Gruppo Europeo di Mobili: la fine del sovraccarico di fogli di calcolo con GanttPRO
“Non ci sono più scuse. La gente diceva: 'Non sapevo di dover fare questo.' Ora si collegano e vedono esattamente cosa devono fare.”
Una storia su come EFG è andata oltre i fogli di calcolo sparsi per portare chiarezza e struttura a venti progetti paralleli.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Produttore di mobili europeo
Ruolo intervistato: Andreas Mattison, Responsabile Sviluppo Prodotto e Sostenibilità
Tipi di progetti: progetti di sviluppo prodotto a più fasi, progetti di sostenibilità e progetti strategici a lungo termine
Pressioni esterne: lunghi cicli di sviluppo, molti dipartimenti coinvolti, fornitori, certificazioni, requisiti di sostenibilità
Storia dello strumento: solo Excel, nessun sistema di gestione progetti prima di GanttPRO
Problemi segnalati: utilizzo incoerente di Excel da parte di molti membri del team, sovraccarico tra i reparti, mancanza di visibilità
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la tua azienda?
European Furniture Group è un fornitore globale di mobili per ufficio con sede in Svezia. Tutti i pezzi d'interni riflettono un elegante stile scandinavo e sono noti per la loro lunga durata.
La filosofia di EFG si basa su materiali di alta qualità, un approccio di produzione sostenibile e un ciclo di sviluppo a più fasi, che riunisce specialisti di vari settori. Il team, che include sviluppatori di prodotti, approvvigionamento, marketing, sostenibilità e catena di approvvigionamento, può lavorare contemporaneamente su numerose attività, in modo che il processo possa gradualmente passare da intuizioni iniziali al lancio finale.
“Cercavamo un programma che fosse abbastanza facile, così abbiamo avuto tutto in un unico posto, anche le piccole azioni.”
Lotta
Com'era il tuo approccio prima di GanttPRO?
In precedenza, EFG si affidava a Microsoft Excel, che era accessibile e familiare per molti membri del team. Tuttavia, per un carico di lavoro di tale entità, gestire compiti attraverso innumerevoli fogli di calcolo si è rivelato inefficace. Andreas, responsabile dello sviluppo prodotto e della sostenibilità, ha descritto perfettamente questo problema: "Avevamo 20 progetti e 20 registri di azioni in corso simultaneamente. Tutti dovevano aprire 20 fogli di calcolo diversi solo per trovare i propri compiti."
Aggiungere nuovi compiti era un'esperienza caotica e alcune parti alla fine venivano perse o annullate. Come spiega Andreas con un altro esempio: "Il nostro coordinatore marketing aveva forse quattro azioni in ogni progetto, ma in più di dieci progetti erano troppi punti di ingresso. Era impossibile dare priorità."
I partecipanti al progetto erano semplicemente incapaci di tenere traccia di tutte le loro responsabilità, mentre i leader del progetto dovevano costantemente ricordare loro cosa fare, tenendo ulteriori chiamate di sincronizzazione e inseguendoli manualmente. "Non andava bene. Le persone venivano alle riunioni di progetto senza nemmeno sapere quali azioni avessero all'interno del progetto.", sottolinea Andreas.
Il team voleva uno strumento in cui tutti potessero visualizzare rapidamente i propri compiti in tutti i progetti, aggiornare facilmente e aggiungere nuovi compiti al registro.
Una delle priorità nella ricerca di un nuovo strumento era la facilità di Excel, ma con chiarezza e struttura aggiunte.
“Cercavamo un programma che fosse abbastanza semplice, in modo da avere tutto in un unico posto, anche le piccole azioni.”
Soluzione
GanttPRO aveva la funzione principale di cui EFG aveva bisogno. “Tutti usano GanttPRO: marketing, approvvigionamento, coordinatori. I team apprezzano particolarmente la Scheda Le mie attività poiché accedono e vedono immediatamente le loro attività in tutti e venti i progetti.” Questo è diventato il punto di svolta, il centro di un flusso di lavoro, risolvendo il problema del lento ritmo di lavoro tra i reparti.
“Non ci sono più scuse. La gente diceva: ‘Non sapevo di dover fare questo.’ Ora si collegano semplicemente e vedono esattamente cosa devono fare.”Con notifiche automatiche e un calendario di Outlook sincronizzato, lo strumento ha iniziato a lavorare per il team, non viceversa. GanttPRO è stato integrato senza problemi negli strumenti che erano molto importanti: “Non è nemmeno necessario accedere a un altro programma. Puoi lavorare da Outlook. Puoi lavorare da Teams. Non ci sono scuse per non svolgere i tuoi compiti.”
Di conseguenza, ciò che richiedeva regolari riunioni di sincronizzazione è diventato gestibile con controlli mensili, e l'attenzione è finalmente passata dal ricordare ai partecipanti del progetto a discutere realmente il contenuto del lavoro.
“Abbiamo spostato l'attenzione dal foglio di calcolo a discutere realmente su cosa stiamo lavorando nel progetto. Il giusto focus.”Nelle specifiche di EFG, dove la produzione richiede risorse umane e finanziarie significative, è fondamentale garantire che il progetto rimanga nei limiti. È qui che il Dashboard aiuta il team con report rapidi: "Quando preparo le mie riunioni del gruppo di guida, il dashboard fornisce una comprensione rapida: Siamo nel budget? Quante ore? Stiamo seguendo il tempo? Tutto è lì."
Impatto
Come appare il tuo lavoro ora con GanttPRO?
Dai lanci di prodotti alle iniziative di sostenibilità, incluso un importante programma di neutralità climatica che durerà fino al 2040, GanttPRO è diventato uno strumento sia quotidiano che strategico in tutti i reparti. Man mano che il lavoro è diventato più visibile, i membri del team non hanno avuto difficoltà con la responsabilità e gli aggiornamenti del registro delle azioni. I reparti che una volta avevano difficoltà a dare priorità ora possono procedere senza sovraccarico e caos.
Oggi, i processi di EFG funzionano senza intoppi grazie alla chiarezza e alla coerenza operativa, mentre l'incertezza nella gestione dei progetti è stata lasciata indietro.