डिजिटलीकरण को शक्ति देना: कैसे ऑस्ट्रियाई एकीकरण कोष ने GanttPRO के साथ अपना कार्यप्रवाह पुनर्निर्माण किया
“अधिकांश उपकरण मुझे रोकते हैं, GanttPRO मेरी मदद करता है।”
यह एक कहानी है कि कैसे ÖIF ने अपने डिजिटलकरण कार्यप्रवाह को बदल दिया, खंडित और मैनुअल योजना से पूर्ण परियोजना स्पष्टता की ओर बढ़ते हुए।
कंपनी का अवलोकन
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
साक्षात्कारकर्ता की भूमिका: डॉ. एरिच लांगर
प्रोजेक्ट समन्वयक (जटिल बहु-विभागीय पहलों का समन्वय करना)
परियोजना के प्रकार: एकीकरण और शिक्षा से संबंधित परियोजनाएँ
बाहरी दबाव: परियोजना की जटिलता, प्रणाली परिवर्तन, अनुपालन, समयसीमा, नीति परिवर्तन
उपकरण का इतिहास: मुफ्त Excel-जैसा सॉफ़्टवेयर
संकेतित समस्याएँ: संरचना की कमी, असंगति, भ्रम, मैनुअल कार्य, अस्पष्ट कार्यप्रवाह
सारांश
कंपनी का पृष्ठभूमि
आपकी कंपनी किस पर ध्यान केंद्रित करती है?
ऑस्ट्रियाई इंटीग्रेशन फंड एक केंद्रीय एजेंसी है जो शरण और सब्सिडी सुरक्षा धारकों, विस्थापित व्यक्तियों और प्रवासियों को ऑस्ट्रियाई समाज में उनके एकीकरण में समर्थन करती है। ÖIF का मुख्य मिशन विभिन्न सेवाओं के माध्यम से भाषाई, सामाजिक और पेशेवर एकीकरण को बढ़ावा देना है, जैसे कि मूल्य और ओरिएंटेशन पाठ्यक्रम, जर्मन भाषा कार्यक्रम, प्रवासी पृष्ठभूमि वाली महिलाओं के लिए लक्षित पहलों और योग्य प्रवासियों के लिए।
पिछले कुछ वर्षों में, यह संस्था तेजी से डिजिटलाइजेशन की ओर बढ़ रही है। कागज आधारित प्रक्रियाओं को धीरे-धीरे प्रतिस्थापित किया जा रहा है, एक केंद्रीय डेटाबेस एप्लिकेशन जो विस्थापित व्यक्तियों की सभी प्रासंगिक जानकारी को संग्रहीत करता है और अंतर-विभागीय समन्वय का समर्थन करता है, को लगातार अपडेट किया जाना चाहिए, और नए डिजिटल उपकरण, जैसे कि एक कर्मचारी मोबाइल ऐप, पेश किए जा रहे हैं। परियोजनाओं की मात्रा और जटिलता के लिए लोगों की बहुत अधिक भागीदारी और सभी शामिल लोगों के लिए स्पष्ट समन्वय की आवश्यकता होती है।
“ज्यादातर उपकरण मुझे रोकते हैं, GanttPRO मेरी मदद करता है।”
संघर्ष
आपका दृष्टिकोण GanttPRO से पहले कैसा था?
