Ecolibra: GanttPRO ile 75 projeyi yolunda tutmak
“Her gün kullanıyoruz. İnsanların her gün görevlerini takip etmelerine yardımcı oluyor, biz de herhangi bir değişiklik durumunda her şeyi öngörülebilir ve kontrol altında tutabiliyoruz.”
Bir çevre mühendisliği şirketinin GanttPRO ile aynı anda 75'ten fazla girişimi nasıl yönettiğine dair bir hikaye.
Şirket genel görünümü
Şirket: Ecolibra
Görüşülen rol: Valéria Monteiro (Proje Yöneticisi), Felipe Guimarães Silveira (Operasyon Koordinatörü)
Proje türleri: çok aşamalı, uzun süreli çevresel mühendislik projeleri
Dış baskılar: hükümet lisanslama ve düzenlemeleri, sıkı zaman çizelgeleri, gereksinimlerdeki değişiklikler, son tarihler ve müşteri tarafındaki değişiklikler
Araç geçmişi: Excel
Belirtilen sorunlar: ölçekle görünürlük kaybı, Excel iş yükünü destekleyemedi, koordinasyon ve uygun raporlama, lisans kaynaklı belirsizlik,
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Ecolibra, sanayi, enerji, gayrimenkul, inşaat ve diğerleri gibi çeşitli sektörlerde çevre ve lisansla ilgili projeler sunan bir mühendislik şirketidir. 200'den fazla türde çalışma ve sürdürülebilirlik çözümü ile her girişim bireysel olarak ele alınmakta, ekip süreçleri daha hızlı ve daha kolay kontrol edebilmek için şablonları uygulamak üzere kademeli olarak çalışmaktadır.
“Bunu günlük olarak kullanıyoruz. Bu, insanların her gün görevlerini takip etmelerine yardımcı olurken, herhangi bir değişiklik durumunda her şeyi öngörülebilir ve kontrol altında tutmamızı sağlıyor.”
“Her gün kullanıyoruz. İnsanların her gün görevlerini takip etmelerine yardımcı olurken, herhangi bir değişiklik durumunda her şeyi öngörülebilir ve kontrol altında tutabiliyoruz.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
Ecolibra'nın en büyük zorluklarından biri, hükümet lisans zamanlamaları, düzenlemeler ve değişen gereksinimlerdir; bunlar birlikte güçlü bir dış baskı ve katı iş akışı kısıtlamaları yaratır. Uzun proje döngülerine rağmen, çoğu girişim net başlangıç ve bitiş tarihleri gerektirir ve bu da bir şelale yapısını doğal bir temel haline getirir.
GanttPRO'dan önce, ekip Excel elektronik tablolarını kullanıyordu. Sonunda, projelerin sayısı arttıkça ve iş giderek karmaşıklaştıkça, bileşenlerini yönetmek imkansız hale geldi.
“İnsanları koordine etmeye ve bütçeyi tahmin etmeye yardımcı olacak bir araca ihtiyacımız vardı. Neler olup bittiğini bilmemiz gerekiyor.”
Pek çok alternatifi test ettikten sonra, GanttPRO'yu seçtiler çünkü yapı sağlıyordu, tarayıcıda erişimi kolaydı ve ihtiyaç duydukları analiz seviyesine yeterince sağlamdı. Ayrıca, Filipe MBA proje yönetimi çalışmalarında GanttPRO ile daha önce tanışmıştı.
Çözüm
Valeria için tüm görevleri birlikte izlemek, iş akışlarını takip etmek ve aşamayı hızlı bir şekilde kontrol etmek için rutin bir adımdır. Liste görünümü, tüm projelerdeki görevleri birleştirir ve mikro yönetim olmadan genel bir bakış sunar.
“Birden fazla gruptaki görevleri izlediğim için hıza ihtiyacım var. Ne olduğunu ve nerede değişiklik yapılması gerektiğini net bir şekilde görmek için görev listeme ve atanan kişi ile durum filtrelerine güveniyorum.”Yönetici liderliğine düzenli raporlama, Valeria'nın ana sorumluluklarından biridir ve bu, GanttPRO'nun dışa aktarımı yardımıyla gerçekleştirilir. Projeleri tek tek dışa aktarmak yerine, veriler, durum ve ekibin KPI'larını görüntülemek için Power BI tarafından desteklenen tek bir birim biçiminde sunulmaktadır.
Ecolibra'nın iş akışı küçük angajmanlardan büyük ve yüksek bütçeli akışlara kadar değiştiğinden, her seviyede bir yapı uygulanmalıdır. İşte burada Portföy en çok fayda sağlar: projeleri gruplandırarak ve daha büyük bir resim için birden fazla girişimden verileri birleştirerek.
Zaman ve kaynaklar Ecolibra'nın güçlü öncelikleridir ve her biri dikkatle ele alınmalıdır. İnsanlara görev atamak ve harcanan saatleri kaydetmek, ulaşım, yiyecek, oteller ve diğer profesyonel giderler gibi operasyonel maliyetleri izlerken, GanttPRO'da maksimum netlik ve analiz için iki ayrı katmandır.
Etkisi
GanttPRO ile işiniz şimdi nasıl görünüyor?
Bugün, GanttPRO'yu 3 yıldır kullanmak ekibe birkaç şekilde fayda sağladı: Portföy özelliği, tüm proje üyeleri için uyumlu bir görünüm sağlıyor, görevler bir yerde gözden geçiriliyor, önceki haftalardan devretmeleri önlüyor, Liste görünümü Valeria'ya tüm girişimler üzerinde kontrol sağlıyor ve düzenli raporlar - liderlik için net bir durum. Tüm bu bileşenler, başarılı bir teslimatın anahtarı olan yapı ve öngörülebilirliği bir araya getiriyor.