Компания по дизайну продуктов оптимизирует рабочий процесс: от сбора требований до результатов
«GanttPRO делает все задачи и этапы понятными для клиентов и значительно экономит время команды. Мы начали планировать там каждый проект».
История о том, как оптимизировать планирование проектов, балансировать загрузку ресурсов и делиться четкими сроками с клиентами в GanttPRO.
О компании
Компания: Design for Human Nature
Наш собеседник: Аника Альбрехт, менеджер проектов и консультант
Типы проектов: многопотоковые проектные работы
Внешние факторы: ясность таймлайна при взаимодействии с клиентами (клиенты были перегружены слишком детальными таймлайнами), параллельное выполнение работ, управление несколькими проектами и клиентами одновременно, соблюдение 8-часового лимита загрузки
Что использовали раньше: созданные дизайнером таймлайны для клиентов (ручной подход)
Выявленные проблемы: слишком много времени тратится на составление таймлайнов для клиентов, клиенты их не понимают, необходима более четкая координация между проектами и прозрачность загрузки ресурсов
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
Наше портфолио очень разнообразно: от классического графического дизайна, коммуникационного дизайна и оформления продукции до архитектурных разработок в области выставок, рабочих пространств и проектов, связанных с интерьером.
Особенный аспект нашей работы — сосредоточенность на человеке и его внутренней и внешней природе. Независимо от того, насколько различны наши дизайнерские задачи, все, что мы создаем, в итоге всегда предназначено для человека. Это отражено в нашем названии.
«В GanttPRO мы можем предоставлять дизайнерам в нашей команде различные права и управлять ими на уровне затрат».
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
Мы искали инструмент, который позволил бы делиться таймлайном проекта с клиентами и легко редактировать его внутри нашей команды. Ранее такой таймлайн для клиентов создавал наш дизайнер. Это было одновременно и хорошо, и плохо. С одной стороны, таймлайны были очень привлекательными. Мы составляли их, демонстрируя не только продолжительность, но и важность и взаимосвязи этапов. Но мы обнаружили, что для большинства клиентов такая диаграмма казалась перегруженной. Они не совсем понимали, что мы в нее включали.
«GanttPRO сделал все задачи и вехи понятными для клиентов и сэкономил много времени для команды. Мы начали планировать там каждый проект».
Я создаю каждый новый проект в GanttPRO, а затем просто обновляю его по ходу работы, отслеживая дальнейшие шаги. Затраты и права дизайнеров различаются в зависимости от проекта, поэтому нам нужно было управлять ими в рамках инструмента управления проектами.
«В GanttPRO мы можем предоставлять дизайнерам в нашей команде различные права и управлять ими на уровне затрат».
Нам нужна была четкая координация рабочих процессов с обзором всех текущих проектов.
В GanttPRO мне нравится, как мы можем связывать различные части проекта. Мы обеспечиваем параллельное выполнение всех потоков. Таким образом, мы создаем каждый проект для конкретного клиента, а затем разбиваем его на несколько подпроектов и задач. У нас есть все необходимые задачи в одном обзоре, что очень удобно!
«Это очень полезно, потому что я одновременно управляю тремя проектами и клиентами. Утомительно, много дел, но с помощью диаграммы Ганта я всегда могу быть в курсе событий и видеть, на каком этапе находится каждый проект».
Решение
Сейчас мы используем GanttPRO для проектов, в которых работаем над созданием нового рабочего пространства. Это крупная компания, для которой мы разрабатываем офисные помещения. Одновременно мы обновляем фирменный стиль этой компании. Эти два направления работают параллельно. Использование GanttPRO очень полезно для отслеживания количества дизайнеров, работающих над задачами, и контроля, если у них запланировано более 8 часов работы в день.
Это очень полезный обзор, поскольку мы можем непреднамеренно превысить 8-часовой лимит, и GanttPRO помогает нам своевременно это заметить.После того, как мои задачи связаны, я могу включить режим автоматического планирования, и весь мой план будет смещаться при изменении временных рамок любой задачи в цепочке. А если я хочу, чтобы временные рамки задач изменялись независимо, я просто отменяю возможность автопланирования.
Я могу поделиться ссылкой с клиентом, и проект будет отображаться в статическом, неизменяемом формате. Поэтому, даже если мы будем продолжать редактировать проект внутри компании, это не повлияет на версию отчета, которую мы отправили клиентам в самом начале.
Иногда мы экспортируем проекты нашим топ-менеджерам, чтобы показать первоначальную структуру плана. При необходимости мы распечатываем его, чтобы показать клиенту.
