Ecolibra: 75 projecten op koers houden met GanttPRO
“We gebruiken het dagelijks. Het helpt mensen om hun taken elke dag te volgen, terwijl we alles voorspelbaar en onder controle kunnen houden in het geval van wijzigingen.”
Een verhaal over hoe een milieutechnisch bedrijf meer dan 75 initiatieven tegelijkertijd beheert met GanttPRO.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Ecolibra
Rol geïnterviewde: Valéria Monteiro (Projectmanager), Felipe Guimarães Silveira (Operationele Coördinator)
Projecttypen: meerfasige, langlopende milieutechnische projecten
Externe druk: overheidslicenties en -regelgeving, strikte deadlines, wijzigingen in vereisten, deadlines en wijzigingen aan de klantzijde
Toolgeschiedenis: Excel
Aangegeven problemen: verlies van zichtbaarheid op grote schaal, Excel kon de werklast niet ondersteunen, coördinatie en juiste rapportage, licentiegedreven onzekerheid,
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Ecolibra is een ingenieursbedrijf dat milieuprojecten en vergunninggerelateerde projecten levert in verschillende sectoren zoals industrie, energie, vastgoed, bouw en anderen. Geschat op meer dan 200 soorten studies en duurzaamheidsoplossingen, wordt elke initiatief individueel behandeld, terwijl het team geleidelijk werkt aan het implementeren van sjablonen om processen sneller en gemakkelijker te controleren.
“We gebruiken het dagelijks. Het helpt mensen om hun taken elke dag te volgen, terwijl we alles voorspelbaar en onder controle kunnen houden in geval van wijzigingen.”
“We gebruiken het dagelijks. Het helpt mensen om hun taken elke dag te volgen, terwijl we alles voorspelbaar en onder controle kunnen houden in geval van veranderingen.”
Strijd
Hoe zag uw aanpak eruit voordat GanttPRO bestond?
Een van de belangrijkste uitdagingen van Ecolibra zijn de tijdlijnen voor overheidslicenties, regelgeving en veranderende vereisten, die samen sterke externe druk en strikte workflowbeperkingen creëren. Ondanks lange projectcycli vereisen de meeste initiatieven duidelijke start- en einddata, waardoor een watervalstructuur de natuurlijke basis is.
Voor GanttPRO gebruikte het team Excel-spreadsheets. Uiteindelijk, naarmate het aantal projecten groeide en het werk steeds complexer werd, werd het onmogelijk om de componenten te beheren.
“We hadden een tool nodig die helpt om de mensen te coördineren en het budget te voorspellen. We moeten weten wat er gebeurt.”
Na het testen van veel alternatieven kozen ze voor GanttPRO omdat het structuur bood, gemakkelijk toegankelijk was in de browser en robuust genoeg was voor het niveau van analyse dat ze nodig hadden. Bovendien was Filipe al eerder bekend met GanttPRO tijdens zijn MBA-projectmanagementstudies.
Oplossing
Voor Valeria is het monitoren van alle taken samen de routine stap voor het volgen van werkstromen en het snel controleren van de fase. De lijstweergave combineert taken van alle projecten en geeft een overzicht zonder micromanagement.
“Ik heb snelheid nodig omdat ik taken in meerdere groepen monitor. Ik vertrouw op mijn takenlijst en filters op basis van toegewezen persoon en status om een duidelijk overzicht te houden van wat er gebeurt en waar wijzigingen moeten worden aangebracht.”Regelmatige rapportage aan het uitvoerend leiderschap is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van Valeria, wat wordt bereikt met behulp van de exportfunctie van GanttPRO. In plaats van projecten één voor één te exporteren, worden de gegevens gepresenteerd in de vorm van een enkele eenheid, ondersteund door Power BI om de status en KPI's van het team weer te geven.
Aangezien de workflow van Ecolibra varieert van kleine opdrachten tot grote en hoogbudgettaire stromen, moet op elk niveau een structuur worden geïmplementeerd. Dit is waar Portfolio het meest voordeel biedt: door projecten te groeperen en gegevens van meerdere initiatieven te combineren voor een breder overzicht.
Tijd en middelen zijn belangrijke prioriteiten voor Ecolibra en elk moet zorgvuldig worden behandeld. Mensen taken toewijzen en de bestede uren registreren, terwijl operationele kosten zoals transport, voedsel, hotels en andere professionele uitgaven worden gevolgd, zijn twee aparte lagen in GanttPRO voor maximale duidelijkheid en analyse.
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Vandaag heeft 3 jaar gebruik van GanttPRO het team op verschillende manieren geholpen: de Portfolio-functie biedt een afgestemde weergave voor alle projectleden, taken worden op één plek beoordeeld, waardoor doorlopende taken van voorgaande weken worden voorkomen, de Lijstweergave geeft Valeria controle over alle initiatieven, en regelmatige rapporten – een duidelijke status voor het leiderschap. Al deze componenten brengen structuur en voorspelbaarheid samen, wat de sleutels zijn tot een succesvolle levering.