Potenziare la digitalizzazione: come Fondo di integrazione austriaco ha ricostruito il suo flusso di lavoro con GanttPRO
“La maggior parte degli strumenti mi ferma, GanttPRO mi aiuta.”
Una storia su come ÖIF ha trasformato il suo flusso di lavoro di digitalizzazione, passando da una pianificazione frammentata e manuale a una piena chiarezza del progetto.
Panoramica dell'azienda
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Ruolo intervistato: Dr. Erich Langer
Coordinatore del progetto (coordinamento di iniziative complesse tra più dipartimenti)
Tipi di progetti: progetti legati all'integrazione e all'istruzione
Pressioni esterne: complessità del progetto, cambiamento di sistema, conformità, scadenze, cambiamenti di politica
Storia dello strumento: software gratuito simile a Excel
Problemi segnalati: mancanza di struttura, disallineamento, confusione, lavoro manuale, flussi di lavoro poco chiari
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la tua azienda?
Il Fondo di Integrazione Austriaco è un'agenzia centrale che supporta i richiedenti asilo e i titolari di protezione sussidiaria, le persone sfollate e gli immigrati nella loro integrazione nella società austriaca. La missione principale dell'ÖIF è promuovere l'integrazione linguistica, sociale e professionale attraverso vari servizi come corsi di valori e orientamento, programmi di lingua tedesca, iniziative mirate per donne con background migratorio e immigrati qualificati.
Negli ultimi anni, l'istituzione si è rapidamente orientata verso la digitalizzazione. I processi cartacei vengono gradualmente sostituiti, un'applicazione di database centrale che memorizza tutte le informazioni rilevanti sulle persone sfollate e supporta le esigenze di coordinamento interdipartimentale deve essere costantemente aggiornata e vengono introdotti nuovi strumenti digitali, come un'app mobile per i dipendenti. Il volume e la complessità dei progetti richiedono un grande impegno da parte delle persone e una chiara coordinazione per tutti i coinvolti.
“La maggior parte degli strumenti mi ferma, GanttPRO mi aiuta.”
Lotta
Com'era il tuo approccio prima di GanttPRO?
Prima di GanttPRO, il Dr. Erich Langer nota che il processo di gestione era frammentato e per lo più manuale. Inizialmente, era disponibile solo uno strumento Excel gratuito per una chiara rappresentazione visiva dei progetti, ma ha rapidamente raggiunto i suoi limiti. Era impossibile avere una panoramica di più progetti contemporaneamente e le funzionalità, come l'assegnazione di responsabilità o il collegamento di compiti, erano molto limitate.
In qualità di coordinatore di progetto per le iniziative digitali dell'ÖIF, Erich lavora a stretto contatto con i project manager per definire gli obiettivi del progetto e creare mappe mentali. Tuttavia, oltre agli strumenti esistenti come Word per organigrammi o piani di struttura del progetto, gli mancava un potente software grafico basato su Gantt per monitorare, tracciare efficacemente e gestire le tempistiche del progetto. Il set di strumenti esistente non forniva la struttura necessaria per adattare i programmi in modo affidabile senza creare confusione. Questo ha reso sempre più chiara la necessità di uno strumento professionale di gestione dei progetti.
Soluzione
GanttPRO ha portato la struttura e la visibilità che mancavano. La Funzione Portfolio è diventata un ottimo strumento per visualizzare più progetti contemporaneamente. Questo ha immediatamente fornito a Erich una chiara panoramica dei progetti in corso e gli ha permesso di identificare potenziali sinergie o rilevare colli di bottiglia in anticipo. "So che altre aziende offrono anche questo e persino a un prezzo più alto rispetto alla tua soluzione, come Microsoft Project", osserva. Avere accesso a ogni dettaglio da un unico posto è diventato essenziale nel suo flusso di lavoro.
Grafico di Gantt, essendo il nucleo di GanttPRO, è diventato la base della chiarezza della timeline per Erich. Lo usa per suddividere un progetto in passaggi strutturati chiari, oltre a monitorare i progressi. Questa struttura gli consente di garantire che il progetto rimanga in carreggiata e venga consegnato in tempo.
Un altro vantaggio notevole per lui è l'intuitività dello strumento. "Ciò che mi piace di più del vostro software è che è molto intuitivo e facile da usare. Questo è fondamentale quando si sceglie uno strumento, perché la maggior parte del software sul mercato è molto complicato. Voglio un software che mi aiuti, non uno che mi fermi."
Con il progresso della digitalizzazione, la condivisione dei progetti è diventata essenziale. "Puoi persino condividere il link con altri stakeholder che non hanno una licenza, e possono facilmente visualizzare tutto, tenere traccia delle modifiche in tempo reale e filtrare per contenuti diversi," osserva.
Impatto
Come appare il tuo lavoro ora con GanttPRO?
Erich utilizza GanttPRO durante l'intero ciclo di vita del progetto: principalmente all'inizio quando inserisce tutte le unità di lavoro, in seguito brevemente per il monitoraggio quotidiano. Coordina e forma anche altri project manager, sebbene l'adozione a livello organizzativo sia ancora in fase di sviluppo a causa del componente culturale. Grazie a modelli, documentazione estesa, nonché materiali scritti e video su GanttPRO e gestione dei progetti, Erich è diventato uno dei principali motori di progresso all'interno dell'ÖIF.
Il software fa tutto ciò che pensi: non devi indovinare qual è il suo scopo e come funziona ogni funzione
Sebbene l'adozione all'interno dell'organizzazione sia ancora in fase di sviluppo, dopo due anni Erich non riesce a immaginare di lavorare senza GanttPRO. Lo strumento è diventato una parte cruciale di come visualizza e supervisiona progetti di varie complessità in un ambiente in rapida evoluzione, fornendo chiarezza e affidabilità per gestire con fiducia.