Công ty thiết kế sản phẩm đơn giản hóa quy trình làm việc: từ việc thu thập yêu cầu
đến kết quả
“GanttPRO làm cho tất cả các nhiệm vụ và cột mốc rõ ràng cho khách hàng và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhóm. Chúng tôi đã bắt đầu lập kế hoạch cho từng dự án ở đó.”
Một câu chuyện về việc đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án, cân bằng khối lượng công việc và chia sẻ thời gian biểu rõ ràng với khách hàng bằng GanttPRO.
Tổng quan về công ty
Công ty: Thiết kế cho Tự nhiên Con người
Vai trò phỏng vấn: Anika Albrecht, Giám đốc Dự án và Tư vấn
Loại dự án: dự án thiết kế đa luồng
Áp lực bên ngoài: sự rõ ràng của dòng thời gian hướng đến khách hàng (khách hàng bị choáng ngợp bởi các dòng thời gian “thiết kế” quá mức), các luồng công việc song song, quản lý nhiều dự án và khách hàng cùng một lúc, giữ trong giới hạn khối lượng công việc 8 giờ
Lịch sử công cụ: thời gian biểu do nhà thiết kế tạo cho khách hàng (cách tiếp cận thủ công)
Vấn đề đã được chỉ ra: quá nhiều thời gian dành cho việc tạo ra thời gian biểu cho khách hàng, khách hàng không hiểu chúng, cần có sự phối hợp rõ ràng hơn giữa các dự án và khả năng hiển thị khối lượng công việc và năng lực
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
Danh mục đầu tư của chúng tôi rất đa dạng, từ thiết kế đồ họa cổ điển, thiết kế truyền thông và thiết kế sản phẩm đến phát triển kiến trúc về triển lãm, không gian làm việc và các dự án thiết kế nội thất khác.
Khía cạnh đặc biệt và kết nối của công việc của chúng tôi là sự tập trung vào con người và bản chất nội tâm và ngoại vi của họ. Dù thử thách thiết kế của chúng tôi khác nhau như thế nào, mọi thứ chúng tôi thiết kế cuối cùng luôn dành cho con người. Đó là lý do tại sao chúng tôi được gọi là thiết kế cho bản chất con người!
“Trong GanttPRO, chúng tôi thực sự có thể cấp quyền khác nhau cho các nhà thiết kế trong nhóm của mình và quản lý họ ở cấp độ chi phí.”
Giải pháp
Lợi ích lớn nhất bạn nhận được từ GanttPRO là gì?
Chúng tôi đang tìm kiếm một công cụ để chia sẻ thời gian biểu dự án của mình với khách hàng và sau đó dễ dàng chỉnh sửa trong nhóm của chúng tôi. Trước đây, nhà thiết kế của chúng tôi vẽ thời gian biểu cho khách hàng. Điều đó vừa tốt vừa xấu. Một mặt, các thời gian biểu rất hấp dẫn. Chúng tôi đã vẽ chúng, không chỉ thể hiện độ dài mà còn cả tầm quan trọng và mối liên hệ của chúng. Nhưng chúng tôi nhận thấy rằng hầu hết khách hàng đều cảm thấy hơi choáng ngợp với biểu đồ và thực sự không hiểu những gì chúng tôi đã đưa vào đó.
“GanttPRO đã làm cho tất cả các nhiệm vụ và cột mốc trở nên rõ ràng cho khách hàng và tiết kiệm cho chúng tôi rất nhiều thời gian, vì vậy chúng tôi quyết định chuyển sang công cụ này. Chúng tôi đã bắt đầu lập kế hoạch cho từng dự án trong GanttPRO.”
Tôi thiết lập mỗi dự án mới trong GanttPRO và sau đó chỉ cần cập nhật nó một cách chi tiết trong quá trình và xem các bước tiếp theo của chúng tôi là gì. Chi phí và quyền của các nhà thiết kế thay đổi tùy thuộc vào dự án, vì vậy chúng tôi muốn quản lý chúng trong một công cụ quản lý dự án.
“Trong GanttPRO, chúng tôi thực sự có thể cấp quyền khác nhau cho các nhà thiết kế trong nhóm của mình và quản lý chúng ở cấp độ chi phí.”
Chúng tôi cần có sự phối hợp quy trình làm việc rõ ràng với cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án đang diễn ra.
Trong GanttPRO, tôi thích cách chúng tôi có thể liên kết các phần khác nhau của dự án với nhau. Chúng tôi cho tất cả các dòng dự án chạy song song. Vì vậy, chúng tôi thiết lập mỗi dự án cho một khách hàng và sau đó chia nó thành nhiều tiểu dự án và sau đó là các nhiệm vụ. Bằng cách này, chúng tôi có mỗi nhiệm vụ mà chúng tôi cần thực hiện trong một cái nhìn tổng quan, điều này thật tuyệt!
“Điều này chắc chắn rất hữu ích vì tôi quản lý ba dự án và khách hàng cùng một lúc. Rất áp lực, có rất nhiều thứ đang diễn ra, nhưng khi sử dụng biểu đồ Gantt, tôi luôn có thể được cập nhật và xem chúng tôi đang ở đâu trong mỗi dự án.”
Tính năng yêu thích
Chúng tôi hiện đang sử dụng GanttPRO cho các dự án mà chúng tôi đang làm việc trên một môi trường làm việc mới. Đây là một công ty lớn mà chúng tôi phát triển không gian văn phòng cho. Và đồng thời, chúng tôi nâng cấp thương hiệu cho công ty này. Hai dòng này đang diễn ra song song và thật hữu ích khi sử dụng GanttPRO để xem có bao nhiêu nhà thiết kế đang làm việc trên các nhiệm vụ và kiểm soát xem họ có hơn 8 giờ đã được lên kế hoạch cho một số ngày hay không.
Đây là một cái nhìn tổng quan rất hữu ích vì chúng tôi có thể vô tình vượt quá giới hạn 8 giờ và GanttPRO giúp chúng tôi kịp thời nhận ra điều đó.Khi các nhiệm vụ của tôi được liên kết, tôi có thể kiểm tra chế độ lập lịch tự động và toàn bộ kế hoạch của tôi sẽ di chuyển khi tôi thay đổi khung thời gian của bất kỳ nhiệm vụ nào trong chuỗi. Và trong trường hợp tôi muốn khung thời gian của các nhiệm vụ được thay đổi độc lập, tôi chỉ cần bỏ chọn chế độ lập lịch tự động.
Đây là cách tôi có thể chia sẻ liên kết với khách hàng và dự án sẽ xuất hiện ở định dạng tĩnh không thay đổi. Vì vậy, ngay cả khi chúng tôi tiếp tục chỉnh sửa dự án nội bộ, điều đó cũng không ảnh hưởng đến phiên bản báo cáo của bảng mà chúng tôi đã gửi cho khách hàng của mình ngay từ đầu.
Đôi khi, chúng tôi xuất các dự án đến các giám đốc cấp cao của mình để cho thấy thiết lập ban đầu của một kế hoạch. Khi cần, chúng tôi in nó ra để cho khách hàng xem.