GanttPRO से पहले, डॉ. एरिच लांगर ने देखा कि प्रबंधन प्रक्रिया विखंडित और ज्यादातर मैनुअल थी। प्रारंभ में, परियोजनाओं का स्पष्ट दृश्य प्रतिनिधित्व करने के लिए केवल एक मुफ्त एक्सेल उपकरण उपलब्ध था, लेकिन यह जल्दी ही अपनी सीमाओं तक पहुँच गया। एक साथ कई परियोजनाओं का अवलोकन प्राप्त करना असंभव था और जिम्मेदारियों को सौंपने या कार्यों को लिंक करने जैसी सुविधाएँ बहुत सीमित थीं।
ÖIF की डिजिटल पहलों के लिए परियोजना समन्वयक के रूप में, एरिच परियोजना प्रबंधकों के साथ मिलकर परियोजना लक्ष्यों को परिभाषित करने और माइंडमैप बनाने के लिए काम करते हैं। हालाँकि, संगठनात्मक चार्ट या परियोजना संरचना योजनाओं के लिए वर्ड जैसी मौजूदा उपकरणों के अलावा, उनके पास एक शक्तिशाली ग्राफिकल गैंट-आधारित सॉफ़्टवेयर की कमी थी ताकि परियोजना समयसीमाओं की निगरानी, प्रभावी ढंग से ट्रैकिंग और प्रबंधन किया जा सके। मौजूदा उपकरणों का सेट विश्वसनीय रूप से कार्यक्रमों को समायोजित करने के लिए आवश्यक संरचना प्रदान नहीं करता था बिना भ्रम पैदा किए। इसने एक पेशेवर परियोजना प्रबंधन उपकरण की आवश्यकता को बढ़ती हुई स्पष्टता दी।
समाधान
GanttPRO ने उस संरचना और दृश्यता को लाया जो गायब थी। पोर्टफोलियो फीचर एक साथ कई परियोजनाओं को देखने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण बन गया। इससे एरिच को चल रही परियोजनाओं का स्पष्ट अवलोकन मिला और उसे संभावित सहयोगों की पहचान करने या जल्दी से बाधाओं का पता लगाने की अनुमति मिली। "मुझे पता है कि अन्य कंपनियां भी यह पेशकश करती हैं और यहां तक कि आपकी समाधान की तुलना में अधिक कीमत पर, जैसे कि Microsoft Project", वह नोट करता है। एक ही स्थान से हर विवरण तक पहुंचने में सक्षम होना उसके कार्यप्रवाह का एक अनिवार्य हिस्सा बन गया।
गैंट चार्ट, जो GanttPRO का मूल है, एरिच के लिए समयरेखा की स्पष्टता की नींव बन गया है। वह इसका उपयोग एक परियोजना को स्पष्ट संरचित चरणों में विभाजित करने के लिए करता है, साथ ही प्रगति की निगरानी करने के लिए। यह संरचना उसे सुनिश्चित करने की अनुमति देती है कि परियोजना सही रास्ते पर है और समय पर वितरित की जाती है।
उसके लिए एक और ध्यान देने योग्य लाभ उपकरण की सहजता है। "मुझे आपके सॉफ़्टवेयर के बारे में सबसे अधिक पसंद है कि यह बहुत सहज और सरल है। यह एक उपकरण चुनते समय महत्वपूर्ण है क्योंकि बाजार में अधिकांश सॉफ़्टवेयर बहुत जटिल होते हैं। मैं एक ऐसा सॉफ़्टवेयर चाहता हूँ जो मेरी मदद करे, न कि जो मुझे रोके।"
जैसे-जैसे डिजिटलाइजेशन आगे बढ़ता है, प्रोजेक्ट शेयरिंग भी आवश्यक हो गया है। "आप लिंक को उन अन्य हितधारकों के साथ साझा कर सकते हैं जिनके पास लाइसेंस नहीं है, और वे आसानी से सब कुछ देख सकते हैं, वास्तविक समय में परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं, और विभिन्न सामग्री के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं," वह बताते हैं।
प्रभाव
GanttPRO के साथ आपका काम अब कैसा दिखता है?
एरिच पूरे प्रोजेक्ट जीवन चक्र में GanttPRO का उपयोग करता है: मुख्य रूप से शुरुआत में जब सभी कार्य इकाइयों को दर्ज किया जाता है, बाद में दैनिक निगरानी के लिए संक्षेप में। वह अन्य प्रोजेक्ट प्रबंधकों का समन्वय और प्रशिक्षण भी करता है, हालाँकि संगठन-व्यापी अपनाना अभी भी सांस्कृतिक घटक के कारण विकसित हो रहा है। टेम्पलेट्स, व्यापक दस्तावेज़ीकरण, साथ ही GanttPRO और प्रोजेक्ट प्रबंधन पर लिखित और वीडियो-आधारित सामग्रियों के माध्यम से, एरिच ÖIF के भीतर प्रगति के प्रमुख चालक बन गए हैं।
सॉफ्टवेयर वह सब कुछ कर रहा है जो आप सोचते हैं: आपको यह अनुमान लगाने की आवश्यकता नहीं है कि इसका उद्देश्य क्या है और प्रत्येक विशेषता कैसे काम करती है
हालांकि संगठन के भीतर अपनाना अभी भी विकसित हो रहा है, दो वर्षों के बाद एरिच बिना GanttPRO के काम करने की कल्पना नहीं कर सकता। यह उपकरण विभिन्न जटिलताओं के प्रोजेक्ट्स को तेजी से बदलते वातावरण में कैसे दृश्य और देखता है, इसके लिए एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन गया है, जो आत्मविश्वास के साथ प्रबंधन के लिए स्पष्टता और विश्वसनीयता प्रदान करता है।