Europäische Möbelgruppe: das Ende der Tabellenüberlastung mit GanttPRO
„Es gibt keine Ausreden mehr. Früher sagten die Leute: ‚Ich wusste nicht, dass ich das tun sollte.‘ Jetzt loggen sie sich einfach ein und sehen genau, was sie tun müssen.“
Eine Geschichte darüber, wie EFG über verstreute Tabellen hinausging, um Klarheit und Struktur in zwanzig parallele Projekte zu bringen.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Europäischer Möbelhersteller
Rolle des Befragten: Andreas Mattison, Leiter Produktentwicklung & Nachhaltigkeit
Projektarten: mehrstufige Produktentwicklungsprojekte, Nachhaltigkeitsprojekte und langfristige strategische Projekte
Externe Druck: lange Entwicklungszyklen, viele beteiligte Abteilungen, Lieferanten, Zertifizierungen, Anforderungen an die Nachhaltigkeit
Tool-Historie: nur Excel, kein PM-System vor GanttPRO
Hinweis auf Probleme: inkonsistente Nutzung von Excel durch viele Teammitglieder, Überlastung zwischen Abteilungen, mangelnde Sichtbarkeit
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Die European Furniture Group ist ein globaler Anbieter von Büromöbeln mit Sitz in Schweden. Alle Inneneinrichtungen spiegeln eleganten skandinavischen Stil wider und sind für ihre lange Lebensdauer bekannt.
Die Philosophie von EFG basiert auf hochwertigen Materialien, einem nachhaltigen Herstellungsansatz und einem mehrstufigen Entwicklungszyklus, der Spezialisten aus verschiedenen Bereichen zusammenbringt. Das Team, einschließlich Produktentwickler, Beschaffung, Marketing, Nachhaltigkeit und Lieferkette, kann gleichzeitig an zahlreichen Aktivitäten arbeiten, sodass der Prozess allmählich von frühen Erkenntnissen bis zum endgültigen Start übergeht.
“Wir suchten nach einem Programm, das einfach genug war, damit wir alles an einem Ort hatten, sogar die kleinen Aktionen.”
Kampf
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Zuvor war EFG auf Microsoft Excel angewiesen, das für viele Teammitglieder tatsächlich zugänglich und vertraut war. Für eine Arbeitslast dieser Größenordnung erwies sich jedoch das Management von Aufgaben über unzählige Tabellen als ineffektiv. Andreas, Leiter der Produktentwicklung und Nachhaltigkeit, beschrieb dieses Problem perfekt: "Wir hatten 20 Projekte und 20 Aktionsprotokolle, die gleichzeitig liefen. Jeder musste 20 verschiedene Tabellen öffnen, nur um seine Aufgaben zu finden."
Neue hinzuzufügen war eine chaotische Erfahrung und einige Teile gingen schließlich verloren oder wurden rückgängig gemacht. Wie Andreas mit einem anderen Beispiel erklärt: "Unser Marketingkoordinator hatte vielleicht vier Aktionen in jedem Projekt, aber in mehr als zehn Projekten waren es zu viele Eingabepunkte. Es war unmöglich, Prioritäten zu setzen."
Projektteilnehmer waren einfach nicht in der Lage, all ihre Verantwortlichkeiten zu verfolgen, während Projektleiter sie ständig daran erinnern mussten, was zu tun war, zusätzliche Synchronisationsanrufe führen und manuell hinterherjagen mussten. "Das war nicht in Ordnung. Die Leute kamen zu Projektbesprechungen, ohne zu wissen, welche Aktionen sie im Projekt hatten.", hebt Andreas hervor.
Das Team wollte ein Tool, mit dem jeder schnell seine Aufgaben in allen Projekten visualisieren, einfach aktualisieren und neue in das Protokoll hinzufügen konnte.
Eine der Prioritäten bei der Suche nach einem neuen Tool war die Benutzerfreundlichkeit von Excel, jedoch mit zusätzlicher Klarheit und Struktur.
“Wir suchten nach einem Programm, das einfach genug war, damit wir alles an einem Ort haben, sogar die kleinen Aktionen.”
Lösung
GanttPRO hatte die Kernfunktion, die EFG benötigte. “Jeder nutzt GanttPRO: Marketing, Beschaffung, Koordinatoren. Die Teams mögen besonders den Mein Aufgaben-Tab, da sie sich einloggen und sofort ihre Aktivitäten in allen zwanzig Projekten sehen.” Das wurde der Wendepunkt, das Zentrum eines Workflows, das das Problem des langsamen Arbeitstempos zwischen den Abteilungen löste.
“Es gibt keine Ausreden mehr. Früher sagten die Leute: ‘Ich wusste nicht, dass ich das tun sollte.’ Jetzt loggen sie sich einfach ein und sehen genau, was sie tun müssen.”Mit automatischen Benachrichtigungen und einem synchronisierten Outlook-Kalender begann das Tool für das Team zu arbeiten, nicht umgekehrt. GanttPRO wurde nahtlos in die sehr wichtigen Tools integriert: „Sie müssen sich nicht einmal in ein anderes Programm einloggen. Sie können von Outlook aus arbeiten. Sie können von Teams aus arbeiten. Es gibt keine Ausrede, um Ihre Aufgaben nicht zu erledigen.“
Infolgedessen wurde das, was früher regelmäßige Synchronisationsbesprechungen erforderte, mit monatlichen Check-ins handhabbar, und der Fokus wurde endlich von der Erinnerung an die Projektteilnehmer auf die tatsächliche Diskussion des Arbeitsinhalts verlagert.
„Wir haben den Fokus von der Tabelle weggenommen, um tatsächlich zu besprechen, woran wir im Projekt arbeiten. Der richtige Fokus.“In den Besonderheiten von EFG, wo die Produktion erhebliche menschliche und finanzielle Ressourcen erfordert, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der Grenzen bleibt. Hier hilft das Dashboard dem Team mit schnellen Berichten: "Wenn ich meine Sitzungen der Steuerungsgruppe vorbereite, gibt mir das Dashboard ein schnelles Verständnis: Sind wir im Budget? Wie viele Stunden? Halten wir uns an die Zeit? Alles ist da."
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Von Produkteinführungen bis hin zu Nachhaltigkeitsinitiativen, einschließlich eines wichtigen Programms zur Klimaneutralität, das bis 2040 läuft, wurde GanttPRO sowohl zu einem täglichen als auch zu einem strategischen Werkzeug in allen Abteilungen. Da die Arbeit sichtbarer wurde, hatten die Teammitglieder keine Schwierigkeiten mit der Verantwortung und den Aktualisierungen des Aktionsprotokolls. Abteilungen, die früher Schwierigkeiten mit der Priorisierung hatten, können jetzt ohne Überlastung und Chaos vorankommen.
Heute laufen die Prozesse von EFG reibungslos dank operativer Klarheit und Konsistenz, während die Unsicherheit im Projektmanagement hinterlassen wurde.