Europejska Grupa Meblowa: koniec przeciążenia arkuszy kalkulacyjnych z GanttPRO
„Nie ma już wymówek. Ludzie kiedyś mówili: 'Nie wiedziałem, że mam to zrobić.' Teraz po prostu logują się i widzą dokładnie, co muszą zrobić.”
Historia o tym, jak EFG przeszła poza rozproszone arkusze kalkulacyjne, aby wprowadzić jasność i strukturę do dwudziestu równoległych projektów.
Przegląd firmy
Firma: Europejski producent mebli
Rola przesłuchiwanej osoby: Andreas Mattison, Kierownik Rozwoju Produktów i Zrównoważonego Rozwoju
Rodzaje projektów: projekty rozwoju produktów wieloetapowych, projekty zrównoważonego rozwoju i długoterminowe projekty strategiczne
Presje zewnętrzne: długie cykle rozwoju, wiele zaangażowanych działów, dostawcy, certyfikaty, wymagania dotyczące zrównoważonego rozwoju
Historia narzędzia: tylko Excel, przed GanttPRO nie było systemu zarządzania projektami
Wskazane problemy: niespójne korzystanie z Excela przez wielu członków zespołu, przeciążenie między działami, brak widoczności
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
European Furniture Group to globalny dostawca mebli biurowych z siedzibą w Szwecji. Wszystkie elementy wnętrza odzwierciedlają elegancki skandynawski styl i są znane z długiej żywotności.
Filozofia EFG opiera się na wysokiej jakości materiałach, zrównoważonym podejściu do produkcji i wieloetapowym cyklu rozwoju, łączącym specjalistów z różnych dziedzin. Zespół, w tym deweloperzy produktów, zaopatrzenie, marketing, zrównoważony rozwój i łańcuch dostaw, może jednocześnie pracować nad wieloma zadaniami, aby proces stopniowo przesuwał się od wczesnych spostrzeżeń do ostatecznego uruchomienia.
“Szukaliśmy programu, który byłby wystarczająco łatwy, aby mieć wszystko w jednym miejscu, nawet małe działania.”
Walcz
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Wcześniej EFG polegało na Microsoft Excel, który był rzeczywiście dostępny i znajomy dla wielu członków zespołu. Jednak przy takim obciążeniu zarządzanie zadaniami w niezliczonych arkuszach kalkulacyjnych okazało się nieskuteczne. Andreas, szef rozwoju produktu i zrównoważonego rozwoju, doskonale opisał ten problem: "Mieliśmy 20 projektów i 20 dzienników działań, które odbywały się jednocześnie. Wszyscy musieli otworzyć 20 różnych arkuszy kalkulacyjnych, aby znaleźć swoje zadania."
Dodawanie nowych zadań było chaotycznym doświadczeniem, a niektóre części w końcu zostały utracone lub anulowane. Jak wyjaśnia Andreas na innym przykładzie: "Nasz koordynator marketingu miał może cztery działania w każdym projekcie, ale w ponad dziesięciu projektach było to zbyt wiele punktów wejścia. Niemożliwe było ustalenie priorytetów."
Uczestnicy projektu po prostu nie byli w stanie śledzić wszystkich swoich obowiązków, podczas gdy liderzy projektu musieli nieustannie przypominać im, co robić, organizując dodatkowe rozmowy synchronizacyjne i goniąc ich ręcznie. "To nie było w porządku. Ludzie przychodzili na spotkania projektowe, nawet nie wiedząc, jakie działania mają w projekcie.", podkreśla Andreas.
Zespół chciał narzędzia, w którym każdy mógłby szybko wizualizować swoje zadania w wszystkich projektach, łatwo aktualizować i dodawać nowe do dziennika.
Jednym z priorytetów w poszukiwaniu nowego narzędzia była łatwość użycia Excela, ale z dodatkową klarownością i strukturą.
“Szukaliśmy programu, który byłby wystarczająco prosty, aby mieć wszystko w jednym miejscu, nawet małe działania.”
Rozwiązanie
GanttPRO miał kluczową funkcję, której potrzebowała EFG. “Wszyscy korzystają z GanttPRO: marketing, zaopatrzenie, koordynatorzy. Zespoły szczególnie lubią zakładkę Moje zadania, ponieważ logują się i natychmiast widzą swoje działania we wszystkich dwudziestu projektach.” To stało się punktem zwrotnym, centrum przepływu pracy, rozwiązując problem wolnego tempa pracy między działami.
“Nie ma już wymówek. Ludzie kiedyś mówili: ‘Nie wiedziałem, że mam to zrobić.’ Teraz po prostu logują się i widzą dokładnie, co muszą zrobić.”Dzięki automatycznym powiadomieniom i zsynchronizowanemu kalendarzowi Outlook narzędzie zaczęło działać dla zespołu, a nie odwrotnie. GanttPRO zostało bezproblemowo zintegrowane z narzędziami, które były bardzo ważne: „Nie musisz nawet logować się do innego programu. Możesz pracować z Outlooka. Możesz pracować z Teams. Nie ma wymówki, aby nie wykonać swoich zadań.”
W rezultacie to, co wcześniej wymagało regularnych spotkań synchronizacyjnych, stało się łatwe do zarządzania dzięki miesięcznym kontrolom, a uwaga w końcu została przeniesiona z przypominania uczestnikom projektu na rzeczywistą dyskusję na temat treści pracy.
„Skupiliśmy się z arkusza kalkulacyjnego na rzeczywistej dyskusji o tym, nad czym pracujemy w projekcie. Odpowiednie skupienie.”W specyfice EFG, gdzie produkcja wymaga znacznych zasobów ludzkich i finansowych, niezwykle ważne jest zapewnienie, że projekt mieści się w ramach. Tutaj Panel sterowania pomaga zespołowi w szybkim raportowaniu: "Kiedy przygotowuję moje spotkania grupy sterującej, panel sterowania daje szybkie zrozumienie: Czy jesteśmy w budżecie? Ile godzin? Czy trzymamy się czasu? Wszystko jest tam."
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
Od wprowadzenia produktów po inicjatywy zrównoważonego rozwoju, w tym dużego programu neutralności klimatycznej, który będzie trwał do 2040 roku, GanttPRO stał się zarówno codziennym, jak i strategicznym narzędziem w różnych działach. W miarę jak praca stała się bardziej widoczna, członkowie zespołu nie mieli problemów z odpowiedzialnością i aktualizacjami dziennika działań. Działy, które wcześniej miały trudności z priorytetyzacją, teraz mogą działać bez przeciążenia i chaosu.
Dziś procesy EFG działają płynnie dzięki operacyjnej przejrzystości i spójności, podczas gdy niepewność w zarządzaniu projektami została pozostawiona w tyle.