Ускорение цифровизации: как Австрийский интеграционный фонд восстановил свой рабочий процесс с GanttPRO
“Большинство инструментов останавливают меня, GanttPRO помогает мне.”
История о том, как ÖIF преобразовал свой рабочий процесс цифровизации, перейдя от фрагментированного и ручного планирования к полной ясности проекта.
Обзор компании
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Роль интервьюируемого: Др. Эрих Лангер
Координатор проекта (координация сложных многоотраслевых инициатив)
Типы проектов: проекты, связанные с интеграцией и обучением
Внешние факторы: сложность проекта, изменение системы, соблюдение норм, сроки, изменения в политике
История инструмента: бесплатное программное обеспечение, похожее на Excel
Указанные проблемы: отсутствие структуры, несоответствие, путаница, ручная работа, неясные рабочие процессы
Резюме
Контекст компании
На чем сосредоточена ваша компания?
Австрийский интеграционный фонд является центральным агентством, которое поддерживает лиц, имеющих право на убежище и субсидированную защиту, перемещенных лиц и иммигрантов в их интеграции в австрийское общество. Основная миссия ÖIF заключается в содействии языковой, социальной и профессиональной интеграции через различные услуги, такие как курсы ценностей и ориентации, программы по изучению немецкого языка, целевые инициативы для женщин с миграционным прошлым и квалифицированных иммигрантов.
В последние годы учреждение быстро движется к цифровизации. Процессы на бумажной основе постепенно заменяются, центральное приложение базы данных, которое хранит всю соответствующую информацию о перемещенных лицах и поддерживает межведомственную координацию, должно постоянно обновляться, и вводятся новые цифровые инструменты, такие как мобильное приложение для сотрудников. Объем и сложность проектов требуют значительного вовлечения людей и четкой координации для всех участников.
“Большинство инструментов останавливают меня, GanttPRO помогает мне.”
Главный вызов
Как выглядел ваш подход до появления GanttPRO?
Перед GanttPRO доктор Эрич Лангер замечает, что процесс управления был фрагментированным и в основном ручным. Изначально была доступна только бесплатная Excel-программа для четкого визуального представления проектов, но она быстро достигла своих пределов. Невозможно было получить обзор нескольких проектов одновременно, а такие функции, как назначение ответственности или связывание задач, были очень ограничены.
В качестве координатора проектов для цифровых инициатив ÖIF Эрич тесно сотрудничает с менеджерами проектов, чтобы определить цели проекта и создать ментальные карты. Однако, помимо существующих инструментов, таких как Word для организационных диаграмм или планов структуры проекта, ему не хватало мощного графического программного обеспечения на основе Ганта для мониторинга, эффективного отслеживания и управления сроками проекта. Существующий набор инструментов не предоставлял необходимой структуры для надежной корректировки расписаний без создания путаницы. Это сделало необходимость в профессиональном инструменте управления проектами все более очевидной.
Почему GanttPRO
GanttPRO принес структуру и видимость, которых не хватало. Функция Портфолио стала отличным инструментом для одновременного просмотра нескольких проектов. Это мгновенно дало Эриху четкий обзор текущих проектов и позволило ему выявить потенциальные синергии или рано обнаружить узкие места. "Я знаю, что другие компании тоже предлагают это, и даже по более высокой цене, чем ваше решение, например, Microsoft Project", отмечает он. Возможность получать доступ ко всем деталям из одного места стала необходимостью в его рабочем процессе.
График Ганта, являясь основой GanttPRO, стал основой ясности временной шкалы для Эриха. Он использует его, чтобы разбить проект на четкие структурированные шаги, а также для мониторинга прогресса. Эта структура позволяет ему гарантировать, что проект остается на правильном пути и будет завершен в срок.
Еще одно заметное преимущество для него - интуитивность инструмента. "Что мне больше всего нравится в вашем программном обеспечении, так это то, что оно очень интуитивно и легко в использовании. Это критически важно при выборе инструмента, потому что большинство программ на рынке очень сложные. Я хочу программное обеспечение, которое помогает мне, а не то, которое мешает мне."
По мере развития цифровизации обмен проектами также стал необходимым. "Вы даже можете поделиться ссылкой с другими заинтересованными сторонами, у которых нет лицензии, и они смогут легко просматривать все, отслеживать изменения в реальном времени и фильтровать по различному содержимому," отмечает он.
Как GanttPRO улучшает процессы
Как сейчас выглядит ваша работа с GanttPRO?
Эрих использует GanttPRO на протяжении всего жизненного цикла проекта: в основном в начале, когда вводит все рабочие единицы, а позже кратко для ежедневного мониторинга. Он также координирует и обучает других менеджеров проектов, хотя внедрение на уровне всей организации все еще развивается из-за культурного компонента. Благодаря шаблонам, обширной документации, а также письменным и видеоматериалам о GanttPRO и управлении проектами, Эрих стал одним из ключевых двигателей прогресса в ÖIF.
Программное обеспечение делает все, что вы думаете: вам не нужно догадываться, какова его цель и как работает каждая функция
Хотя внедрение внутри организации все еще развивается, после двух лет Эрих не может представить себе работу без GanttPRO. Этот инструмент стал важной частью того, как он визуализирует и контролирует проекты различной сложности в быстро меняющейся среде, обеспечивая ясность и надежность для уверенного управления.