ACME VALDA: gerenciando iniciativas de TI entre empresas com GanttPRO
“Não há mais desculpas. As pessoas costumavam dizer: ‘Eu não sabia que deveria fazer isso.’ Agora, elas simplesmente fazem login e veem exatamente o que precisam fazer.”
Uma história sobre como a EFG superou planilhas espalhadas para trazer clareza e estrutura a vinte projetos paralelos.
Visão geral da empresa
Empresa: ACME VALDA
Função entrevistada: Dainius Janeliūna, Líder de Gestão de Projetos e Processos
Tipos de projetos: iniciativas de TI complexas entre empresas
Pressões externas: numerosos projetos ocorrendo simultaneamente, mantendo a estabilidade operacional enquanto executa novos projetos, planejamento orçamentário anual
Histórico da ferramenta: Excel, Jira
Os problemas sugeriram: planejamento lento e disperso, sem uma visão mais ampla clara, Excel e Jira sendo uma combinação forte, mas insuficiente
Resumo
Contexto da empresa
Em que sua empresa se concentra?
O Grupo ACME está baseado na Lituânia e inclui 36 empresas que distribuem produtos eletrônicos em vários mercados. Todas as funções operacionais e de suporte estão sendo geridas em um centro de serviços compartilhados, onde o departamento de TI executa projetos para cada empresa do grupo. O líder por trás da gestão de projetos e processos, Dainius Janeliūna, compartilha como o GanttRPO ajuda com o planejamento estratégico e a visão geral. Entre seus principais objetivos está entender quais projetos estão planejados, como se sobrepõem e se a equipe tem recursos suficientes para entregá-los.
Como ele explica, “Não estamos focando em um único projeto. Olhamos para a lista completa e os recursos por trás dela.”
“GanttPRO nos ajuda a entender o que está acontecendo no próximo mês, no próximo trimestre e até mesmo no próximo ano. Podemos ver claramente quando muitos projetos estão acontecendo ao mesmo tempo.”
Luta
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Curiosamente, o GanttPRO já existia na empresa antes e foi redescoberto quando as necessidades da equipe aumentaram. “Não é que eu estivesse procurando uma nova ferramenta”, diz Dainius. “Ela já estava aqui e nós voltamos para ela.”
Antes de retornar ao GanttPRO, a ACME dependia do Jira para o trabalho diário e de planilhas do Excel para o planejamento de longo prazo. Essa mistura era acessível, ajudava na execução e ainda é amplamente utilizada na empresa. No entanto, era insuficiente para visibilidade estratégica.
“O Jira é ótimo para tarefas detalhadas, mas às vezes é detalhado demais”, disse ele. “Queríamos dar um passo atrás e ver um quadro maior.”
À medida que os planos mudavam e o número de projetos crescia, as planilhas do Excel mostravam gradualmente falta de flexibilidade. A equipe chegou à conclusão de que era necessário algo visual, rápido e simples.
Solução
Atualmente, apenas algumas pessoas trabalham dentro do GanttPRO, principalmente gerentes de projeto e funções de governança, pois a ferramenta está sendo usada apenas para fins estratégicos. Outros participantes do projeto, como desenvolvedores e especialistas técnicos, gerenciam suas tarefas diárias no Jira e são usados como recursos virtuais. Isso proporciona clareza sem adicionar numerosos usuários e se tornou uma das funcionalidades principais que Dainius destaca.
Depois de adicionar todos os especialistas a um projeto, vem outra camada essencial que é entender a capacidade e distribuição de recursos.
“Uma vez que você atribui tudo corretamente, pode ver imediatamente onde estão as lacunas. Você vê quem está sobrecarregado e quem tem espaço. Isso se torna óbvio imediatamente.”Para um centro de serviços compartilhados que apoia muitas empresas, a visibilidade do projeto é crucial para manter tudo nos trilhos. Portfólio de Projetos é uma das principais razões pelas quais a equipe está usando o GanttPRO. "É por isso que estamos usando esta ferramenta em primeiro lugar - para governar os projetos, não realmente gerenciar um único projeto, mas para listá-los todos e entender a visão geral."
A interface foi fácil de adotar. "É bastante direta e intuitiva. Como planilhas do Excel onde você coloca as colunas que deseja." Essa simplicidade foi seguida pela capacidade de criar projetos rapidamente, atribuir recursos e visualizar o plano do ano inteiro.
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
Com o GanttPRO, a paisagem de projetos da ACME passou por algumas mudanças importantes: em vez de alternar entre planilhas e quadros detalhados do Jira, a equipe agora tem um espaço compartilhado onde todos os projetos e recursos se reúnem.
“O GanttPRO nos ajuda a entender o que está acontecendo no próximo mês, no próximo trimestre e até no próximo ano. Podemos ver claramente quando muitos projetos estão acontecendo ao mesmo tempo.”
A ferramenta também apoia a tomada de decisões rápidas. Agora, se um novo projeto aparece, eles podem verificar instantaneamente se a equipe pode assumir e como pode ser ajustado à carga de trabalho. “Você atribui os recursos virtuais, e a imagem se torna clara,” explica Dainius. “Isso mostra a realidade.”
A simplicidade e a visibilidade no uso fizeram do GanttPRO uma escolha natural para a equipe da ACME mais uma vez. “Usamos amplamente o Jira para o trabalho diário, mas o GanttPRO funciona melhor para a governança de projetos e para ver todo o portfólio. Realmente ajuda a visualizar o fluxo com precisão.”