Ecolibra: 75 Projekte mit GanttPRO im Griff behalten
„Wir nutzen es täglich. Es hilft den Menschen, ihre Aufgaben jeden Tag zu verfolgen, während wir alles vorhersehbar und unter Kontrolle halten können, falls es Änderungen gibt.“
Eine Geschichte darüber, wie ein Unternehmen für Umwelttechnik über 75 Initiativen gleichzeitig mit GanttPRO verwaltet.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Ecolibra
Interviewte Rolle: Valéria Monteiro (Projektleiterin), Felipe Guimarães Silveira (Betriebskoordinator)
Projektarten: mehrstufige, langfristige Umwelttechnikprojekte
Externe Drucke: staatliche Lizenzierung und Vorschriften, strenge Fristen, Änderungen der Anforderungen, Fristen und Änderungen auf der Kundenseite
Werkzeuggeschichte: Excel
Angesprochene Probleme: Verlust der Sichtbarkeit im großen Maßstab, Excel konnte die Arbeitslast nicht unterstützen, Koordination und ordnungsgemäße Berichterstattung, lizenzbedingte Unsicherheit,
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Ecolibra ist ein Ingenieurbüro, das umwelt- und genehmigungsbezogene Projekte in verschiedenen Sektoren wie Industrie, Energie, Immobilien, Bauwesen und anderen durchführt. Geschätzt über 200 Arten von Studien und Nachhaltigkeitslösungen wird jede Initiative individuell behandelt, während das Team schrittweise daran arbeitet, Vorlagen zu implementieren, um die Prozesse schneller und einfacher zu kontrollieren.
„Wir nutzen es täglich. Es hilft den Menschen, ihre Aufgaben jeden Tag zu verfolgen, während wir alles vorhersehbar und unter Kontrolle halten können, falls es zu Änderungen kommt.”
„Wir nutzen es täglich. Es hilft den Menschen, ihre Aufgaben jeden Tag zu verfolgen, während wir alles vorhersehbar und unter Kontrolle halten können, falls es Änderungen gibt.“
Kampf
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Eine der Hauptprobleme von Ecolibra sind die Zeitpläne für staatliche Lizenzen, Vorschriften und sich ändernde Anforderungen, die zusammen starken externen Druck und strenge Arbeitsablaufbeschränkungen erzeugen. Trotz langer Projektzyklen erfordern die meisten Initiativen klare Start- und Enddaten, was eine Wasserfallstruktur zur natürlichen Basis macht.
Vor GanttPRO verwendete das Team Excel-Tabellen. Schließlich, als die Anzahl der Projekte wuchs und die Arbeit zunehmend komplexer wurde, wurde es unmöglich, die Komponenten zu verwalten.
“Wir benötigten ein Werkzeug, das hilft, die Menschen zu koordinieren und das Budget vorherzusagen. Wir müssen wissen, was passiert.”
Nach dem Testen vieler Alternativen wählten sie GanttPRO, weil es Struktur brachte, im Browser leicht zugänglich war und robust genug für das Niveau der benötigten Analysen war. Darüber hinaus war Filipe bereits mit GanttPRO vertraut, während er an seinen MBA-Projektmanagementstudien arbeitete.
Lösung
Für Valeria ist die Überwachung aller Aufgaben zusammen der routinemäßige Schritt zur Verfolgung von Arbeitsabläufen und zur schnellen Überprüfung des Status. Die Listenansicht kombiniert Aufgaben aus allen Projekten und gibt einen Überblick ohne Mikromanagement.
„Ich brauche Geschwindigkeit, weil ich Aufgaben in mehreren Gruppen überwache. Ich verlasse mich auf meine Aufgabenliste und Filter nach Zuständigen und Status, um einen klaren Überblick darüber zu behalten, was passiert und wo Änderungen vorgenommen werden sollten.“Regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung gehört zu den Hauptaufgaben von Valeria, die mit Hilfe von GanttPROs Export erreicht wird. Anstatt Projekte einzeln zu exportieren, werden die Daten in einer einzigen Einheit präsentiert, die von Power BI unterstützt wird, um den Status und die KPIs des Teams anzuzeigen.
Da der Workflow von Ecolibra von kleinen Engagements bis hin zu großen und hochbudgetierten Streams variiert, sollte auf jeder Ebene eine Struktur implementiert werden. Hier kommt das Portfolio am meisten zum Tragen: durch Gruppierung von Projekten und Kombination von Daten aus mehreren Initiativen für eine umfassendere Sicht.
Zeit und Ressourcen sind wichtige Prioritäten für Ecolibra und sollten sorgfältig behandelt werden. Personen Aufgaben zuzuweisen und die aufgewendeten Stunden zu erfassen, während die Betriebskosten wie Transport, Essen, Hotels und andere berufliche Ausgaben verfolgt werden, sind zwei separate Ebenen in GanttPRO für maximale Klarheit und Analyse.
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Heute hat die 3-jährige Nutzung von GanttPRO dem Team auf verschiedene Weise Vorteile gebracht: Die Portfolio-Funktion bietet eine abgestimmte Ansicht für alle Projektmitglieder, Aufgaben werden an einem Ort überprüft, wodurch Übertragungen aus vorherigen Wochen verhindert werden, die Listenansicht gibt Valeria die Kontrolle über alle Initiativen, und regelmäßige Berichte – klarer Status für die Führung. All diese Komponenten bringen Struktur und Vorhersehbarkeit zusammen, die die Schlüssel zu einer erfolgreichen Lieferung sind.