ACME VALDA: gestion des initiatives informatiques inter-entreprises avec GanttPRO
“Il n'y a plus d'excuse. Les gens disaient autrefois : ‘Je ne savais pas que je devais faire ça.’ Maintenant, ils se connectent et voient exactement ce qu'ils doivent faire.”
Une histoire sur la façon dont EFG a dépassé les feuilles de calcul éparpillées pour apporter clarté et structure à vingt projets parallèles.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise: ACME VALDA
Rôle interviewé : Dainius Janeliūna, Responsable de la gestion de projet et des processus
Types de projets : initiatives informatiques complexes inter-entreprises
Pressions externes : de nombreux projets se déroulant simultanément, maintien de la stabilité opérationnelle tout en exécutant de nouveaux projets, planification budgétaire annuelle
Historique de l'outil : Excel, Jira
Les problèmes ont laissé entendre : planification lente et éparpillée, pas de vue d'ensemble claire, Excel et Jira étant forts mais une combinaison insuffisante
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Le groupe ACME est basé en Lituanie et comprend 36 entreprises qui distribuent des biens électroniques sur divers marchés. Toutes les fonctions opérationnelles et de support sont gérées dans un centre de services partagés, où le département informatique gère des projets pour chaque entreprise du groupe. Le leader de la gestion de projet et de processus, Dainius Janeliūna, partage comment GanttRPO aide à la planification stratégique et à la vue d'ensemble. Parmi ses principaux objectifs figure la compréhension des projets prévus, de leurs chevauchements et de la disponibilité des ressources nécessaires pour les réaliser.
Comme il l'explique, “Nous ne nous concentrons pas sur un seul projet. Nous regardons la liste complète et les ressources qui la soutiennent.”
“GanttPRO nous aide à comprendre ce qui se passe le mois prochain, le trimestre prochain et même l'année prochaine. Nous pouvons voir clairement quand trop de projets se déroulent en même temps.”
Lutte
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Il est intéressant de noter que GanttPRO existait déjà dans l'entreprise et a été redécouvert lorsque les besoins de l'équipe ont augmenté. «Ce n'est pas que je cherchais un nouvel outil», dit Dainius. «Il était déjà ici et nous y sommes revenus.»
Avant de revenir à GanttPRO, ACME s'appuyait sur Jira pour le travail quotidien et des feuilles de calcul Excel pour la planification à long terme. Ce mélange était accessible, aidait à l'exécution et est encore largement utilisé dans l'entreprise. Cependant, il était insuffisant pour une visibilité stratégique.
«Jira est excellent pour les tâches détaillées, mais parfois c'est trop détaillé», a-t-il déclaré. «Nous voulions prendre du recul et voir une vue d'ensemble.»
Alors que les plans évoluaient et que le nombre de projets augmentait, les feuilles de calcul Excel montraient progressivement un manque de flexibilité. L'équipe en est arrivée à la conclusion qu'il fallait quelque chose de visuel, rapide et simple.
Solution
Actuellement, seules quelques personnes travaillent dans GanttPRO, principalement des chefs de projet et des rôles de gouvernance, car l'outil est utilisé uniquement à des fins stratégiques. D'autres participants au projet, tels que les développeurs et les spécialistes techniques, gèrent leurs tâches quotidiennes dans Jira et sont utilisés comme ressources virtuelles. Cela apporte de la clarté sans ajouter de nombreux utilisateurs et est devenu l'une des fonctionnalités clés que Dainius souligne.
Après avoir ajouté tous les spécialistes à un projet, une autre couche essentielle apparaît, qui est de comprendre la capacité et la distribution des ressources.
“Une fois que vous avez tout assigné correctement, vous pouvez immédiatement voir où se trouvent les lacunes. Vous voyez qui est surchargé et qui a de la place. Cela devient évident tout de suite.”Pour un centre de services partagé qui soutient de nombreuses entreprises, la visibilité du projet est cruciale pour garder tout sur la bonne voie. Portefeuille de Projets est l'une des raisons principales pour lesquelles l'équipe utilise GanttPRO. "C'est pourquoi nous utilisons cet outil en premier lieu - pour gouverner les projets, pas vraiment gérer un seul projet, mais pour les lister tous et comprendre la vue d'ensemble."
L'interface était facile à adopter. "C'est assez simple et intuitif. Comme des feuilles Excel où vous mettez les colonnes que vous voulez." Cette simplicité a été suivie de la capacité à créer des projets rapidement, à assigner des ressources et à visualiser le plan de toute l'année.
Impact
À quoi ressemble votre travail maintenant avec GanttPRO ?
Avec GanttPRO, le paysage de projets d'ACME a subi d'importants changements : au lieu de passer d'un tableur à des tableaux Jira détaillés, l'équipe dispose désormais d'un espace partagé où tous les projets et ressources se rejoignent.
“GanttPRO nous aide à comprendre ce qui se passe le mois prochain, le trimestre prochain et même l'année prochaine. Nous pouvons voir clairement quand trop de projets se déroulent en même temps.”
L'outil soutient également la prise de décision rapide. Maintenant, si un nouveau projet apparaît, ils peuvent immédiatement vérifier si l'équipe peut le prendre en charge et comment il peut être intégré dans la charge de travail. “Vous assignez les ressources virtuelles, et l'image devient claire,” explique Dainius. “Cela vous montre la réalité.”
La simplicité et la visibilité dans l'utilisation ont fait de GanttPRO un choix naturel pour l'équipe d'ACME une fois de plus. “Nous utilisons largement Jira pour le travail quotidien, mais GanttPRO fonctionne mieux pour la gouvernance de projet et pour voir l'ensemble du portefeuille. Cela aide vraiment à visualiser le pipeline avec précision.”