ACME VALDA: gestione delle iniziative IT interaziendali con GanttPRO
“Non ci sono più scuse. La gente usava dire: ‘Non sapevo di doverlo fare.’ Ora si collegano e vedono esattamente cosa devono fare.”
Una storia su come EFG è andata oltre fogli di calcolo sparsi per portare chiarezza e struttura a venti progetti paralleli.
Panoramica dell'azienda
Azienda: ACME VALDA
Ruolo intervistato: Dainius Janeliūna, Responsabile della gestione progetti e processi
Tipi di progetti: iniziative IT complesse tra aziende
Pressioni esterne: numerosi progetti che si svolgono simultaneamente, mantenere la stabilità operativa durante l'esecuzione di nuovi progetti, pianificazione del budget annuale
Storia dello strumento: Excel, Jira
I problemi hanno suggerito: pianificazione lenta e dispersa, nessuna visione d'insieme chiara, Excel e Jira sono forti ma una combinazione insufficiente
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la tua azienda?
Il gruppo ACME ha sede in Lituania e comprende 36 aziende che distribuiscono beni elettronici in vari mercati. Tutte le funzioni operative e di supporto sono gestite in un centro servizi condivisi, dove il dipartimento IT gestisce progetti per ogni azienda del gruppo. Il leader della gestione dei progetti e dei processi, Dainius Janeliūna, condivide come GanttRPO aiuti nella pianificazione strategica e nella panoramica. Tra i suoi principali obiettivi c'è la comprensione di quali progetti siano pianificati, come si sovrappongano e se il team abbia risorse sufficienti per realizzarli.
Come spiega, “Non ci stiamo concentrando su un solo progetto. Guardiamo l'elenco completo e le risorse dietro di esso.”
“GanttPRO ci aiuta a capire cosa sta succedendo il mese prossimo, il prossimo trimestre e persino il prossimo anno. Possiamo vedere chiaramente quando troppi progetti si svolgono contemporaneamente.”
Lotta
Com'era il tuo approccio prima di GanttPRO?
È interessante notare che GanttPRO esisteva già nell'azienda ed è stato riscoperto quando le esigenze del team sono aumentate. “Non è che stessi cercando un nuovo strumento”, dice Dainius. “Era già qui e ci siamo tornati.”
Prima di tornare a GanttPRO, ACME si affidava a Jira per il lavoro quotidiano e a fogli di calcolo Excel per la pianificazione a lungo termine. Questa combinazione era accessibile, aiutava nell'esecuzione ed è ancora ampiamente utilizzata nell'azienda. Tuttavia, era insufficiente per la visibilità strategica.
“Jira è ottima per compiti dettagliati, ma a volte è troppo dettagliata”, ha detto. “Volevamo fare un passo indietro e vedere un quadro più ampio.”
Con il cambiamento dei piani e l'aumento del numero di progetti, i fogli di calcolo Excel mostravano gradualmente una mancanza di flessibilità. Il team è giunto alla conclusione che era necessario qualcosa di visivo, veloce e semplice.
Soluzione
Attualmente, solo poche persone lavorano all'interno di GanttPRO, principalmente project manager e ruoli di governance, poiché lo strumento viene utilizzato solo per scopi strategici. Altri partecipanti al progetto, come sviluppatori e specialisti tecnici, gestiscono le loro attività quotidiane in Jira e vengono utilizzati come risorse virtuali. Fornisce chiarezza senza aggiungere numerosi utenti ed è diventato una delle funzionalità principali messe in evidenza da Dainius.
Dopo aver aggiunto tutti gli specialisti a un progetto, arriva un altro strato essenziale che consiste nella comprensione della capacità e distribuzione delle risorse.
“Una volta che assegni tutto correttamente, puoi vedere immediatamente dove ci sono delle lacune. Vedi chi è sovraccarico e chi ha spazio. Diventa subito ovvio.”Per un centro servizi condivisi che supporta molte aziende, la visibilità del progetto è fondamentale per mantenere tutto in carreggiata. Portfolio Progetti è uno dei motivi principali per cui il team utilizza GanttPRO. "Ecco perché utilizziamo questo strumento in primo luogo: per governare i progetti, non davvero gestire un singolo progetto, ma per elencarli tutti e comprendere la visione d'insieme."
L'interfaccia era facile da adottare. "È piuttosto semplice e intuitiva. Come fogli Excel in cui inserisci le colonne che desideri." Questa semplicità è stata seguita dalla possibilità di creare progetti rapidamente, assegnare risorse e visualizzare il piano dell'intero anno.
Impatto
Come appare il tuo lavoro ora con GanttPRO?
Con GanttPRO, il paesaggio dei progetti di ACME ha subito alcuni cambiamenti importanti: invece di passare da fogli di calcolo a dettagliati pannelli Jira, il team ora ha uno spazio condiviso in cui si riuniscono tutti i progetti e le risorse.
“GanttPRO ci aiuta a capire cosa sta succedendo nel prossimo mese, nel prossimo trimestre e persino nel prossimo anno. Possiamo vedere chiaramente quando troppi progetti si svolgono contemporaneamente.”
Lo strumento supporta anche decisioni rapide. Ora, se appare un nuovo progetto, possono controllare immediatamente se il team può prenderlo in carico e come può essere adattato al carico di lavoro. “Assegni le risorse virtuali e l'immagine diventa chiara,” spiega Dainius. “Ti mostra la realtà.”
La semplicità e la visibilità nell'uso hanno reso GanttPRO una scelta naturale per il team di ACME ancora una volta. “Utilizziamo ampiamente Jira per il lavoro quotidiano, ma GanttPRO funziona meglio per la governance dei progetti e per vedere l'intero portafoglio. Aiuta davvero a visualizzare accuratamente il flusso.”