Ecolibra: mantenere 75 progetti in carreggiata con GanttPRO
“Lo usiamo ogni giorno. Aiuta le persone a seguire i propri compiti ogni giorno, mentre noi possiamo mantenere tutto prevedibile e sotto controllo in caso di cambiamenti.”
Una storia su come un'azienda di ingegneria ambientale gestisce oltre 75 iniziative contemporaneamente con GanttPRO.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Ecolibra
Ruolo intervistato: Valéria Monteiro (Project Manager), Felipe Guimarães Silveira (Coordinatore delle operazioni)
Tipi di progetti: progetti di ingegneria ambientale multi-fase e a lungo ciclo
Pressioni esterne: licenze e regolamenti governativi, scadenze rigorose, cambiamenti nei requisiti, scadenze e cambiamenti da parte del cliente
Storia dello strumento: Excel
Problemi accennati: perdita di visibilità su larga scala, Excel non poteva supportare il carico di lavoro, coordinamento e reportistica adeguati, incertezze legate alle licenze,
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la tua azienda?
Ecolibra è un'azienda di ingegneria che realizza progetti legati all'ambiente e alle licenze in vari settori come l'industria, l'energia, il settore immobiliare, le costruzioni e altri. Stimato in oltre 200 tipi di studi e soluzioni di sostenibilità, ogni iniziativa viene trattata individualmente, mentre il team sta gradualmente lavorando all'implementazione di modelli per rendere i processi più rapidi e facili da controllare.
“Lo usiamo quotidianamente. Aiuta le persone a seguire i propri compiti ogni giorno, mentre possiamo mantenere tutto prevedibile e sotto controllo in caso di cambiamenti.”
“Lo usiamo quotidianamente. Aiuta le persone a seguire i propri compiti ogni giorno, mentre noi possiamo mantenere tutto prevedibile e sotto controllo in caso di cambiamenti.”
Lotta
Com'era il tuo approccio prima di GanttPRO?
Una delle principali sfide di Ecolibra sono le tempistiche per le licenze governative, le normative e i requisiti in cambiamento, che insieme creano una forte pressione esterna e rigide restrizioni al flusso di lavoro. Nonostante i lunghi cicli di progetto, la maggior parte delle iniziative richiede date di inizio e fine chiare, rendendo una struttura a cascata la base naturale.
Prima di GanttPRO, il team utilizzava fogli di calcolo Excel. Alla fine, man mano che il numero di progetti cresceva e il lavoro diventava progressivamente più complesso, è diventato impossibile gestire i suoi componenti.
“Avevamo bisogno di uno strumento che aiutasse a coordinare le persone e prevedere il budget. Abbiamo bisogno di sapere cosa sta succedendo.”
Dopo aver testato molte alternative, hanno scelto GanttPRO perché portava struttura, era facile da accedere nel browser e abbastanza robusto per il livello di analisi di cui avevano bisogno. Inoltre, Filipe era già familiare con GanttPRO in precedenza mentre lavorava ai suoi studi di gestione progetti MBA.
Soluzione
Per Valeria, monitorare tutte le attività insieme è il passo di routine per tenere traccia dei flussi di lavoro e controllare rapidamente la fase. La vista elenco combina le attività di tutti i progetti e fornisce una panoramica senza microgestione.
“Ho bisogno di velocità perché sto monitorando le attività in più gruppi. Faccio affidamento sulla mia lista delle attività e sui filtri per assegnatario e stato per mantenere una visione chiara di ciò che sta accadendo e dove devono essere apportate modifiche.”La reportistica regolare per la direzione esecutiva è una delle principali responsabilità di Valeria, che viene raggiunta con l'aiuto di esportazione di GanttPRO. Invece di esportare i progetti uno per uno, i dati vengono presentati in un'unica forma, supportata da Power BI per visualizzare lo stato e i KPI del team.
Poiché il flusso di lavoro di Ecolibra varia da piccoli impegni a flussi grandi e ad alto budget, è necessario implementare una struttura a ogni livello. È qui che il Portafoglio offre il massimo beneficio: raggruppando progetti e combinando dati provenienti da più iniziative per una visione d'insieme.
Il tempo e le risorse sono le priorità principali di Ecolibra e ciascuna deve essere trattata con attenzione. Assegnare compiti alle persone e registrare le ore trascorse, mentre si tracciano i costi operativi come trasporti, cibo, hotel e altre spese professionali, sono due livelli separati in GanttPRO per la massima chiarezza e analisi.
Impatto
Come appare il tuo lavoro ora con GanttPRO?
Oggi, 3 anni di utilizzo di GanttPRO hanno beneficiato il team in diversi modi: la funzione Portfolio fornisce una vista allineata per tutti i membri del progetto, le attività vengono esaminate in un unico posto, evitando i trasferimenti dalle settimane precedenti, la vista Elenco dà a Valeria il controllo su tutte le iniziative, e i rapporti regolari – uno stato chiaro per la leadership. Tutti questi componenti uniscono struttura e prevedibilità, che sono le chiavi per una consegna di successo.