Digitalisierung vorantreiben: wie Österreichischer Integrationsfonds seinen Workflow mit GanttPRO neu aufgebaut hat
“Die meisten Werkzeuge halten mich auf, GanttPRO hilft mir.”
Eine Geschichte darüber, wie ÖIF seinen Digitalisierungsworkflow transformierte, indem es von fragmentierter und manueller Planung zu voller Projektklarheit überging.
Unternehmensübersicht
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Interviewte Rolle: Dr. Erich Langer
Projektkoordinator (Koordination komplexer abteilungsübergreifender Initiativen)
Projektarten: Integrations- und Bildungsprojekte
Externe Druckfaktoren: Projektkomplexität, Systemwechsel, Compliance, Fristen, Politikänderungen
Tool-Historie: kostenlose Excel-ähnliche Software
Hinweis auf Probleme: fehlende Struktur, Fehlanpassung, Verwirrung, manuelle Arbeit, unklare Arbeitsabläufe
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Der Österreichische Integrationsfonds ist eine zentrale Agentur, die Asylbewerber und Inhaber von subventionierten Schutz, vertriebene Personen und Einwanderer bei ihrer Integration in die österreichische Gesellschaft unterstützt. Die Kernmission des ÖIF besteht darin, die sprachliche, soziale und berufliche Integration durch verschiedene Dienstleistungen wie Werte- und Orientierungskurse, Deutschsprachprogramme, gezielte Initiativen für Frauen mit Migrationshintergrund und qualifizierte Einwanderer zu fördern.
In den letzten Jahren hat sich die Institution schnell in Richtung Digitalisierung bewegt. Papierbasierte Prozesse werden schrittweise ersetzt, eine zentrale Datenbankanwendung, die alle relevanten Informationen über vertriebene Personen speichert und die interdepartementale Koordination unterstützt, muss ständig aktualisiert werden, und neue digitale Werkzeuge, wie eine mobile App für Mitarbeiter, werden eingeführt. Das Volumen und die Komplexität der Projekte erfordern viel Engagement der Menschen und eine klare Koordination für alle Beteiligten.
“Die meisten Werkzeuge halten mich auf, GanttPRO hilft mir.”
Kampf
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Vor GanttPRO stellte Dr. Erich Langer fest, dass der Managementprozess fragmentiert und größtenteils manuell war. Zunächst war nur ein kostenloses Excel-Tool für eine klare visuelle Darstellung der Projekte verfügbar, aber es erreichte schnell seine Grenzen. Es war unmöglich, einen Überblick über mehrere Projekte gleichzeitig zu erhalten, und die Funktionen, wie das Zuweisen von Verantwortlichkeiten oder das Verknüpfen von Aufgaben, waren sehr begrenzt.
Als Projektkoordinator für die digitalen Initiativen des ÖIF arbeitet Erich eng mit Projektmanagern zusammen, um Projektziele zu definieren und Mindmaps zu erstellen. Darüber hinaus fehlte ihm neben bestehenden Tools wie Word für Organigramme oder Projektstrukturpläne eine leistungsstarke grafische Gantt-basierte Software, um Projektzeitpläne zu überwachen, effektiv zu verfolgen und zu verwalten. Das bestehende Toolset bot nicht die notwendige Struktur, um Zeitpläne zuverlässig anzupassen, ohne Verwirrung zu stiften. Dies machte die Notwendigkeit eines professionellen Projektmanagement-Tools immer deutlicher.
Lösung
GanttPRO brachte die Struktur und Sichtbarkeit, die fehlten. Die Portfolio-Funktion wurde zu einem ausgezeichneten Werkzeug, um mehrere Projekte gleichzeitig zu betrachten. Das gab Erich sofort einen klaren Überblick über die laufenden Projekte und ermöglichte es ihm, potenzielle Synergien zu identifizieren oder Engpässe frühzeitig zu erkennen. "Ich weiß, dass auch andere Unternehmen dies anbieten und sogar zu einem höheren Preis als Ihre Lösung, wie Microsoft Project", merkt er an. Der Zugriff auf jedes Detail von einem Ort aus wurde zu einem wesentlichen Bestandteil seines Arbeitsablaufs.
Gantt-Diagramm, das das Herzstück von GanttPRO ist, ist zur Grundlage der zeitlichen Klarheit für Erich geworden. Er nutzt es, um ein Projekt in klare strukturierte Schritte zu unterteilen und den Fortschritt zu überwachen. Diese Struktur ermöglicht es ihm, sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und pünktlich geliefert wird.
Ein weiterer bemerkenswerter Vorteil für ihn ist die Intuitivität des Tools. "Was ich an Ihrer Software am meisten mag, ist, dass sie sehr intuitiv und benutzerfreundlich ist. Das ist entscheidend bei der Auswahl eines Tools, denn die meisten Softwareprodukte auf dem Markt sind sehr kompliziert. Ich möchte eine Software, die mir hilft, nicht eine, die mich aufhält."
Mit dem Fortschritt der Digitalisierung ist das Projektteilen ebenfalls unerlässlich geworden. "Sie können den Link sogar mit anderen Interessengruppen teilen, die keine Lizenz haben, und sie können alles ganz einfach einsehen, Änderungen in Echtzeit verfolgen und nach verschiedenen Inhalten filtern," merkt er an.
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Erich verwendet GanttPRO während des gesamten Projektlebenszyklus: hauptsächlich zu Beginn, wenn er alle Arbeitseinheiten eingibt, später kurz für die tägliche Überwachung. Er koordiniert und schult auch andere Projektmanager, obwohl die organisationale Akzeptanz aufgrund des kulturellen Aspekts noch in Entwicklung ist. Durch Vorlagen, umfangreiche Dokumentation sowie schriftliche und videobasierte Materialien zu GanttPRO und Projektmanagement ist Erich einer der Haupttreiber des Fortschritts innerhalb des ÖIF geworden.
Die Software macht alles, was Sie denken: Sie müssen nicht raten, was ihr Zweck ist und wie jede Funktion funktioniert
Obwohl die Akzeptanz innerhalb der Organisation noch in Entwicklung ist, kann Erich sich nach zwei Jahren nicht vorstellen, ohne GanttPRO zu arbeiten. Das Tool ist ein entscheidender Teil davon geworden, wie er Projekte unterschiedlicher Komplexität in einem sich schnell verändernden Umfeld visualisiert und überwacht und dabei Klarheit und Zuverlässigkeit bietet, um mit Vertrauen zu managen.