ACME VALDA: GanttPRO ile şirketler arası BT girişimlerini yönetmek
“Artık bahane yok. İnsanlar ‘Bunu yapmam gerektiğini bilmiyordum.’ derlerdi. Şimdi sadece giriş yapıyorlar ve ne yapmaları gerektiğini tam olarak görüyorlar.”
EFG'nin dağınık elektronik tabloların ötesine geçerek yirmi paralel projeye netlik ve yapı kazandırma hikayesi.
Şirket genel görünümü
Şirket: ACME VALDA
Görüşülen rol: Dainius Janeliūna, Proje ve Süreç Yönetimi Lideri
Proje türleri: karmaşık şirketler arası BT girişimleri
Dış baskılar: aynı anda gerçekleşen birçok proje, yeni projeleri yürütürken operasyonel istikrarı sürdürmek, yıllık bütçe planlaması
Araç geçmişi: Excel, Jira
Problemler şunları işaret etti: yavaş dağınık planlama, net bir büyük resim yok, Excel ve Jira güçlü ama yetersiz bir kombinasyon
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
ACME Grubu, Litvanya merkezli olup, çeşitli pazarlarda elektronik ürünler dağıtan 36 şirketi içermektedir. Tüm operasyonel ve destek işlevleri, grup içindeki her şirket için projeler yürüten IT departmanının bulunduğu paylaşımlı hizmet merkezinde yönetilmektedir. Proje ve süreç yönetiminin arkasındaki lider Dainius Janeliūna, GanttRPO'nun stratejik planlama ve genel bakışa nasıl yardımcı olduğunu paylaşıyor. Ana hedeflerinden biri, hangi projelerin planlandığını, nasıl örtüştüklerini ve ekibin bunları gerçekleştirmek için yeterli kaynağa sahip olup olmadığını anlamaktır.
O, “Bir projeye odaklanmıyoruz. Tam listeye ve arkasındaki kaynaklara bakıyoruz.” diye açıklıyor.
“GanttPRO, önümüzdeki ay, önümüzdeki çeyrek ve hatta önümüzdeki yıl neler olduğunu anlamamıza yardımcı oluyor. Aynı anda çok fazla projenin gerçekleştiğini net bir şekilde görebiliyoruz.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
İlginç bir şekilde, GanttPRO daha önce şirkette vardı ve ekibin ihtiyaçları arttığında yeniden keşfedildi. “Yeni bir araç arıyordum demek değil,” diyor Dainius. “Zaten buradaydı ve biz de ona geri döndük.”
GanttPRO'ya dönmeden önce, ACME günlük işler için Jira'ya ve uzun vadeli planlama için Excel tablolarına güveniyordu. Bu karışım erişilebilirdi, uygulamaya yardımcı oldu ve hala şirkette yaygın olarak kullanılmaktadır. Ancak, stratejik görünürlük için yetersizdi.
“Jira ayrıntılı görevler için harika, ama bazen çok ayrıntılı,” dedi. “Bir adım geri atıp daha büyük bir resmi görmek istedik.”
Planlar değiştikçe ve proje sayısı arttıkça, Excel tabloları yavaş yavaş esneklik eksikliği göstermeye başladı. Ekip, görsel, hızlı ve basit bir şeye ihtiyaç olduğunu sonucuna vardı.
Çözüm
Şu anda, GanttPRO içinde yalnızca birkaç kişi çalışıyor, çoğunlukla proje yöneticileri ve yönetim rolleri, çünkü araç yalnızca stratejik amaçlar için kullanılıyor. Geliştiriciler ve teknik uzmanlar gibi diğer proje katılımcıları, günlük görevlerini Jira'da yönetiyor ve sanal kaynaklar olarak kullanılıyor. Bu, çok sayıda kullanıcı eklemeden netlik sağlıyor ve Dainius'un vurguladığı temel işlevlerden biri haline geldi.
Tüm uzmanları bir projeye ekledikten sonra, kapasiteyi ve kaynak dağılımını anlamak gibi başka bir önemli katman gelir.
“Her şeyi doğru bir şekilde atadıktan sonra, boşlukların nerede olduğunu hemen görebilirsiniz. Kimin aşırı yüklü olduğunu ve kimin alanı olduğunu görebilirsiniz. Bu hemen belirgin hale geliyor.”Birçok şirketi destekleyen bir paylaşılan hizmet merkezi için proje görünürlüğü, her şeyi yolunda tutmak için kritik öneme sahiptir. Proje Portföyü, ekibin GanttPRO'yu kullanmasının temel nedenlerinden biridir. "Bu nedenle bu aracı ilk etapta kullanıyoruz - projeleri yönetmek için, tek bir projeyi yönetmek için değil, hepsini listelemek ve genel görünümü anlamak için."
Arayüz benimsenmesi kolaydı. "Oldukça basit ve sezgisel. İstediğiniz sütunları koyduğunuz Excel tabloları gibi." Bu basitlik, projeleri hızlı bir şekilde oluşturma, kaynakları atama ve tüm yılın planını görselleştirme yeteneği ile takip edildi.
Etkisi
GanttPRO ile işiniz şimdi nasıl görünüyor?
GanttPRO ile ACME'nin proje manzarası bazı önemli değişikliklerden geçti: elektronik tablolar ve ayrıntılı Jira panoları arasında geçiş yapmak yerine, ekip artık tüm projelerin ve kaynakların bir araya geldiği tek bir ortak alana sahip.
“GanttPRO, önümüzdeki ay, önümüzdeki çeyrek ve hatta önümüzdeki yıl neler olacağını anlamamıza yardımcı oluyor. Aynı anda çok fazla projenin gerçekleştiği zamanları net bir şekilde görebiliyoruz.”
Araç ayrıca hızlı karar verme sürecini destekliyor. Artık yeni bir proje ortaya çıktığında, ekip bunun üstesinden gelip gelemeyeceğini ve iş yüküne nasıl sığdırılabileceğini anında kontrol edebiliyor. “Sanal kaynakları atıyorsunuz ve resim netleşiyor,” diye açıklıyor Dainius. “Bu size gerçeği gösteriyor.”
Kullanım kolaylığı ve görünürlük, GanttPRO'yu ACME ekibi için bir kez daha doğal bir seçim haline getirdi. “Günlük iş için Jira'yı geniş çapta kullanıyoruz ama GanttPRO, proje yönetimi ve tüm portföyü görmek için en iyi şekilde çalışıyor. Bu, boru hattını doğru bir şekilde görselleştirmeye gerçekten yardımcı oluyor.”