Стимулювання цифровізації: як Австрійський інтеграційний фонд перебудував свій робочий процес з GanttPRO
“Більшість інструментів зупиняють мене, GanttPRO допомагає мені.”
Історія про те, як ÖIF трансформував свій робочий процес цифровізації, перейшовши від фрагментованого та ручного планування до повної ясності проекту.
Огляд компанії
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Роль інтерв'юованого: Др. Еріх Лангер
Координатор проекту (координація складних міжвідомчих ініціатив)
Типи проектів: проекти, пов'язані з інтеграцією та освітою
Зовнішні чинники: складність проекту, зміна системи, відповідність, терміни, зміни в політиці
Історія інструменту: безкоштовне програмне забезпечення, схоже на Excel
Вказані проблеми: відсутність структури, невідповідність, плутанина, ручна робота, незрозумілі робочі процеси
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Австрійський інтеграційний фонд є центральним агентством, яке підтримує осіб, які шукають притулку та мають субсидовану охорону, переміщених осіб та іммігрантів у їхній інтеграції в австрійське суспільство. Основна місія ÖIF полягає в сприянні мовній, соціальній та професійній інтеграції через різні послуги, такі як курси цінностей і орієнтації, програми німецької мови, цільові ініціативи для жінок з міграційним минулим і кваліфікованих іммігрантів.
Останніми роками установа швидко рухається до цифровізації. Процеси на папері поступово замінюються, центральний додаток бази даних, який зберігає всю відповідну інформацію про переміщених осіб і підтримує міжвідомчу координацію, потрібно постійно оновлювати, і вводяться нові цифрові інструменти, такі як мобільний додаток для співробітників. Обсяг і складність проектів вимагають великої залученості людей і чіткої координації для всіх учасників.
“Більшість інструментів зупиняють мене, GanttPRO допомагає мені.”
Боротьба
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Перед GanttPRO доктор Еріх Лангер зауважує, що процес управління був фрагментованим і в основному ручним. Спочатку була доступна лише безкоштовна програма Excel для чіткого візуального представлення проектів, але вона швидко досягла своїх меж. Було неможливо отримати огляд кількох проектів одночасно, а функції, такі як призначення відповідальності або зв'язування завдань, були дуже обмеженими.
Як координатор проектів для цифрових ініціатив ÖIF, Еріх тісно співпрацює з керівниками проектів, щоб визначити цілі проекту та створити мапи розуму. Однак, крім існуючих інструментів, таких як Word для організаційних схем або планів структури проекту, йому не вистачало потужного графічного програмного забезпечення на основі Gantt для моніторингу, ефективного відстеження та управління термінами проекту. Існуючий набір інструментів не забезпечував необхідної структури для надійного коригування графіків без створення плутанини. Це зробило потребу в професійному інструменті управління проектами дедалі очевиднішою.
Рішення
GanttPRO приніс структуру і видимість, яких не вистачало. Функція Портфоліо стала відмінним інструментом для одночасного перегляду кількох проектів. Це миттєво дало Еріху чітке уявлення про поточні проекти та дозволило йому виявити потенційні синергії або рано виявити вузькі місця. "Я знаю, що інші компанії також пропонують це, і навіть за вищою ціною, ніж ваше рішення, як Microsoft Project", зазначає він. Можливість отримати доступ до кожної деталі з одного місця стала необхідною частиною його робочого процесу.
Діаграма Ганта, що є основою GanttPRO, стала основою ясності часової шкали для Еріка. Він використовує її, щоб розбити проект на чіткі структуровані етапи, а також для моніторингу прогресу. Ця структура дозволяє йому забезпечити, що проект залишається на правильному шляху і буде завершено вчасно.
Ще одна помітна перевага для нього - інтуїтивність інструменту. "Що мені найбільше подобається у вашому програмному забезпеченні, так це те, що воно дуже інтуїтивне і просте у використанні. Це критично важливо при виборі інструмента, оскільки більшість програм на ринку дуже складні. Я хочу програмне забезпечення, яке допомагає мені, а не те, яке зупиняє мене."
У міру розвитку цифровізації обмін проектами також став необхідним. "Ви навіть можете поділитися посиланням з іншими зацікавленими сторонами, які не мають ліцензії, і вони можуть легко переглядати все, відстежувати зміни в реальному часі та фільтрувати за різним вмістом," зазначає він.
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
Еріх використовує GanttPRO протягом усього життєвого циклу проекту: переважно на початку, коли вводить усі робочі одиниці, пізніше коротко для щоденного моніторингу. Він також координує та навчає інших керівників проектів, хоча прийняття в організації все ще розвивається через культурний компонент. Завдяки шаблонам, обширній документації, а також письмовим і відеоматеріалам про GanttPRO та управління проектами, Еріх став одним із ключових рушіїв прогресу в ÖIF.
Програмне забезпечення робить все, що ви думаєте: вам не потрібно здогадуватися, яка його мета і як працює кожна функція
Хоча прийняття всередині організації все ще розвивається, після двох років Еріх не може уявити собі роботу без GanttPRO. Цей інструмент став важливою частиною того, як він візуалізує та контролює проекти різної складності в швидко змінюваному середовищі, забезпечуючи ясність і надійність для впевненого управління.