Ecolibra: utrzymanie 75 projektów na właściwej drodze z GanttPRO
„Używamy go codziennie. Pomaga ludziom śledzić swoje zadania każdego dnia, podczas gdy my możemy utrzymać wszystko przewidywalne i pod kontrolą w przypadku jakichkolwiek zmian.”
Historia o tym, jak firma zajmująca się inżynierią środowiskową jednocześnie zarządza ponad 75 inicjatywami za pomocą GanttPRO.
Przegląd firmy
Firma: Ecolibra
Rola interviewowanej osoby: Valéria Monteiro (Kierownik projektu), Felipe Guimarães Silveira (Koordynator operacji)
Rodzaje projektów: wieloetapowe, długoterminowe projekty inżynierii środowiskowej
Presje zewnętrzne: licencjonowanie i regulacje rządowe, surowe terminy, zmiany w wymaganiach, terminy i zmiany po stronie klienta
Historia narzędzia: Excel
Wskazane problemy: utrata widoczności w skali, Excel nie mógł obsłużyć obciążenia roboczego, koordynacja i odpowiednie raportowanie, niepewność związana z licencjami,
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Ecolibra to firma inżynieryjna, która realizuje projekty związane z ochroną środowiska i uzyskiwaniem licencji w różnych sektorach, takich jak przemysł, energia, nieruchomości, budownictwo i inne. Szacowane na ponad 200 typów badań i rozwiązań zrównoważonego rozwoju, każda inicjatywa jest traktowana indywidualnie, podczas gdy zespół stopniowo pracuje nad wdrażaniem szablonów, aby przyspieszyć procesy i ułatwić ich kontrolę.
“Używamy tego codziennie. Pomaga ludziom śledzić ich zadania każdego dnia, podczas gdy możemy utrzymać wszystko przewidywalne i pod kontrolą w przypadku jakichkolwiek zmian.”
„Używamy go codziennie. Pomaga ludziom śledzić ich zadania każdego dnia, podczas gdy my możemy utrzymać wszystko przewidywalne i pod kontrolą w przypadku jakichkolwiek zmian.”
Walcz
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Jednym z głównych wyzwań Ecolibra są terminy licencji rządowych, regulacje i zmieniające się wymagania, które razem tworzą silną presję zewnętrzną i surowe ograniczenia przepływu pracy. Pomimo długich cykli projektowych, większość inicjatyw wymaga wyraźnych dat rozpoczęcia i zakończenia, co sprawia, że struktura wodospadu jest naturalną podstawą.
Przed GanttPRO zespół korzystał z arkuszy kalkulacyjnych Excel. Ostatecznie, w miarę wzrostu liczby projektów i coraz większej złożoności pracy, zarządzanie jego komponentami stało się niemożliwe.
“Potrzebowaliśmy narzędzia, które pomoże koordynować ludzi i przewidywać budżet. Musimy wiedzieć, co się dzieje.”
Po przetestowaniu wielu alternatyw wybrali GanttPRO, ponieważ wprowadzał strukturę, był łatwy do uzyskania w przeglądarce i wystarczająco solidny dla poziomu analizy, którego potrzebowali. Dodatkowo Filipe był już wcześniej zaznajomiony z GanttPRO podczas pracy nad swoimi studiami zarządzania projektami MBA.
Rozwiązanie
Dla Valerii monitorowanie wszystkich zadań razem to rutynowy krok w śledzeniu strumieni pracy i szybkim sprawdzaniu etapu. Widok listy łączy zadania ze wszystkich projektów i daje przegląd bez mikromanagementu.
„Potrzebuję szybkości, ponieważ monitoruję zadania w wielu grupach. Polegam na mojej liście zadań oraz filtrach według przypisanego i statusu, aby mieć jasny obraz tego, co się dzieje i gdzie powinny być wprowadzone zmiany.”Regularne raportowanie do kierownictwa jest jednym z głównych obowiązków Valerii, co osiąga się dzięki eksportowi GanttPRO. Zamiast eksportować projekty pojedynczo, dane są prezentowane w formie jednej jednostki, wspieranej przez Power BI w celu wyświetlenia statusu i KPI zespołu.
Ponieważ przepływ pracy Ecolibra różni się od małych zleceń do dużych i wysokobudżetowych strumieni, na każdym poziomie powinna być wdrożona struktura. Tutaj Portfel przynosi największe korzyści: grupując projekty i łącząc dane z wielu inicjatyw dla szerszego spojrzenia.
Czas i zasoby są ważnymi priorytetami Ecolibra i każdy z nich powinien być traktowany ostrożnie. Przydzielanie ludziom zadań i rejestrowanie przepracowanych godzin, podczas gdy śledzenie kosztów operacyjnych, takich jak transport, jedzenie, hotele i inne wydatki zawodowe, to dwie oddzielne warstwy w GanttPRO dla maksymalnej przejrzystości i analizy.
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
Dziś, 3 lata korzystania z GanttPRO przyniosły zespołowi korzyści na kilka sposobów: funkcja Portfolio zapewnia zharmonizowany widok dla wszystkich członków projektu, zadania są przeglądane w jednym miejscu, co zapobiega przenoszeniu z poprzednich tygodni, widok Listy daje Valerii kontrolę nad wszystkimi inicjatywami, a regularne raporty – jasny status dla kierownictwa. Wszystkie te komponenty łączą strukturę i przewidywalność, które są kluczami do udanej dostawy.