디지털화를 추진하다: 어떻게 오스트리아 통합 기금 GanttPRO로 작업 흐름을 재구성했는지
“대부분의 도구가 나를 멈추게 하고, GanttPRO는 나를 도와줍니다.”
ÖIF가 조각화되고 수동적인 계획에서 전체 프로젝트 명확성으로 이동하여 디지털화 작업 흐름을 어떻게 변화시켰는지에 대한 이야기입니다.
회사 개요
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
인터뷰된 역할: Dr. Erich Langer
프로젝트 코디네이터 (복잡한 다부서 이니셔티브 조정)
프로젝트 유형: 통합 및 교육 관련 프로젝트
외부 압력: 프로젝트 복잡성, 시스템 변화, 규정 준수, 마감일, 정책 변경
도구 역사: 무료 Excel 유사 소프트웨어
지적된 문제: 구조 부족, 불일치, 혼란, 수작업, 불분명한 작업 흐름
요약
회사 배경
귀사는 무엇에 집중하고 있습니까?
오스트리아 통합 기금은 망명 및 보조 보호를 받는 사람들, 이주민 및 이주자의 오스트리아 사회 통합을 지원하는 중앙 기관입니다. ÖIF의 핵심 사명은 가치 및 방향 과정, 독일어 프로그램, 이주 배경을 가진 여성과 자격을 갖춘 이민자를 위한 목표 이니셔티브와 같은 다양한 서비스를 통해 언어적, 사회적 및 직업적 통합을 촉진하는 것입니다.
최근 몇 년 동안 이 기관은 디지털화로 빠르게 나아가고 있습니다. 종이 기반 프로세스는 점차 대체되고 있으며, 모든 관련 정보를 저장하고 부서 간 조정을 지원하는 중앙 데이터베이스 애플리케이션은 지속적으로 업데이트되어야 하며, 직원 모바일 앱과 같은 새로운 디지털 도구가 도입되고 있습니다. 프로젝트의 양과 복잡성은 많은 사람들의 참여와 모든 관련자의 명확한 조정을 요구합니다.
“대부분의 도구가 나를 막지만, GanttPRO는 나를 돕습니다.”
투쟁
GanttPRO 이전에 귀하의 접근 방식은 어땠습니까?
GanttPRO 이전에 Dr. Erich Langer는 관리 프로세스가 단편화되어 있고 대부분 수동적이었다고 언급합니다. 처음에는 프로젝트의 명확한 시각적 표현을 위한 무료 Excel 도구만 제공되었지만, 이는 빠르게 한계를 초과했습니다. 여러 프로젝트를 동시에 개요하는 것은 불가능했으며, 책임을 할당하거나 작업을 연결하는 기능은 매우 제한적이었습니다.
ÖIF의 디지털 이니셔티브를 위한 프로젝트 코디네이터로서 Erich는 프로젝트 목표를 정의하고 마인드맵을 만들기 위해 프로젝트 관리자와 긴밀히 협력합니다. 그러나 조직도나 프로젝트 구조 계획을 위한 Word와 같은 기존 도구 외에도, 그는 프로젝트 일정의 모니터링, 효과적인 추적 및 관리를 위한 강력한 그래픽 Gantt 기반 소프트웨어가 부족했습니다. 기존 도구 세트는 혼란을 초래하지 않고 신뢰할 수 있게 일정을 조정하는 데 필요한 구조를 제공하지 않았습니다. 이는 전문 프로젝트 관리 도구의 필요성을 점점 더 분명하게 만들었습니다.
솔루션
GanttPRO는 부족했던 구조와 가시성을 가져왔습니다. 포트폴리오 기능은 여러 프로젝트를 동시에 볼 수 있는 훌륭한 도구가 되었습니다. 이는 에리히에게 진행 중인 프로젝트에 대한 명확한 개요를 즉시 제공하고 잠재적인 시너지를 식별하거나 병목 현상을 조기에 감지할 수 있게 해주었습니다. "다른 회사들도 이것을 제공하며, 심지어 귀하의 솔루션보다 더 높은 가격인 Microsoft Project와 같은 것도 알고 있습니다", 그는 언급합니다. 한 곳에서 모든 세부정보에 액세스할 수 있는 것은 그의 작업 흐름의 필수 요소가 되었습니다.
간트 차트는 GanttPRO의 핵심으로, 에리히에게 시간표의 명확성의 기초가 되었습니다. 그는 이를 사용하여 프로젝트를 명확한 구조적 단계로 나누고 진행 상황을 모니터링합니다. 이 구조는 그가 프로젝트가 올바른 경로를 유지하고 제시간에 완료되도록 보장할 수 있게 해줍니다.
그에게 또 다른 눈에 띄는 장점은 도구의 직관성입니다. "당신의 소프트웨어에서 가장 마음에 드는 점은 매우 직관적이고 사용하기 쉽다는 것입니다. 이는 도구를 선택할 때 매우 중요합니다. 시장의 대부분의 소프트웨어는 매우 복잡하기 때문입니다. 나는 나를 돕는 소프트웨어를 원합니다, 나를 방해하는 것이 아니라."
디지털화가 진행됨에 따라 프로젝트 공유도 필수적이 되었습니다. "라이센스가 없는 다른 이해관계자와 링크를 공유할 수 있으며, 그들은 모든 것을 쉽게 보고, 실시간으로 변경 사항을 추적하고, 다양한 콘텐츠로 필터링할 수 있습니다,"라고 그는 말합니다.
영향
GanttPRO와 함께하는 당신의 작업은 지금 어떤 모습인가요?
에리히는 프로젝트 생애 주기 전반에 걸쳐 GanttPRO를 사용합니다: 주로 모든 작업 단위를 입력할 때 시작할 때, 이후에는 일일 모니터링을 위해 간단히 사용합니다. 그는 다른 프로젝트 관리자들을 조정하고 교육하기도 하지만, 문화적 요소로 인해 조직 전체의 채택은 여전히 발전 중입니다. 템플릿, 방대한 문서화, GanttPRO 및 프로젝트 관리에 대한 서면 및 비디오 기반 자료를 통해 에리히는 ÖIF 내에서 진행의 주요 추진력이 되었습니다.
소프트웨어는 당신이 생각하는 모든 것을 수행합니다: 그 목적이 무엇인지, 각 기능이 어떻게 작동하는지 추측할 필요가 없습니다
조직 내에서의 채택이 여전히 발전 중이지만, 2년 후 에리히는 GanttPRO 없이 작업하는 것을 상상할 수 없습니다. 이 도구는 그가 빠르게 변화하는 환경에서 다양한 복잡성의 프로젝트를 시각화하고 감독하는 방법의 중요한 부분이 되었으며, 자신감을 가지고 관리할 수 있도록 명확성과 신뢰성을 제공합니다.