La empresa de diseño de productos optimiza el flujo de trabajo: desde la recopilación de requisitos
hasta los resultados
“GanttPRO hace que todas las tareas y hitos sean claros para los clientes y ahorra mucho tiempo para el equipo. Comenzamos a planificar cada proyecto allí.”
Una historia sobre cómo agilizar la planificación de proyectos, equilibrar la carga de trabajo y compartir cronogramas claros para los clientes con GanttPRO.
Descripción de la empresa
Compañía: Diseño para la Naturaleza Humana
Rol entrevistado: Anika Albrecht, Gerente de Proyectos y Consultora
Tipos de proyectos: proyectos de diseño de múltiples flujos
Presiones externas: claridad de la línea de tiempo orientada al cliente (los clientes se sentían abrumados por líneas de tiempo excesivamente “diseñadas”), flujos de trabajo paralelos, gestión de varios proyectos y clientes a la vez, manteniéndose dentro de los límites de carga de trabajo de 8 horas
Historia de la herramienta: cronogramas creados por el diseñador para los clientes (enfoque manual)
Problemas señalados: demasiado tiempo dedicado a crear cronogramas para los clientes, los clientes no los entienden, necesidad de una coordinación más clara entre proyectos y visibilidad de la carga de trabajo y capacidad
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Nuestro portafolio es muy diverso, desde diseño gráfico clásico, diseño de comunicación y diseño de productos hasta desarrollo arquitectónico en términos de exposiciones, espacios de trabajo y otros proyectos de diseño de interiores.
El aspecto especial y conectador de nuestro trabajo es el enfoque en el ser humano y su naturaleza interna y externa. No importa cuán diferentes sean nuestros desafíos de diseño, todo lo que diseñamos es siempre para humanos al final. ¡Por eso nos llamamos diseño para la naturaleza humana!
«En GanttPRO, podemos dar diferentes derechos a los diseñadores de nuestro equipo y gestionarlos a nivel de costos.»
Solución
¿Cuál es el mayor beneficio que obtienes de GanttPRO?
Estábamos buscando una herramienta para compartir nuestra línea de tiempo del proyecto con los clientes y luego editarla fácilmente dentro de nuestro equipo. Anteriormente, nuestro diseñador dibujaba la línea de tiempo para los clientes. Era bueno y malo al mismo tiempo. Por un lado, las líneas de tiempo eran muy atractivas. Las dibujamos mostrando no solo la longitud, sino también su importancia y conexiones. Pero descubrimos que la mayoría de los clientes estaban un poco abrumados con el diagrama y no entendían realmente lo que habíamos puesto en él.
“GanttPRO hizo que todas las tareas y hitos fueran claros para los clientes y nos ahorró mucho tiempo, así que decidimos cambiar a la herramienta. Comenzamos a planificar cada proyecto en GanttPRO.”
Configuro cada nuevo proyecto en GanttPRO y luego simplemente lo actualizo en profundidad sobre la marcha y veo cuáles son nuestros próximos pasos. Los costos y derechos de los diseñadores varían según el proyecto, así que queríamos gestionarlos dentro de una herramienta de gestión de proyectos.
“En GanttPRO, podemos dar diferentes derechos a los diseñadores de nuestro equipo y gestionarlos a nivel de costos.”
Necesitábamos una coordinación clara del flujo de trabajo con una visión general de todos los proyectos en curso.
En GanttPRO, me gusta la forma en que podemos vincular diferentes partes del proyecto entre sí. Hacemos que todos los flujos del proyecto se ejecuten en paralelo. Así que configuramos cada proyecto para un cliente y luego lo dividimos en varios subproyectos y luego en tareas. De esta manera, tenemos cada tarea que necesitamos hacer en una sola vista, ¡lo cual es genial!
“Definitivamente es muy útil porque gestiono tres proyectos y clientes al mismo tiempo. Muy abrumador, hay muchas cosas sucediendo, pero usando gráficos de Gantt, siempre puedo estar actualizado y ver dónde estamos en cada proyecto.”
Características favoritas
Actualmente estamos utilizando GanttPRO para proyectos en los que estamos trabajando en un nuevo entorno laboral. Es una gran empresa para la que desarrollamos espacios de oficina. Y al mismo tiempo, estamos actualizando la marca de esta empresa. Esos dos flujos están funcionando en paralelo y es muy útil usar GanttPRO y ver cuántos diseñadores están trabajando en tareas y controlar si tienen más de 8 horas planeadas para algunos días.
Es una visión muy útil porque podemos exceder involuntariamente los límites de 8 horas y GanttPRO nos ayuda a notarlo a tiempo.Una vez que mis tareas están vinculadas, puedo activar el modo de programación automática y todo mi plan se moverá cuando cambie los plazos de cualquier tarea en una cadena. Y en caso de que quiera que los plazos de las tareas se cambien de forma independiente, simplemente desmarco el modo de programación automática.
Así es como puedo compartir el enlace con un cliente y el proyecto aparecerá en un formato estático e inmutable. Por lo tanto, incluso si seguimos editando el proyecto internamente, no afecta la versión de informe de la hoja que enviamos a nuestros clientes al principio.
A veces, exportamos proyectos a nuestros altos directivos para mostrar la configuración inicial de un plan. Cuando es necesario, lo imprimimos para mostrarlo a un cliente.
