Dijitalleşmeyi güçlendirmek: nasıl Avusturya Entegrasyon Fonu GanttPRO ile iş akışını yeniden inşa etti
“Çoğu araç beni durduruyor, GanttPRO bana yardımcı oluyor.”
ÖIF'in dijitalleşme iş akışını nasıl dönüştürdüğüne dair bir hikaye, parçalı ve manuel planlamadan tam proje netliğine geçiş yaparak.
Şirket genel görünümü
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Görüşülen rol: Dr. Erich Langer
Proje koordinatörü (karmaşık çok departmanlı girişimleri koordine etme)
Proje türleri: entegrasyon ve eğitimle ilgili projeler
Dış baskılar: proje karmaşıklığı, sistem değişikliği, uyum, son tarihler, politika değişiklikleri
Aletin geçmişi: ücretsiz Excel benzeri yazılım
Belirtilen sorunlar: yapı eksikliği, uyumsuzluk, kafa karışıklığı, manuel çalışma, belirsiz iş akışları
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Avusturya Entegrasyon Fonu, sığınma ve sübvanse edilmiş koruma sahiplerine, yerinden edilmiş bireylere ve göçmenlere Avusturya toplumuna entegrasyonlarında destek veren merkezi bir ajanstır. ÖIF'in temel misyonu, değerler ve yönlendirme kursları, Almanca dil programları, göçmen geçmişine sahip kadınlar ve nitelikli göçmenler için hedeflenmiş girişimler gibi çeşitli hizmetler aracılığıyla dilsel, sosyal ve mesleki entegrasyonu teşvik etmektir.
Son yıllarda kurum dijitalleşmeye doğru hızlı bir şekilde ilerlemektedir. Kağıt tabanlı süreçler yavaş yavaş yerini almakta, yerinden edilmiş bireyler hakkında tüm ilgili bilgileri depolayan ve departmanlar arası koordinasyonu destekleyen merkezi bir veritabanı uygulaması sürekli olarak güncellenmelidir ve çalışanlar için bir mobil uygulama gibi yeni dijital araçlar tanıtılmaktadır. Projelerin hacmi ve karmaşıklığı, insanların büyük bir katılımını ve tüm katılımcılar için net bir koordinasyonu gerektirmektedir.
“Çoğu araç beni durduruyor, GanttPRO bana yardımcı oluyor.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
GanttPRO'dan önce Dr. Erich Langer, yönetim sürecinin parçalı ve çoğunlukla manuel olduğunu fark ediyor. Başlangıçta, projelerin net bir görsel temsilini sağlamak için yalnızca ücretsiz bir Excel aracı mevcuttu, ancak bu hızla sınırlarına ulaştı. Aynı anda birden fazla projenin genel görünümünü almak imkansızdı ve sorumluluk atama veya görevleri bağlama gibi özellikler çok sınırlıydı.
ÖIF'in dijital girişimleri için proje koordinatörü olarak Erich, proje yöneticileriyle yakın bir şekilde çalışarak proje hedeflerini tanımlıyor ve zihin haritaları oluşturuyor. Ancak, organizasyon şemaları veya proje yapı planları için Word gibi mevcut araçların yanı sıra, proje zaman çizelgelerini izlemek, etkili bir şekilde takip etmek ve yönetmek için güçlü bir grafik Gantt tabanlı yazılıma ihtiyacı vardı. Mevcut araç seti, karışıklık yaratmadan programları güvenilir bir şekilde ayarlamak için gerekli yapıyı sağlamıyordu. Bu, profesyonel bir proje yönetim aracına olan ihtiyacı giderek daha net hale getirdi.
Çözüm
GanttPRO, eksik olan yapıyı ve görünürlüğü sağladı. Portföy Özelliği, aynı anda birden fazla projeyi görüntülemek için mükemmel bir araç haline geldi. Bu, Erich'e devam eden projelerin net bir genel görünümünü hemen sağladı ve potansiyel sinerjileri belirlemesine veya darboğazları erken tespit etmesine olanak tanıdı. "Diğer şirketlerin de bunu sunduğunu ve hatta çözümünüzden daha yüksek bir fiyatla, Microsoft Project gibi, sunduğunu biliyorum," diyor. Tek bir yerden her detaya erişebilmek, onun iş akışının vazgeçilmez bir parçası haline geldi.
Gantt şeması, GanttPRO'nun temelini oluşturarak Erich için zaman çizelgesi netliğinin temeli haline geldi. Bir projeyi net yapılandırılmış adımlara ayırmak ve ilerlemeyi izlemek için bunu kullanıyor. Bu yapı, projenin doğru yolda kalmasını ve zamanında teslim edilmesini sağlamasına olanak tanıyor.
Onun için bir diğer dikkat çekici avantaj, aracın sezgiselliğidir. "Yazılımınızda en çok sevdiğim şey, çok sezgisel ve kullanımı kolay olmasıdır. Bu, bir araç seçerken kritik öneme sahiptir çünkü piyasadaki çoğu yazılım çok karmaşıktır. Beni durduran değil, bana yardımcı olan bir yazılım istiyorum."
Dijitalleşme ilerledikçe, proje paylaşımı da gerekli hale geldi. "Lisansı olmayan diğer paydaşlarla bağlantıyı bile paylaşabilirsiniz ve onlar her şeyi kolayca görüntüleyebilir, gerçek zamanlı olarak değişiklikleri takip edebilir ve farklı içeriklere göre filtreleyebilirler," diyor.
Etkisi
GanttPRO ile işiniz şimdi nasıl görünüyor?
Erich, GanttPRO'yu proje yaşam döngüsü boyunca kullanıyor: çoğunlukla tüm çalışma birimlerini girdiği başlangıçta, daha sonra günlük izleme için kısaca. Ayrıca diğer proje yöneticilerini koordine ediyor ve eğitiyor, ancak kültürel bileşen nedeniyle organizasyon genelinde benimseme hala gelişiyor. Şablonlar, kapsamlı belgeler ve GanttPRO ile proje yönetimi hakkında yazılı ve video tabanlı materyaller aracılığıyla Erich, ÖIF içindeki ilerlemenin ana motorlarından biri haline geldi.
Yazılım, düşündüğünüz her şeyi yapıyor: amacının ne olduğunu ve her özelliğin nasıl çalıştığını tahmin etmenize gerek yok
Kuruluş içinde benimseme hala gelişiyor olsa da, iki yıl sonra Erich GanttPRO olmadan çalışmayı hayal edemiyor. Araç, hızlı değişen bir ortamda çeşitli karmaşıklıkta projeleri nasıl görselleştirip denetlediğinin kritik bir parçası haline geldi ve güvenle yönetmek için netlik ve güvenilirlik sağlıyor.