ACME VALDA: управління міжкомпанійними IT-ініціативами з GanttPRO
“Вибачень більше немає. Люди раніше говорили: ‘Я не знав, що повинен це зробити.’ Тепер вони просто входять у систему і бачать точно, що їм потрібно робити.”
Історія про те, як EFG вийшла за межі розкиданих електронних таблиць, щоб внести ясність і структуру в двадцять паралельних проектів.
Огляд компанії
Компанія: ACME VALDA
Роль інтерв'юованого: Дайніус Янелюн, Керівник управління проектами та процесами
Типи проектів: складні міжкорпоративні ІТ-ініціативи
Зовнішні тиски: численні проекти, що відбуваються одночасно, підтримання операційної стабільності під час виконання нових проектів, планування річного бюджету
Історія інструмента: Excel, Jira
Проблеми, на які вказували: повільне розрізнене планування, відсутність чіткої загальної картини, Excel і Jira сильні, але недостатня комбінація
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Група ACME має штаб-квартиру в Литві та включає 36 компаній, які розподіляють електронні товари на різних ринках. Всі операційні та підтримуючі функції управляються в центрі спільних послуг, де IT-відділ реалізує проекти для кожної компанії в групі. Лідер управління проектами та процесами, Дайніус Янеліуна, ділиться тим, як GanttRPO допомагає в стратегічному плануванні та огляді. Серед його основних цілей - зрозуміти, які проекти заплановані, як вони перекриваються та чи має команда достатньо ресурсів для їх виконання.
Як він пояснює, “Ми не зосереджуємося на одному проекті. Ми дивимося на весь список і ресурси за ним.”
“GanttPRO допомагає нам зрозуміти, що відбувається в наступному місяці, наступному кварталі і навіть наступного року. Ми чітко бачимо, коли відбувається занадто багато проектів одночасно.”
Боротьба
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Цікаво, що GanttPRO вже існував у компанії раніше і був знову відкритий, коли потреби команди зросли. «Справа не в тому, що я шукав новий інструмент», говорить Дайніус. «Він вже був тут, і ми повернулися до нього.»
Перед поверненням до GanttPRO ACME покладалася на Jira для щоденної роботи та таблиці Excel для довгострокового планування. Ця комбінація була доступною, допомагала з виконанням і все ще широко використовується в компанії. Однак цього було недостатньо для стратегічної видимості.
«Jira чудово підходить для детальних завдань, але іноді вона занадто детальна», - сказав він. «Ми хотіли відступити і побачити ширшу картину.»
Оскільки плани змінювалися, а кількість проектів зростала, таблиці Excel поступово показували нестачу гнучкості. Команда дійшла висновку, що потрібно щось візуальне, швидке і просте.
Рішення
Наразі в GanttPRO працює лише кілька людей, переважно менеджери проектів та особи, що відповідають за управління, оскільки інструмент використовується лише для стратегічних цілей. Інші учасники проекту, такі як розробники та технічні спеціалісти, керують своїми щоденними завданнями в Jira і використовуються як віртуальні ресурси. Це забезпечує ясність, не додаючи численних користувачів, і стало однією з основних функцій, які підкреслює Дайніус.
Після додавання всіх спеціалістів до проекту з'являється ще один важливий шар, який полягає в розумінні потужності та розподілу ресурсів.
“Якщо ви все правильно призначите, ви відразу ж побачите, де є прогалини. Ви бачите, хто перевантажений, а хто має вільний час. Це стає очевидним відразу.”Для центру спільних послуг, який підтримує багато компаній, видимість проекту є вирішально важливою для підтримки всього в порядку. Портфель проектів є однією з основних причин, чому команда використовує GanttPRO. "Ось чому ми використовуємо цей інструмент в першу чергу – для управління проектами, а не для управління одним проектом, а щоб перерахувати їх усі та зрозуміти загальну картину."
Інтерфейс був легким у прийнятті. "Це досить просто і інтуїтивно. Як таблиці Excel, де ви розміщуєте потрібні стовпці." Ця простота супроводжувалася можливістю швидко створювати проекти, призначати ресурси та візуалізувати план на весь рік.
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
З GanttPRO проектний ландшафт ACME зазнав важливих змін: замість того, щоб перемикатися між електронними таблицями та детальними дошками Jira, команда тепер має одне спільне місце, де збираються всі проекти та ресурси.
“GanttPRO допомагає нам зрозуміти, що відбувається в наступному місяці, наступному кварталі і навіть наступного року. Ми чітко бачимо, коли занадто багато проектів відбувається одночасно.”
Інструмент також підтримує швидке прийняття рішень. Тепер, якщо з'являється новий проект, вони можуть миттєво перевірити, чи може команда його взяти і як його можна вписати в робоче навантаження. “Ви призначаєте віртуальні ресурси, і картина стає ясною,” пояснює Дайніус. “Це показує вам реальність.”
Простота і видимість у використанні зробили GanttPRO природним вибором для команди ACME ще раз. “Ми широко використовуємо Jira для повсякденної роботи, але GanttPRO найкраще підходить для управління проектами та для перегляду всього портфоліо. Це дійсно допомагає точно візуалізувати pipeline.”