Europese Meubelgroep: het einde van spreadsheet-overload met GanttPRO
“Er zijn geen excuses meer. Mensen zeiden vroeger: 'Ik wist niet dat ik dit moest doen.' Nu loggen ze gewoon in en zien ze precies wat ze moeten doen.”
Een verhaal over hoe EFG verder ging dan verspreide spreadsheets om helderheid en structuur te brengen in twintig parallelle projecten.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Europese meubelfabrikant
Rol geïnterviewde: Andreas Mattison, Hoofd Productontwikkeling en Duurzaamheid
Projecttypes: meerfasige productontwikkelingsprojecten, duurzaamheid en langetermijnstrategische projecten
Externe druk: lange ontwikkelingscycli, veel betrokken afdelingen, leveranciers, certificeringen, duurzaamheidsvereisten
Geschiedenis van de tool: alleen Excel, geen PM-systeem vóór GanttPRO
Vermelde problemen: inconsistent gebruik van Excel door veel teamleden, overbelasting tussen afdelingen, gebrek aan zichtbaarheid
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
European Furniture Group is een wereldwijde leverancier van kantoormeubilair met hoofdkantoor in Zweden. Alle interieurstukken weerspiegelen een elegante Scandinavische stijl en staan bekend om hun lange levensduur.
De filosofie van EFG is gebaseerd op hoogwaardige materialen, een duurzame productieaanpak en een meerstaps ontwikkelingscyclus, waarbij specialisten uit verschillende vakgebieden worden samengebracht. Het team, waaronder productontwikkelaars, inkoop, marketing, duurzaamheid en supply chain, kan tegelijkertijd aan tal van activiteiten werken, zodat het proces geleidelijk van vroege inzichten naar de uiteindelijke lancering kan overgaan.
“We waren op zoek naar een programma dat eenvoudig genoeg was, zodat we alles op één plek hadden, zelfs de kleine acties.”
Strijd
Hoe zag uw aanpak eruit voordat GanttPRO bestond?
Voorheen was EFG afhankelijk van Microsoft Excel, dat inderdaad toegankelijk en vertrouwd was voor veel teamleden. Voor een werklast van deze omvang bleek het echter ineffectief om taken over talloze spreadsheets te beheren. Andreas, hoofd productontwikkeling en duurzaamheid, beschreef dat probleem perfect: "We hadden 20 projecten en 20 actie-logboeken die tegelijkertijd plaatsvonden. Iedereen moest 20 verschillende spreadsheets openen om hun taken te vinden."
Nieuwe toevoegen was een chaotische ervaring en sommige delen gingen uiteindelijk verloren of werden ongedaan gemaakt. Zoals Andreas met een ander voorbeeld uitlegt: "Onze marketingcoördinator had misschien vier acties in elk project, maar in meer dan tien projecten waren het te veel ingangen. Het was onmogelijk om prioriteiten te stellen."
Projectdeelnemers waren simpelweg niet in staat om al hun verantwoordelijkheden bij te houden, terwijl projectleiders hen voortdurend moesten herinneren aan wat te doen, extra synchronisatiegesprekken moesten houden en handmatig achter hen aan moesten jagen. "Dat was niet oké. Mensen kwamen naar projectvergaderingen zonder zelfs maar te weten welke acties ze in het project hadden.", benadrukt Andreas.
Het team wilde een tool waar iedereen snel hun taken in alle projecten kon visualiseren, gemakkelijk kon bijwerken en nieuwe aan het logboek kon toevoegen.
Een van de prioriteiten bij het zoeken naar een nieuw hulpmiddel was de eenvoud van Excel, maar met duidelijkheid en structuur erbovenop.
“We zochten naar een programma dat eenvoudig genoeg was, zodat we alles op één plek hadden, zelfs de kleine acties.”
Oplossing
GanttPRO had de kernfunctie die EFG nodig had. “Iedereen gebruikt GanttPRO: marketing, inkoop, coördinatoren. Teams houden vooral van de Mijn Taken Tab omdat ze inloggen en onmiddellijk hun activiteiten in alle twintig projecten zien.” Dit werd het keerpunt, het centrum van een workflow, dat het probleem van het trage werktempo tussen afdelingen oploste.
“Er zijn geen excuses meer. Mensen zeiden vroeger: ‘Ik wist niet dat ik dit moest doen.’ Nu loggen ze gewoon in en zien ze precies wat ze moeten doen.”Met automatische meldingen en een gesynchroniseerde Outlook-agenda begon de tool voor het team te werken, en niet andersom. GanttPRO werd naadloos geïntegreerd in de zeer belangrijke tools: “Je hoeft je zelfs niet in te loggen op een ander programma. Je kunt vanuit Outlook werken. Je kunt vanuit Teams werken. Er is geen excuus om je taken niet te doen.”
Als gevolg hiervan werd wat voorheen regelmatige synchronisatievergaderingen vereiste, beheersbaar met maandelijkse check-ins, en de focus werd eindelijk verlegd van het herinneren van projectdeelnemers naar het daadwerkelijk bespreken van de inhoud van het werk.
“We hebben de focus van de spreadsheet verlegd naar het daadwerkelijk bespreken waar we aan werken in het project. De juiste focus.”In de specificaties van EFG, waar productie aanzienlijke menselijke en financiële middelen vereist, is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het project binnen de grenzen blijft. Hier helpt het Dashboard het team met snelle rapportage: "Wanneer ik mijn stuurgroepvergaderingen voorbereid, geeft het dashboard een snel begrip: Zijn we binnen budget? Hoeveel uren? Volgen we de tijd? Alles is daar."
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Van productlanceringen tot duurzaamheidsinitiatieven, inclusief een belangrijk klimaatneutraal programma dat tot 2040 loopt, is GanttPRO zowel een dagelijks als strategisch hulpmiddel geworden in alle afdelingen. Naarmate het werk zichtbaarder werd, hadden teamleden geen moeite met verantwoordelijkheden en updates van het actie-logboek. Afdelingen die voorheen moeite hadden met prioriteren, kunnen nu zonder overbelasting en chaos verder.
Vandaag de dag draaien de processen van EFG soepel dankzij operationele duidelijkheid en consistentie, terwijl de onzekerheid rond projectmanagement achterblijft.