ACME VALDA: управление межкомпанийскими IT-инициативами с GanttPRO
“Больше нет оправданий. Раньше люди говорили: ‘Я не знал, что должен это делать.’ Теперь они просто входят в систему и видят точно, что им нужно делать.”
История о том, как EFG вышла за пределы разбросанных таблиц, чтобы внести ясность и структуру в двадцать параллельных проектов.
Обзор компании
Компания: ACME VALDA
Роль интервьюируемого: Дайниус Янелюн, Руководитель проектов и процессов
Типы проектов: сложные межкорпоративные ИТ-инициативы
Внешние давления: множество проектов, происходящих одновременно, поддержание операционной стабильности при выполнении новых проектов, планирование годового бюджета
История инструмента: Excel, Jira
Проблемы, на которые указывали: медленное разрозненное планирование, отсутствие четкой общей картины, Excel и Jira сильны, но недостаточны
Резюме
Контекст компании
На чем сосредоточена ваша компания?
Группа ACME расположена в Литве и включает 36 компаний, которые распределяют электронные товары на различных рынках. Все операционные и поддерживающие функции управляются в центре общих услуг, где IT-отдел реализует проекты для каждой компании в группе. Лидер управления проектами и процессами, Дайниус Янелиуна, делится тем, как GanttRPO помогает в стратегическом планировании и обзоре. Среди его основных целей - понять, какие проекты запланированы, как они пересекаются и есть ли у команды достаточно ресурсов для их выполнения.
Как он объясняет, “Мы не сосредоточены на одном проекте. Мы смотрим на полный список и ресурсы за ним.”
“GanttPRO помогает нам понять, что происходит в следующем месяце, следующем квартале и даже в следующем году. Мы ясно видим, когда слишком много проектов происходит одновременно.”
Главный вызов
Как выглядел ваш подход до появления GanttPRO?
Интересно, что GanttPRO уже существовал в компании раньше и был вновь открыт, когда потребности команды возросли. «Дело не в том, что я искал новый инструмент», говорит Дайниус. «Он уже был здесь, и мы вернулись к нему».
Перед возвращением к GanttPRO ACME полагалась на Jira для повседневной работы и таблицы Excel для долгосрочного планирования. Эта смесь была доступной, помогала с выполнением и все еще широко используется в компании. Однако этого было недостаточно для стратегической видимости.
«Jira отлично подходит для детализированных задач, но иногда она слишком детализирована», сказал он. «Мы хотели отступить и увидеть более широкую картину».
Поскольку планы менялись, а количество проектов росло, таблицы Excel постепенно показывали недостаток гибкости. Команда пришла к выводу, что нужно что-то визуальное, быстрое и простое.
Почему GanttPRO
В настоящее время в GanttPRO работает только несколько человек, в основном менеджеры проектов и лица, отвечающие за управление, так как инструмент используется только для стратегических целей. Другие участники проекта, такие как разработчики и технические специалисты, управляют своими повседневными задачами в Jira и используются как виртуальные ресурсы. Это обеспечивает ясность, не добавляя многочисленных пользователей, и стало одной из основных функций, которые подчеркивает Дайниус.
После добавления всех специалистов в проект появляется еще один важный слой, который заключается в понимании загрузки и распределения ресурсов.
“Как только вы все правильно назначите, вы сразу увидите, где есть пробелы. Вы видите, кто перегружен, а кто имеет свободное время. Это становится очевидным сразу.”Для центра общих услуг, который поддерживает множество компаний, видимость проекта имеет решающее значение для поддержания всего в порядке. Портфель проектов является одной из основных причин, по которой команда использует GanttPRO. "Вот почему мы используем этот инструмент в первую очередь – чтобы управлять проектами, а не просто управлять одним проектом, а чтобы перечислить их все и понять общую картину."
Интерфейс был прост в освоении. "Это довольно просто и интуитивно. Как таблицы Excel, где вы можете разместить нужные столбцы." Эта простота была дополнена возможностью быстро создавать проекты, назначать ресурсы и визуализировать план на весь год.
Как GanttPRO улучшает процессы
Как сейчас выглядит ваша работа с GanttPRO?
С GanttPRO проектный ландшафт ACME претерпел важные изменения: вместо переключения между электронными таблицами и детализированными досками Jira команда теперь имеет одно общее пространство, где собираются все проекты и ресурсы.
“GanttPRO помогает нам понять, что происходит в следующем месяце, следующем квартале и даже в следующем году. Мы ясно видим, когда слишком много проектов происходит одновременно.”
Инструмент также поддерживает быстрое принятие решений. Теперь, если появляется новый проект, они могут мгновенно проверить, может ли команда его взять и как его можно вписать в рабочую нагрузку. “Вы назначаете виртуальные ресурсы, и картина становится ясной,” объясняет Дайниус. “Это показывает вам реальность.”
Простота и видимость в использовании сделали GanttPRO естественным выбором для команды ACME еще раз. “Мы широко используем Jira для повседневной работы, но GanttPRO лучше всего подходит для управления проектами и для просмотра всего портфолио. Это действительно помогает точно визуализировать поток.”