ACME VALDA: GanttPROを使用して企業間ITイニシアチブを管理
“もう言い訳はありません。人々は「これをする必要があるとは知らなかった」と言っていました。今では、彼らはログインして自分が何をしなければならないかを正確に見るだけです。”
EFGが散在するスプレッドシートを超えて、20の並行プロジェクトに明確さと構造をもたらした方法についての物語です。
会社概要
外部圧力： 同時に発生する多数のプロジェクト、新しいプロジェクトを実行しながら運用の安定性を維持する、年間予算計画
ツールの履歴： Excel, Jira
問題が示唆したこと：遅い散発的な計画、明確な全体像がない、ExcelとJiraは強力だが不十分な組み合わせ
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
ACMEグループはリトアニアに本拠を置き、さまざまな市場で電子機器を配布する36社を含んでいます。すべての運用およびサポート機能は共有サービスセンターで管理されており、IT部門はグループ内の各社のプロジェクトを実行しています。プロジェクトおよびプロセス管理のリーダーであるダイニウス・ジャネリウナは、GanttRPOが戦略的計画と概要にどのように役立つかを共有します。彼の主な目標の1つは、どのプロジェクトが計画されているか、それらがどのように重なり合っているか、チームがそれらを実行するために十分なリソースを持っているかを理解することです。
彼が説明するように、「私たちは1つのプロジェクトに焦点を当てているわけではありません。私たちは全リストとその背後にあるリソースを見ています。」
“GanttPROは、来月、次の四半期、さらには来年に何が起こるかを理解するのに役立ちます。同時にプロジェクトが多すぎるときに、はっきりと見ることができます。”
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
興味深いことに、GanttPROは以前から会社に存在しており、チームのニーズが増加したときに再発見されました。「新しいツールを探していたわけではありません」とダイニウスは言います。「すでにここにあり、私たちはそれに戻りました。」
GanttPROに戻る前、ACMEは日常業務にJiraを使用し、長期計画にはExcelスプレッドシートを頼っていました。この組み合わせはアクセス可能で、実行に役立ち、今でも会社で広く使用されています。しかし、戦略的な可視性には不十分でした。
「Jiraは詳細なタスクには素晴らしいですが、時には詳細すぎることがあります」と彼は言いました。「私たちは一歩引いて、全体像を見たいと思っていました。」
計画が変わり、プロジェクトの数が増えるにつれて、Excelスプレッドシートは徐々に柔軟性の欠如を示していました。チームは、視覚的で迅速かつシンプルなものが必要であると結論付けました。
ソリューション
現在、GanttPROの内部で働いているのは数人だけで、主にプロジェクトマネージャーやガバナンスの役割を担っている人たちです。このツールは戦略的目的のためだけに使用されています。他のプロジェクト参加者、例えば開発者や技術専門家は、Jiraで日々のタスクを管理し、仮想リソースとして使用されています。多くのユーザーを追加することなく明確さを提供し、Dainiusが強調する主要な機能の1つとなっています。
すべての専門家をプロジェクトに追加した後、次に重要な層が現れます。それは、能力とリソースの配分を理解することです。
「すべてを正しく割り当てると、どこにギャップがあるかをすぐに見ることができます。誰が過負荷で、誰に余裕があるかがわかります。すぐに明らかになります。」多くの企業を支援する共有サービスセンターにとって、プロジェクトの可視性はすべてを順調に進めるために重要です。プロジェクトポートフォリオは、チームがGanttPROを使用している主な理由の1つです。「これが私たちがこのツールを最初に使用している理由です - プロジェクトを管理するためではなく、実際には単一のプロジェクトを管理するためではなく、すべてをリストアップして全体像を理解するためです。」
インターフェースは採用しやすかったです。"かなり簡単で直感的です。必要な列を配置するExcelシートのようです。"このシンプルさは、プロジェクトを迅速に作成し、リソースを割り当て、年間計画全体を視覚化する能力に続きました。
影響
GanttPROを使った今のあなたの仕事はどのようなものですか？
GanttPROを使用することで、ACMEのプロジェクト環境は重要な変化を遂げました：スプレッドシートや詳細なJiraボードの間を切り替える代わりに、チームはすべてのプロジェクトとリソースが集まる共有スペースを持つようになりました。
“GanttPROは、来月、来四半期、さらには来年に何が起こるかを理解するのに役立ちます。私たちは、同時に多くのプロジェクトが進行しているときに、明確に見ることができます。”
このツールは迅速な意思決定もサポートします。新しいプロジェクトが現れた場合、チームがそれを引き受けられるかどうか、そしてそれを作業負荷にどのように組み込むことができるかを即座に確認できます。“仮想リソースを割り当てると、状況が明確になります。”とダイニウスは説明します。“それは現実を示しています。”
使いやすさと可視性のシンプルさにより、GanttPROは再びACMEチームにとって自然な選択肢となりました。“私たちは日常業務にJiraを広く使用していますが、GanttPROはプロジェクトガバナンスや全体のポートフォリオを把握するのに最適です。パイプラインを正確に視覚化するのに本当に役立ちます。”