arbeidsbelastning og kapasitet
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Vår portefølje er veldig variert, fra klassisk grafisk design, kommunikasjonsdesign og produktdesign til arkitektonisk utvikling når det gjelder utstillinger, arbeidsplasser og andre interiørdesignprosjekter.
Det spesielle og forbindende aspektet ved arbeidet vårt er fokuset på mennesket og dets indre og ytre natur. Uansett hvor forskjellige designutfordringene våre er, er alt vi designer alltid for mennesker til slutt. Det er derfor vi kalles design for menneskelig natur!
«I GanttPRO kan vi faktisk gi forskjellige rettigheter til designerne i teamet vårt og administrere dem på kostnadsnivå.»
Løsning
Hva er den største fordelen du får fra GanttPRO?
Vi lette etter et verktøy for å dele prosjekt tidslinjen vår med kunder og deretter enkelt redigere den i teamet vårt. Tidligere tegnet designeren vår tidslinjen for kundene. Det var godt og dårlig på samme tid. På den ene siden var tidslinjene veldig attraktive. Vi tegnet dem og viste ikke bare lengden, men også deres betydning og forbindelser. Men vi fant ut at de fleste kundene var litt overveldet av diagrammet og ikke virkelig forsto hva vi hadde lagt i det.
“GanttPRO gjorde alle oppgaver og milepæler klare for kundene og sparte oss mye tid, så vi bestemte oss for å bytte til verktøyet. Vi begynte å planlegge hvert enkelt prosjekt i GanttPRO.”
Jeg setter opp hvert nytt prosjekt i GanttPRO og oppdaterer det deretter i dybden underveis og ser hva våre neste steg er. Designerkostnader og rettigheter varierer avhengig av prosjektet, så vi ønsket å administrere dem innen et PM-verktøy.
“I GanttPRO kan vi faktisk gi forskjellige rettigheter til designere i teamet vårt og administrere dem på kostnadsnivå.”
Vi trengte klar arbeidsflytkoordinering med en oversikt over alle prosjekter som pågår.
I GanttPRO liker jeg måten vi kan koble forskjellige deler av prosjektet sammen. Vi får alle prosjektstrømmer til å kjøre parallelt. Så vi setter hvert prosjekt for en kunde og deler det deretter opp i flere delprosjekter og deretter oppgaver. På denne måten har vi hver enkelt oppgave vi trenger å gjøre i en oversikt, noe som er flott!
“Det er definitivt veldig nyttig fordi jeg administrerer tre prosjekter og kunder samtidig. Veldig overveldende, mye som skjer, men ved å bruke Gantt-diagrammer kan jeg alltid være oppdatert og se hvor vi er i hvert prosjekt.”
Favorittfunksjoner
Vi bruker for tiden GanttPRO for prosjekter der vi jobber med et nytt arbeidsmiljø. Det er et stort selskap vi utvikler kontorlokaler for. Og samtidig oppgraderer vi merkevaren for dette selskapet. Disse to strømmene går parallelt, og det er veldig nyttig å bruke GanttPRO for å se hvor mange designere som jobber med oppgaver, og kontrollere om de har mer enn 8 timer planlagt for noen dager.
Det er en veldig nyttig oversikt fordi vi kan utilsiktet overskride 8-timersgrensene, og GanttPRO hjelper oss med å merke det i tide.Når oppgavene mine er koblet sammen, kan jeg sjekke automatisk planleggingsmodus, og hele planen min vil flytte seg når jeg endrer tidsrammene for en oppgave i en kjede. Og hvis jeg ønsker at tidsrammene for oppgavene skal endres uavhengig, fjerner jeg bare merket for automatisk planleggingsmodus.
Slik kan jeg dele lenken med en kunde, og prosjektet vil vises i et statisk, uforanderlig format. Så selv om vi fortsetter å redigere prosjektet internt, påvirker det ikke rapportversjonen av arket vi sendte til kundene våre i begynnelsen.
Noen ganger eksporterer vi prosjekter til våre toppledere for å vise den innledende oppsettet av en plan. Når det er nødvendig, skriver vi det ut for å vise det til en kunde.
