デジタル化を推進する：どのように オーストリア統合基金 GanttPROでワークフローを再構築したか
“ほとんどのツールは私を止めますが、 GanttPROは私を助けてくれます。”
ÖIFがどのようにデジタル化ワークフローを変革し、断片的で手動の計画からプロジェクトの完全な明確さへと移行したかの物語です。
会社概要
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
インタビューされた役割： Dr. Erich Langer
プロジェクトコーディネーター（複雑な複数部門のイニシアチブを調整）
プロジェクトの種類：統合および教育関連のプロジェクト
外部圧力：プロジェクトの複雑さ、システムの変更、コンプライアンス、締切、ポリシーの変更
ツールの履歴：Excelに似た無料ソフトウェア
示された問題：構造の欠如、整合性の欠如、混乱、手作業、不明確なワークフロー
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
オーストリア統合基金は、亡命者および補助保護の保有者、避難民、移民がオーストリア社会に統合されるのを支援する中央機関です。ÖIFの核心的な使命は、価値観と方向性のコース、ドイツ語プログラム、移民の背景を持つ女性や資格のある移民のためのターゲットイニシアティブなど、さまざまなサービスを通じて言語的、社会的、職業的統合を促進することです。
近年、この機関はデジタル化に向けて急速に進展しています。紙ベースのプロセスは徐々に置き換えられ、避難者に関するすべての関連情報を保存し、部門間の調整を支援する中央データベースアプリケーションは常に更新される必要があり、従業員向けのモバイルアプリなどの新しいデジタルツールが導入されています。プロジェクトの量と複雑さは、多くの人々の関与とすべての関係者の明確な調整を必要とします。
“ほとんどのツールは私を止めますが、GanttPROは私を助けます。”
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
GanttPROの前、エリッヒ・ランガー博士は、管理プロセスが断片化されており、主に手動であることに気づきました。最初は、プロジェクトの明確な視覚表現のために無料のExcelツールしか利用できず、すぐに限界に達しました。一度に複数のプロジェクトの概要を取得することは不可能であり、責任を割り当てたりタスクをリンクしたりする機能は非常に限られていました。
ÖIFのデジタルイニシアチブのプロジェクトコーディネーターとして、エリッヒはプロジェクトマネージャーと密接に連携してプロジェクトの目標を定義し、マインドマップを作成します。しかし、組織図やプロジェクト構造計画のためのWordなどの既存のツールに加えて、彼はプロジェクトのタイムラインを監視、効果的に追跡し、管理するための強力なグラフィカルなGanttベースのソフトウェアが不足していました。既存のツールセットは、混乱を引き起こすことなくスケジュールを信頼できるように調整するために必要な構造を提供していませんでした。これにより、専門的なプロジェクト管理ツールの必要性がますます明らかになりました。
ソリューション
GanttPROは欠けていた構造と可視性をもたらしました。ポートフォリオ機能は、複数のプロジェクトを同時に表示するための優れたツールとなりました。これにより、エリッヒは進行中のプロジェクトの明確な概要を瞬時に得ることができ、潜在的なシナジーを特定したり、ボトルネックを早期に検出したりすることができました。「他の会社もこれを提供していることを知っており、あなたのソリューションよりも高い価格で、Microsoft Projectのようなものもある」と彼は指摘します。1つの場所からすべての詳細にアクセスできることは、彼のワークフローの必須要素となりました。
ガントチャートは、GanttPROの中心であり、エリッヒにとってタイムラインの明確さの基盤となっています。彼はこれを使用してプロジェクトを明確な構造化されたステップに分解し、進捗を監視します。この構造により、プロジェクトが順調に進み、予定通りに納品されることを保証できます。
彼にとってのもう一つの顕著な利点は、ツールの直感性です。「あなたのソフトウェアで最も好きなのは、それが非常に直感的で使いやすいことです。これはツールを選ぶ際に重要です。市場に出回っているほとんどのソフトウェアは非常に複雑です。私は私を助けてくれるソフトウェアが欲しいのです。私を止めるものではなく。」
デジタル化が進むにつれて、プロジェクト共有も不可欠になりました。「ライセンスを持っていない他の利害関係者とリンクを共有することもでき、彼らはすべてを簡単に表示し、リアルタイムで変更を追跡し、さまざまなコンテンツでフィルタリングできます」と彼は述べています。
影響
GanttPROを使った今のあなたの仕事はどのようなものですか？
エリッヒはプロジェクトライフサイクル全体でGanttPROを使用しています：主にすべての作業単位を入力する際の初めに、後に日々の監視のために簡単に使用します。彼は他のプロジェクトマネージャーを調整し、トレーニングも行いますが、文化的要因により組織全体での採用はまだ発展途上です。テンプレート、広範な文書、GanttPROおよびプロジェクト管理に関する書面およびビデオベースの資料を通じて、エリッヒはÖIF内での進展の主要な推進者の一人となりました。
ソフトウェアはあなたが考えるすべてを行います：その目的が何であるか、各機能がどのように機能するかを推測する必要はありません
組織内での採用はまだ発展途上ですが、2年後、エリッヒはGanttPROなしで働くことを想像できません。このツールは、彼が急速に変化する環境でさまざまな複雑さのプロジェクトを視覚化し、監視する方法の重要な部分となり、自信を持って管理するための明確さと信頼性を提供します。