EM Consulting: een klantgerichte benadering van projectzichtbaarheid met GanttPRO
“De tool maakt het mogelijk om taken, subtaken te bouwen, leveringen toe te wijzen, prioriteiten te stellen, en alles verloopt heel gemakkelijk. Het heeft alle mechanismen die je van een planningsinstrument wilt zonder de complexiteit van Microsoft Project.”
Een verhaal over hoe EMCONS klanten helpt de controle te behouden over complexe, door leveranciers geleide projecten door schema's om te zetten in een duidelijk, klantvriendelijk plan in GanttPRO.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: EM Consulting
Gevraagd rol: Eugenio Marogna, oprichter
Projecttypes: langdurige consultancy en implementaties van methodologie, klanten houden toezicht op de levering
Externe druk: grote operationele schaal aan de klantzijde, verwachtingen van planningsnauwkeurigheid, lange projectcycli
Geschiedenis van tools: Microsoft Project
Aangegeven problemen: Microsoft Project is vaak te complex voor niet-PM-klanten, complicaties bij samenwerking tussen organisaties
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
EM Consulting is een in Italië gevestigde onderneming met expertise in projectmanagement en één hoofddoel: klanten helpen hun projecten succesvol te leveren. Met zijn eigen ontwikkelde PM-methodologie ondersteunt EMCONS het proces en biedt het uitvoering van begin tot eind.
Eugenio Marogna, oprichter van het bedrijf, deelde hoe hun klantgerichte aanpak is opgebouwd en welke rol GanttPRO in dit proces speelt.
“Ik gebruik GanttPRO als een strategisch hulpmiddel. De projecten die ik implementeer zijn langdurig: bijvoorbeeld, de implementatie van de methodologie in de organisatie van een klant kan een jaar of anderhalf jaar duren. Dus ik ga niet in op alle details, maar de klanten gebruiken het zeer uitgebreid.”
Strijd
Hoe zag uw aanpak eruit voordat GanttPRO bestond?
Met meer dan 40 jaar ervaring in projectmanagement was Eugenio een langdurige gebruiker van Microsoft Project. Het werd zowel aan de kant van EMCONS als aan de kant van de klant geïmplementeerd, waardoor het een vertrouwd en betrouwbaar systeem werd. Maar naarmate de markt zich uitbreidde met nieuwe software en technologieën, werd het noodzakelijk om nieuwe richtingen te verkennen, omdat de meeste klanten van EMCONS een platform nodig hadden met een kortere leercurve en een gebruiksvriendelijkere ervaring. Dat is precies de reden waarom GanttPRO werd gekozen.
“Het was te ingewikkeld voor onze klant, die in de meeste gevallen niet bekend is met een PM-mechanisme, dus begonnen we naar een alternatief te zoeken. We vonden GanttPRO in de toplijst van meest gebruikte projectmanagementtools en besloten het een kans te geven.”
Oplossing
Eugenio herinnert zich dit moment zo: “Zodra we begonnen te experimenteren met GanttPro, ontdekten we dat het veel mogelijkheden had zonder te ingewikkeld te zijn. De interface was heel eenvoudig en het belangrijkste punt is dat het beschikbaar was vanuit de browser. Het is heel belangrijk voor ons, omdat het je platform niet aan een specifieke architectuur bindt, of het nu Windows, Mac, Linux of iets anders is.”
“Aangezien Eugenio en zijn team altijd samen met de klant werken, wordt een PM-tool een enkel systeem waar zowel EMCONS als de klant in werken. “Nadat we GanttPro aan onze klant hadden gepresenteerd, begonnen ze het intensief te gebruiken en kochten, geloof ik, 10 licenties. Het was echt een handige en betaalbare optie voor hen met veel mogelijkheden.”
“Ik gebruik GanttPRO als een strategisch hulpmiddel. De projecten die ik implementeer zijn langdurig: bijvoorbeeld, de implementatie van de methodologie binnen de organisatie van een klant kan een jaar of anderhalf jaar duren. Dus ik ga niet in detail, maar de klanten gebruiken het heel intensief.”
“Zodra je het plan hebt vastgesteld, ben je een lid van het team, en heb je de applicatie gedownload op je smartphone, het is echt een fluitje van een cent. Je voelt je gesteund, niet gecontroleerd.”“Zodra je de mijlpalen of opleveringen met de data instelt, wordt GanttPro zeer krachtig voor triggers.” Wat opviel in GanttPRO waren de zichtbare herinneringen – mijlpalen en vastgestelde deadlines. Deze belangrijke punten laten onmiddellijk zien of het project de goede kant op gaat en helpen de klanten van EMCON ook om de voortgang te volgen.
Omdat EMCONS en de klant altijd samen werken, was een eenvoudige interface en een minimale leercurve een vereiste. "In het begin was het een beetje uitdagend, niet omdat het product moeilijk is, maar omdat het geen Microsoft-product is. En als je gewend bent aan een ander hulpmiddel, probeer je de manier waarop je je interface gebruikt te repliceren," zegt Eugenio. "En dat kan heel gemakkelijk worden overwonnen met jouw ondersteuning."
Ondersteuning speelde een grote rol bij het verkennen van de functionaliteit en toonde snel aan hoe eenvoudig de interface in feite is. "Jouw ondersteuning bleek elke keer effectief te zijn. Jouw manager is erg gepassioneerd over wat ze doet, en ze begrijpt tussen de regels door, omdat de vraag soms op een vrij ruwe manier wordt gesteld. Ik voelde me erg op mijn gemak bij het werken met jouw klantenservice. En toen ik dat deed, ontdekte ik dat de gebruikersinterface vrij eenvoudig is."
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
“Het mechanisme maakt het mogelijk om taken, subtaken te bouwen, leveringen toe te wijzen, prioriteiten te stellen, en alles verloopt heel gemakkelijk. Het heeft alle functionaliteit die je wilt van een planningsinstrument zonder de complexiteit van Microsoft Project.”
Met GanttPRO heeft EMCONS het volgen van projecten gemakkelijker gemaakt voor klanten die niet gewend zijn aan PM-software. De browsergebaseerde tool en mobiele toegang verminderden wrijving, terwijl mijlpalen en deadlines duidelijke controlepunten voor toezicht boden. Klantenservice hielp bij het overwinnen van de initiële aanpassing en het sneller verkrijgen van waarde. Vervolgens zijn Eugenio en zijn team van plan om GanttPRO op te nemen in een boek over hun projectmanagementaanpak als een toegankelijke platform voor klanten.