ACME VALDA: gestionando iniciativas de TI entre empresas con GanttPRO
“Ya no hay excusas. La gente solía decir: ‘No sabía que tenía que hacer esto.’ Ahora simplemente inician sesión y ven exactamente lo que tienen que hacer.”
Una historia sobre cómo EFG superó las hojas de cálculo dispersas para aportar claridad y estructura a veinte proyectos paralelos.
Descripción de la empresa
Empresa: ACME VALDA
Rol entrevistado: Dainius Janeliūna, Líder de Gestión de Proyectos y Procesos
Tipos de proyectos: iniciativas complejas de TI entre empresas
Presiones externas: numerosos proyectos que ocurren simultáneamente, mantener la estabilidad operativa mientras se ejecutan nuevos proyectos, planificación del presupuesto anual
Historia de la herramienta: Excel, Jira
Los problemas indicaron: planificación lenta y dispersa, falta de una visión más amplia, Excel y Jira son fuertes pero una combinación insuficiente
Resumen
Antecedentes de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
El Grupo ACME tiene su sede en Lituania e incluye 36 empresas que distribuyen productos electrónicos en varios mercados. Todas las funciones operativas y de soporte se gestionan en un centro de servicios compartidos, donde el departamento de TI ejecuta proyectos para cada empresa del grupo. El líder detrás de la gestión de proyectos y procesos, Dainius Janeliūna, comparte cómo GanttRPO ayuda con la planificación estratégica y la visión general. Entre sus principales objetivos está entender qué proyectos están planificados, cómo se superponen y si el equipo tiene suficientes recursos para llevarlos a cabo.
Como explica, “No nos estamos enfocando en un solo proyecto. Miramos la lista completa y los recursos detrás de ella.”
“GanttPRO nos ayuda a entender lo que está sucediendo en el próximo mes, el próximo trimestre e incluso el próximo año. Podemos ver claramente cuándo hay demasiados proyectos sucediendo al mismo tiempo.”
Lucha
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Curiosamente, GanttPRO ya existía en la empresa antes y fue redescubierto cuando aumentaron las necesidades del equipo. “No es que estuviera buscando una nueva herramienta”, dice Dainius. “Ya estaba aquí y volvimos a ella.”
Antes de regresar a GanttPRO, ACME dependía de Jira para el trabajo diario y hojas de cálculo de Excel para la planificación a largo plazo. Esta mezcla era accesible, ayudaba con la ejecución y todavía se usa ampliamente en la empresa. Sin embargo, era insuficiente para la visibilidad estratégica.
“Jira es genial para tareas detalladas, pero a veces es demasiado detallada”, dijo. “Queríamos dar un paso atrás y ver una imagen más grande.”
A medida que los planes cambiaban y el número de proyectos crecía, las hojas de cálculo de Excel mostraban gradualmente falta de flexibilidad. El equipo llegó a la conclusión de que se necesitaba algo visual, rápido y simple.
Solución
Actualmente, solo unas pocas personas trabajan dentro de GanttPRO, principalmente gerentes de proyectos y roles de gobernanza, ya que la herramienta se utiliza solo con fines estratégicos. Otros participantes del proyecto, como desarrolladores y especialistas técnicos, gestionan sus tareas diarias en Jira y se utilizan como recursos virtuales. Proporciona claridad sin agregar numerosos usuarios y se ha convertido en una de las funciones clave que Dainius destaca.
Después de agregar a todos los especialistas a un proyecto, viene otra capa esencial que es comprender la capacidad y distribución de recursos.
“Una vez que asignes todo correctamente, podrás ver de inmediato dónde están las brechas. Ves quién está sobrecargado y quién tiene espacio. Se vuelve obvio de inmediato.”Para un centro de servicios compartidos que apoya a muchas empresas, la visibilidad del proyecto es crucial para mantener todo en orden. Portafolio de Proyectos es una de las razones principales por las que el equipo está utilizando GanttPRO. "Por eso estamos utilizando esta herramienta en primer lugar: para gobernar los proyectos, no realmente gestionar un solo proyecto, sino para enumerarlos todos y entender la vista completa."
La interfaz fue fácil de adoptar. "Es bastante sencilla e intuitiva. Como hojas de Excel donde pones las columnas que deseas." Esta simplicidad fue seguida por la capacidad de crear proyectos rápidamente, asignar recursos y visualizar el plan de todo el año.
Impacto
¿Cómo se ve tu trabajo ahora con GanttPRO?
Con GanttPRO, el paisaje de proyectos de ACME ha pasado por algunos cambios importantes: en lugar de alternar entre hojas de cálculo y tableros detallados de Jira, el equipo ahora tiene un espacio compartido donde se reúnen todos los proyectos y recursos.
“GanttPRO nos ayuda a entender lo que está sucediendo en el próximo mes, el próximo trimestre e incluso el próximo año. Podemos ver claramente cuándo hay demasiados proyectos sucediendo al mismo tiempo.”
La herramienta también apoya la toma de decisiones rápida. Ahora, si aparece un nuevo proyecto, pueden verificar instantáneamente si el equipo puede asumirlo y cómo se puede ajustar a la carga de trabajo. “Asignas los recursos virtuales y la imagen se vuelve clara,” explica Dainius. “Te muestra la realidad.”
La simplicidad y visibilidad en el uso hicieron de GanttPRO una opción natural para el equipo de ACME una vez más. “Usamos ampliamente Jira para el trabajo diario, pero GanttPRO funciona mejor para la gobernanza de proyectos y para ver todo el portafolio. Realmente ayuda a visualizar el flujo con precisión.”