Productontwerpbureau stroomlijnt de workflow: van het verzamelen van vereisten
tot resultaten
“GanttPRO maakt alle taken en mijlpalen duidelijk voor klanten en bespaart het team veel tijd. We zijn daar elke afzonderlijke project gaan plannen.”
Een verhaal over het stroomlijnen van projectplanning, het balanceren van de werklast en het delen van duidelijke klantgerichte tijdlijnen met GanttPRO.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Design for Human Nature
Gevraagd rol: Anika Albrecht, Projectmanager en Consultant
Projecttypes: multi-stream ontwerpprojecten
Externe druk: duidelijkheid van de klantgerichte tijdlijn (klanten waren overweldigd door te “ontworpen” tijdlijnen), parallelle werkstromen, het beheren van meerdere projecten en klanten tegelijk, binnen de 8-uur werkbelastinglimieten blijven
Geschiedenis van de tool: door de ontwerper gemaakte tijdlijnen voor klanten (handmatige aanpak)
Aangegeven problemen: te veel tijd besteed aan het maken van tijdlijnen voor klanten, klanten begrijpen ze niet, behoefte aan duidelijkere coördinatie tussen projecten en zichtbaarheid van werkbelasting en capaciteit
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Onze portfolio is zeer divers, van klassiek grafisch ontwerp, communicatiedesign en productontwerp tot architectonische ontwikkeling in termen van tentoonstellingen, werkruimtes en andere interieurontwerpprojecten.
Het speciale en verbindende aspect van ons werk is de focus op de mens en zijn interne en externe natuur. Hoe verschillend onze ontwerpproblemen ook zijn, alles wat we ontwerpen is uiteindelijk altijd voor mensen. Daarom noemen we ons ontwerp voor de menselijke natuur!
“In GanttPRO kunnen we de ontwerpers in ons team daadwerkelijk verschillende rechten geven en ze op kosteniveau beheren.”
Oplossing
Wat is het grootste voordeel dat je uit GanttPRO haalt?
We waren op zoek naar een tool om onze projecttijdlijn met klanten te delen en deze vervolgens eenvoudig binnen ons team te bewerken. Voorheen tekende onze ontwerper de tijdlijn voor klanten. Het was goed en slecht tegelijk. Enerzijds waren de tijdlijnen zeer aantrekkelijk. We tekenden ze en toonden niet alleen de lengte, maar ook hun belang en verbindingen. Maar we ontdekten dat de meeste klanten een beetje overweldigd waren door het diagram en niet echt begrepen wat we erin hadden gestopt.
“GanttPRO maakte alle taken en mijlpalen duidelijk voor klanten en bespaarde ons veel tijd, dus besloten we over te stappen op het hulpmiddel. We begonnen elk project in GanttPRO te plannen.”
Ik stel elk nieuw project in GanttPRO in en werk het vervolgens gewoon in detail bij terwijl ik ga en zie wat onze volgende stappen zijn. De kosten en rechten van ontwerpers variëren afhankelijk van het project, dus we wilden ze binnen een PM-tool beheren.
“In GanttPRO kunnen we verschillende rechten aan ontwerpers in ons team geven en ze op kostenniveau beheren.”
We hadden duidelijke workflowcoördinatie nodig met een overzicht van alle lopende projecten.
In GanttPRO vind ik het leuk hoe we verschillende delen van het project met elkaar kunnen koppelen. We laten alle projectstromen parallel lopen. Dus we stellen elk project voor een klant in en splitsen het vervolgens in verschillende subprojecten en vervolgens in taken. Op deze manier hebben we elke enkele taak die we moeten doen in één overzicht, wat geweldig is!
“Het is absoluut erg nuttig omdat ik tegelijkertijd drie projecten en klanten beheer. Erg overweldigend, er gebeurt veel, maar met behulp van Gantt-diagrammen kan ik altijd op de hoogte blijven en zien waar we staan met elk project.”
Favoriete functies
We gebruiken momenteel GanttPRO voor projecten waarbij we werken aan een nieuwe werkomgeving. Het is een groot bedrijf waarvoor we kantoorruimtes ontwikkelen. En tegelijkertijd upgraden we de branding voor dit bedrijf. Deze twee stromen lopen parallel en het is erg nuttig om GanttPRO te gebruiken en te zien hoeveel ontwerpers aan taken werken en te controleren of ze voor sommige dagen meer dan 8 uur gepland hebben.
Het is een zeer nuttig overzicht omdat we onbedoeld de 8-uur limieten kunnen overschrijden en GanttPRO ons helpt om dit tijdig op te merken.Zodra mijn taken zijn gekoppeld, kan ik de automatische planningsmodus controleren en zal mijn hele plan verplaatsen wanneer ik de tijdsbestekken van een taak in een keten wijzig. En als ik wil dat de tijdsbestekken van de taken onafhankelijk worden gewijzigd, vink ik gewoon de automatische planningsmodus uit.
Zo kan ik de link met een klant delen en zal het project in een statisch onveranderlijk formaat verschijnen. Dus, zelfs als we het project intern blijven bewerken, heeft dit geen invloed op de rapportageversie van het blad dat we in het begin naar onze klanten hebben gestuurd.
Soms exporteren we projecten naar onze topmanagers om de initiële opzet van een plan te laten zien. Indien nodig printen we het uit om het aan een klant te laten zien.
