Digitalisering aansteken: hoe Oostenrijkse Integratiefonds zijn workflow met GanttPRO heeft herbouwd
“De meeste tools stoppen me, GanttPRO helpt me.”
Een verhaal over hoe ÖIF zijn digitaliseringsworkflow transformeerde, van gefragmenteerde en handmatige planning naar volledige projecthelderheid.
Bedrijfsoverzicht
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Gevraagd rol: Dr. Erich Langer
Projectcoördinator (coördineren van complexe multidisciplinaire initiatieven)
Projecttypes: integratie- en onderwijsgerelateerde projecten
Externe druk: projectcomplexiteit, systeemverandering, naleving, deadlines, beleidswijzigingen
Geschiedenis van het hulpmiddel: gratis Excel-achtige software
Aangegeven problemen: gebrek aan structuur, misalignment, verwarring, handmatig werk, onduidelijke workflows
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Het Oostenrijkse Integratiefonds is een centrale instantie die asielzoekers en houders van gesubsidieerde bescherming, ontheemde personen en immigranten ondersteunt bij hun integratie in de Oostenrijkse samenleving. De kernmissie van het ÖIF is het bevorderen van linguïstische, sociale en professionele integratie door middel van verschillende diensten, zoals waarden- en oriëntatiecursussen, Duitse taalcursussen, gerichte initiatieven voor vrouwen met een migratieachtergrond en gekwalificeerde immigranten.
In de afgelopen jaren is de instelling snel op weg naar digitalisering. Papieren processen worden geleidelijk vervangen, een centrale database-applicatie die alle relevante informatie over ontheemde personen opslaat en de interdepartementale coördinatie ondersteunt, moet voortdurend worden bijgewerkt, en nieuwe digitale tools, zoals een mobiele app voor medewerkers, worden geïntroduceerd. Het volume en de complexiteit van de projecten vereisen veel betrokkenheid van mensen en duidelijke coördinatie voor alle betrokkenen.
“De meeste tools houden me tegen, GanttPRO helpt me.”
Strijd
Hoe zag uw aanpak eruit voordat GanttPRO bestond?
Voor GanttPRO merkt Dr. Erich Langer op dat het managementproces gefragmenteerd en voornamelijk handmatig was. Aanvankelijk was er alleen een gratis Excel-tool beschikbaar voor een duidelijke visuele weergave van projecten, maar dit bereikte snel zijn grenzen. Het was onmogelijk om een overzicht van meerdere projecten tegelijk te krijgen en de functies, zoals het toewijzen van verantwoordelijkheden of het koppelen van taken, waren zeer beperkt.
Als projectcoördinator voor de digitale initiatieven van ÖIF werkt Erich nauw samen met projectmanagers om projectdoelen te definiëren en mindmaps te maken. Echter, naast bestaande tools zoals Word voor organigrammen of projectstructuurplannen, miste hij krachtige grafische Gantt-gebaseerde software om projecttijden te monitoren, effectief te volgen en te beheren. De bestaande toolset bood niet de nodige structuur om schema's betrouwbaar aan te passen zonder verwarring te creëren. Dit maakte de noodzaak van een professioneel projectmanagementtool steeds duidelijker.
Oplossing
GanttPRO bracht de structuur en zichtbaarheid die ontbraken. De Portfoliofunctie werd een uitstekend hulpmiddel om meerdere projecten tegelijkertijd te bekijken. Dit gaf Erich onmiddellijk een duidelijk overzicht van de lopende projecten en stelde hem in staat om potentiële synergieën te identificeren of vroegtijdig knelpunten te detecteren. "Ik weet dat andere bedrijven dit ook aanbieden en zelfs tegen een hogere prijs dan uw oplossing, zoals Microsoft Project," merkt hij op. Toegang tot elk detail vanaf één plek werd een essentieel onderdeel van zijn workflow.
Gantt-diagram, dat de kern van GanttPRO is, is de basis geworden voor de duidelijkheid van de tijdlijn voor Erich. Hij gebruikt het om een project op te splitsen in duidelijke gestructureerde stappen, evenals om de voortgang te volgen. Deze structuur stelt hem in staat om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft en op tijd wordt geleverd.
Een ander merkbaar voordeel voor hem is de intuïtiviteit van het hulpmiddel. "Wat ik het leukst vind aan uw software is dat het zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Dit is cruciaal bij het kiezen van een hulpmiddel, omdat de meeste software op de markt erg ingewikkeld is. Ik wil software die me helpt, niet die me tegenhoudt."
Naarmate de digitalisering vordert, is projectdelen ook essentieel geworden. "Je kunt de link zelfs delen met andere belanghebbenden die geen licentie hebben, en zij kunnen alles eenvoudig bekijken, wijzigingen in realtime volgen en filteren op verschillende inhoud," merkt hij op.
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Erich gebruikt GanttPRO gedurende de hele levenscyclus van het project: voornamelijk aan het begin wanneer hij alle werkunits invoert, later kort voor dagelijkse monitoring. Hij coördineert en traint ook andere projectmanagers, hoewel de organisatiebrede acceptatie nog in ontwikkeling is vanwege de culturele component. Via sjablonen, uitgebreide documentatie, evenals schriftelijke en video-gebaseerde materialen over GanttPRO en projectmanagement, is Erich een van de belangrijkste drijvende krachten achter de vooruitgang binnen de ÖIF geworden.
De software doet alles wat je denkt: je hoeft niet te raden wat het doel is en hoe elke functie werkt
Hoewel de acceptatie binnen de organisatie nog in ontwikkeling is, kan Erich zich na twee jaar niet voorstellen om zonder GanttPRO te werken. De tool is een cruciaal onderdeel geworden van hoe hij projecten van verschillende complexiteit visualiseert en overziet in een snel veranderende omgeving, en biedt duidelijkheid en betrouwbaarheid om met vertrouwen te beheren.