Firma zajmująca się projektowaniem produktów usprawnia przepływ pracy: od zbierania wymagań
do wyników
“GanttPRO sprawia, że wszystkie zadania i kamienie milowe są jasne dla klientów i oszczędza zespołowi dużo czasu. Zaczęliśmy planować każdy projekt tam.”
Historia o uproszczeniu planowania projektów, zrównoważeniu obciążenia pracą i dzieleniu się jasnymi terminami dla klientów z GanttPRO.
Przegląd firmy
Firma: Design for Human Nature
Rola przesłuchana: Anika Albrecht, Kierownik Projektu i Konsultant
Rodzaje projektów: projekty projektowania wielostrumieniowego
Presje zewnętrzne: jasność harmonogramu skierowanego do klienta (klienci byli przytłoczeni zbyt „zaprojektowanymi” harmonogramami), równoległe strumienie pracy, zarządzanie kilkoma projektami i klientami jednocześnie, pozostawanie w granicach 8-godzinnych limitów obciążenia
Historia narzędzia: harmonogramy stworzone przez projektanta dla klientów (ręczne podejście)
Wskazane problemy: zbyt wiele czasu poświęconego na tworzenie harmonogramów dla klientów, klienci ich nie rozumieją, potrzeba lepszej koordynacji między projektami oraz widoczności obciążenia i możliwości
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Nasze portfolio jest bardzo różnorodne, od klasycznego projektowania graficznego, projektowania komunikacji i projektowania produktów po rozwój architektoniczny w zakresie wystaw, przestrzeni roboczych i innych projektów aranżacji wnętrz.
Specjalnym i łączącym aspektem naszej pracy jest skupienie na człowieku oraz jego wewnętrznej i zewnętrznej naturze. Niezależnie od tego, jak różne są nasze wyzwania projektowe, wszystko, co projektujemy, jest ostatecznie zawsze dla ludzi. Dlatego nazywamy się projektowaniem dla ludzkiej natury!
„W GanttPRO możemy faktycznie przyznać różne prawa projektantom w naszym zespole i zarządzać nimi na poziomie kosztów.”
Rozwiązanie
Jaką największą korzyść uzyskujesz z GanttPRO?
Szukaliśmy narzędzia, aby dzielić się harmonogramem naszego projektu z klientami, a następnie łatwo edytować go w naszym zespole. Wcześniej nasz projektant rysował harmonogram dla klientów. Było to jednocześnie dobre i złe. Z jednej strony harmonogramy były bardzo atrakcyjne. Rysowaliśmy je, pokazując nie tylko długość, ale także ich znaczenie i powiązania. Ale odkryliśmy, że większość klientów była nieco przytłoczona diagramem i tak naprawdę nie rozumiała, co w nim umieściliśmy.
“GanttPRO uczyniło wszystkie zadania i kamienie milowe jasnymi dla klientów i zaoszczędziło nam dużo czasu, więc postanowiliśmy przejść na to narzędzie. Zaczęliśmy planować każdy projekt w GanttPRO.”
Ustawiam każdy nowy projekt w GanttPRO, a następnie po prostu aktualizuję go szczegółowo w trakcie i widzę, jakie są nasze następne kroki. Koszty i prawa projektantów różnią się w zależności od projektu, więc chcieliśmy nimi zarządzać w ramach narzędzia do zarządzania projektami.
“W GanttPRO możemy faktycznie przyznać różne prawa projektantom w naszym zespole i zarządzać nimi na poziomie kosztów.”
Potrzebowaliśmy jasnej koordynacji przepływu pracy z przeglądem wszystkich projektów w toku.
W GanttPRO podoba mi się sposób, w jaki możemy łączyć różne części projektu. Uruchamiamy wszystkie strumienie projektu równolegle. Tak więc ustawiamy każdy projekt dla klienta, a następnie dzielimy go na kilka podprojektów, a następnie na zadania. W ten sposób mamy każdą pojedynczą zadanie, które musimy wykonać w jednym przeglądzie, co jest świetne!
“To zdecydowanie bardzo pomocne, ponieważ zarządzam trzema projektami i klientami jednocześnie. Bardzo przytłaczające, dużo się dzieje, ale korzystając z diagramów Gantta, zawsze mogę być na bieżąco i widzieć, na jakim etapie jesteśmy w każdym projekcie.”
Ulubione funkcje
Obecnie korzystamy z GanttPRO do projektów, w których pracujemy nad nowym środowiskiem pracy. To duża firma, dla której rozwijamy przestrzenie biurowe. Jednocześnie aktualizujemy branding tej firmy. Te dwa strumienie działają równolegle i bardzo pomocne jest korzystanie z GanttPRO, aby zobaczyć, ilu projektantów pracuje nad zadaniami i kontrolować, czy mają zaplanowane więcej niż 8 godzin na niektóre dni.
To bardzo pomocny przegląd, ponieważ możemy nieumyślnie przekroczyć 8-godzinne limity, a GanttPRO pomaga nam to zauważyć na czas.Gdy moje zadania są połączone, mogę zaznaczyć tryb automatycznego harmonogramowania, a cały mój plan się przesunie, gdy zmienię ramy czasowe dowolnego zadania w łańcuchu. A jeśli chcę, aby ramy czasowe zadań były zmieniane niezależnie, po prostu odznaczam tryb automatycznego harmonogramowania.
W ten sposób mogę podzielić się linkiem z klientem, a projekt pojawi się w statycznym, niezmiennym formacie. Tak więc, nawet jeśli nadal edytujemy projekt wewnętrznie, nie wpływa to na wersję raportu arkusza, którą wysłaliśmy naszym klientom na samym początku.
Czasami eksportujemy projekty do naszych najwyższych menedżerów, aby pokazać początkową konfigurację planu. W razie potrzeby drukujemy go, aby pokazać klientowi.
