ヨーロピアンファニチャーグループ: GanttPROによるスプレッドシートの過負荷の終わり
「もう言い訳はありません。人々は「これをするべきだとは知らなかった」と言っていました。今では、彼らは単にログインして、自分が何をしなければならないかを正確に見ることができます。」
EFGが散在するスプレッドシートを超えて、20の並行プロジェクトに明確さと構造をもたらした物語です。
会社概要
会社： ヨーロッパの家具メーカー
インタビューされた役割：アンドレアス・マティソン、製品開発および持続可能性責任者
プロジェクトの種類： マルチステップ製品開発プロジェクト、持続可能性および長期戦略プロジェクト
外部からの圧力：長い開発サイクル、多くの部門が関与、サプライヤー、認証、持続可能性要件
ツールの歴史：Excelのみ、GanttPRO以前にはPMシステムはありませんでした
指摘された問題：多くのチームメンバーによるExcelの不一致な使用、部門間の過負荷、可視性の欠如
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
ヨーロピアンファニチャーグループは、スウェーデンに本拠を置くグローバルなオフィス家具の供給業者です。すべてのインテリアピースは、エレガントなスカンジナビアスタイルを反映しており、長い耐用年数で知られています。
EFGの哲学は、高品質の材料、持続可能な製造アプローチ、および多段階の開発サイクルに基づいており、さまざまな分野の専門家を集めています。製品開発、調達、マーケティング、持続可能性、サプライチェーンを含むチームは、同時に多数の活動に取り組むことができるため、プロセスは初期の洞察から最終的なローンチへと徐々に進んでいきます。
“私たちは、すべてを一箇所にまとめられるほど簡単なプログラムを探していました。小さなアクションも含めて。”
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
以前、EFGはMicrosoft Excelに依存しており、多くのチームメンバーにとってはアクセス可能で親しみやすいものでした。しかし、その規模の作業量に対して、無数のスプレッドシートでタスクを管理することは非効率的でした。製品開発と持続可能性の責任者であるアンドレアスは、この問題を完璧に説明しました。「私たちは20のプロジェクトと20のアクションログを同時に進行させていました。誰もが自分のタスクを見つけるために20の異なるスプレッドシートを開かなければなりませんでした。」
新しいタスクを追加するのは混沌とした体験であり、最終的にいくつかの部分が失われたり、取り消されたりしました。アンドレアスが別の例で説明するように、「私たちのマーケティングコーディネーターは各プロジェクトに4つのアクションがあったかもしれませんが、10以上のプロジェクトではあまりにも多くのエントリーポイントがありました。優先順位を付けることは不可能でした。」
プロジェクトの参加者は、自分のすべての責任を追跡することができず、プロジェクトリーダーは常に何をすべきかを思い出させる必要があり、追加の同期コールを行い、手動で追いかけなければなりませんでした。「それは良くありませんでした。人々はプロジェクト会議に参加し、プロジェクト内でどのアクションがあるかさえ知らずに来ていました。」とアンドレアスは強調します。
チームは、すべてのプロジェクトで自分のタスクを迅速に視覚化し、簡単に更新し、新しいタスクをログに追加できるツールを望んでいました。
新しいツールを探す際の優先事項の1つは、Excelの使いやすさでしたが、その上に明確さと構造が追加されました。
“私たちは、すべてを1か所にまとめるのに十分簡単なプログラムを探していました。小さなアクションも含めて。”
ソリューション
GanttPROはEFGが必要としていたコア機能を持っていました。“誰もがGanttPROを使用しています：マーケティング、調達、コーディネーター。チームは特にマイタスクタブを好んでおり、ログインするとすぐに20のプロジェクト全体での活動を確認できます。”これは転機となり、ワークフローの中心となり、部門間の作業ペースの遅さの問題を解決しました。
“もう言い訳はありません。人々はかつて「これをするべきだとは知らなかった」と言っていました。今では、彼らはただログインして自分が何をすべきかを正確に見ることができます。”自動通知と同期されたOutlookカレンダーにより、ツールはチームのために機能し始めました。GanttPROは非常に重要なツールにシームレスに統合されました。「他のプログラムにログインする必要はありません。Outlookから作業できます。Teamsから作業できます。タスクを実行しない理由はありません。」
その結果、定期的な同期会議が必要だったものが、月次チェックインで管理可能になり、プロジェクト参加者へのリマインダーから実際に作業内容を議論することに焦点が移りました。
「スプレッドシートからプロジェクトで何に取り組んでいるかを実際に議論することに焦点を移しました。正しい焦点。」EFGの特性では、生産には多くの人的および財政的資源が必要であり、プロジェクトが限界内に留まることを保証することが非常に重要です。ここでダッシュボードがチームに迅速な報告を助けます："私が運営グループの会議を準備するとき、ダッシュボードは迅速な理解を提供します：予算内ですか？何時間ですか？時間を守っていますか？すべてがそこにあります。"
影響
GanttPROを使った今のあなたの仕事はどのようなものですか？
製品の発売から持続可能性の取り組みまで、2040年まで続く主要な気候中立プログラムを含むGanttPROは、各部門で日常的かつ戦略的なツールとなりました。作業がより可視化されるにつれて、チームメンバーは責任やアクションログの更新に苦労することはありませんでした。かつて優先順位を付けるのに苦労していた部門は、今では過負荷や混乱なしに進むことができます。
今日、EFGのプロセスは運用の明確さと一貫性のおかげでスムーズに進行しており、プロジェクト管理に関する不確実性は後に残されています。