यूरोपीय फर्नीचर ग्रुप: गैंटप्रो के साथ स्प्रेडशीट ओवरलोड का अंत
“अब कोई बहाना नहीं है। लोग कहते थे, 'मुझे नहीं पता था कि मुझे यह करना है।' अब वे बस लॉग इन करते हैं और ठीक देखते हैं कि उन्हें क्या करना है।”
यह कहानी है कि कैसे EFG बिखरे हुए स्प्रेडशीट से आगे बढ़ी और बीस समानांतर परियोजनाओं में स्पष्टता और संरचना लाई।
कंपनी का अवलोकन
कंपनी: यूरोपीय फर्नीचर निर्माता
साक्षात्कारकर्ता की भूमिका: एंड्रियास मैटिसन, उत्पाद विकास और स्थिरता के प्रमुख
परियोजना के प्रकार: बहु-चरण उत्पाद विकास परियोजनाएँ, स्थिरता और दीर्घकालिक रणनीतिक परियोजनाएँ
बाहरी दबाव: लंबे विकास चक्र, कई विभाग शामिल, आपूर्तिकर्ता, प्रमाणन, स्थिरता आवश्यकताएँ
उपकरण का इतिहास: केवल एक्सेल, GanttPRO से पहले कोई पीएम सिस्टम नहीं था
समस्याएँ जो बताई गईं: कई टीम सदस्यों द्वारा एक्सेल का असंगत उपयोग, विभागों में अधिक बोझ, दृश्यता की कमी
सारांश
कंपनी का पृष्ठभूमि
आपकी कंपनी किस पर ध्यान केंद्रित करती है?
यूरोपीय फर्नीचर समूह एक वैश्विक कार्यालय फर्नीचर आपूर्तिकर्ता है जो स्वीडन में स्थित है। सभी आंतरिक टुकड़े सुरुचिपूर्ण स्कैंडिनेवियाई शैली को दर्शाते हैं और उनकी लंबी सेवा जीवन के लिए जाने जाते हैं।
EFG का दर्शन उच्च गुणवत्ता वाले सामग्रियों, टिकाऊ निर्माण दृष्टिकोण और बहु-चरण विकास चक्र पर आधारित है, जो विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञों को एक साथ लाता है। टीम, जिसमें उत्पाद विकास, सोर्सिंग, मार्केटिंग, स्थिरता और आपूर्ति श्रृंखला शामिल हैं, एक साथ कई गतिविधियों पर काम कर सकती है, ताकि प्रक्रिया धीरे-धीरे प्रारंभिक अंतर्दृष्टियों से अंतिम लॉन्च तक बढ़े।
“हम एक ऐसे कार्यक्रम की तलाश कर रहे थे जो काफी आसान हो, ताकि हमें सब कुछ एक ही जगह मिल सके, यहां तक कि छोटी क्रियाएं भी।”
संघर्ष
आपका दृष्टिकोण GanttPRO से पहले कैसा था?
पहले, EFG माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल पर निर्भर था जो वास्तव में कई टीम के सदस्यों के लिए सुलभ और परिचित था। हालांकि, उस पैमाने के कार्यभार के लिए, अनगिनत स्प्रेडशीट में कार्यों का प्रबंधन करना अप्रभावी साबित हुआ। उत्पाद विकास और स्थिरता के प्रमुख एंड्रियास ने इस समस्या का सही वर्णन किया: "हमारे पास 20 परियोजनाएं और 20 क्रियाविधि लॉग एक साथ चल रहे थे। सभी को अपनी कार्यों को खोजने के लिए 20 अलग-अलग स्प्रेडशीट खोलनी पड़ती थी।"
नए कार्य जोड़ना एक अव्यवस्थित अनुभव था और कुछ भाग अंततः खो गए या रद्द कर दिए गए। जैसे कि एंड्रियास एक अलग उदाहरण के साथ बताते हैं: "हमारे मार्केटिंग समन्वयक के प्रत्येक परियोजना में शायद चार क्रियाएं थीं, लेकिन दस से अधिक परियोजनाओं में यह बहुत अधिक प्रवेश बिंदु थे। प्राथमिकता देना असंभव था।"
परियोजना के प्रतिभागी अपनी सभी जिम्मेदारियों को ट्रैक करने में असमर्थ थे जबकि परियोजना के नेता उन्हें लगातार याद दिलाना पड़ता था कि क्या करना है, अतिरिक्त समन्वय कॉल करना और मैन्युअल रूप से उनका पीछा करना। "यह ठीक नहीं था। लोग परियोजना की बैठकों में आते थे, यह भी नहीं जानते हुए कि उनके पास परियोजना के अंदर क्या क्रियाएं थीं।", एंड्रियास ने बताया।
टीम एक ऐसे उपकरण की चाहती थी जहाँ सभी जल्दी से सभी परियोजनाओं में अपने कार्यों को देख सकें, आसानी से अपडेट कर सकें और लॉग में नए जोड़ सकें।
एक नए उपकरण की खोज में एक प्राथमिकता एक्सेल की सरलता थी लेकिन इसके ऊपर स्पष्टता और संरचना जोड़ी गई।
“हम एक ऐसे कार्यक्रम की तलाश कर रहे थे जो काफी आसान हो, ताकि हम सब कुछ एक ही जगह पर रख सकें, यहां तक कि छोटे कार्य भी।”
समाधान
GanttPRO में EFG की आवश्यकता वाली मुख्य विशेषता थी। “हर कोई GanttPRO का उपयोग कर रहा है: मार्केटिंग, सोर्सिंग, समन्वयक। टीमों को विशेष रूप से मेरे कार्य टैब पसंद है क्योंकि वे लॉग इन करते हैं और तुरंत सभी बीस परियोजनाओं में अपनी गतिविधियाँ देखते हैं।” यह एक टर्निंग पॉइंट बन गया, कार्यप्रवाह का केंद्र, विभागों के बीच धीमी कार्य गति की समस्या को हल करना।
“अब कोई बहाना नहीं है। लोग पहले कहते थे, ‘मुझे नहीं पता था कि मुझे यह करना चाहिए।’ अब वे बस लॉग इन करते हैं और देखते हैं कि उन्हें क्या करना है।”स्वचालित सूचनाओं और सिंक्रनाइज़ Outlook कैलेंडर के साथ, उपकरण टीम के लिए काम करने लगा, न कि इसके विपरीत। GanttPRO उन उपकरणों में बिना किसी समस्या के एकीकृत हो गया जो बहुत महत्वपूर्ण थे: “आपको किसी अन्य प्रोग्राम में लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं है। आप Outlook से काम कर सकते हैं। आप Teams से काम कर सकते हैं। अपने कार्यों को करने के लिए कोई बहाना नहीं है।”
इसके परिणामस्वरूप, जो नियमित समन्वय बैठकों की आवश्यकता होती थी, वह मासिक चेक-इन के साथ प्रबंधनीय हो गया, और ध्यान अंततः परियोजना के प्रतिभागियों को याद दिलाने से वास्तव में काम की सामग्री पर चर्चा करने की ओर स्थानांतरित हो गया।
“हमने ध्यान को स्प्रेडशीट से हटाकर वास्तव में परियोजना में हम किस पर काम कर रहे हैं, इस पर चर्चा करने पर केंद्रित किया। सही ध्यान।”EFG की विशेषताओं में, जहां उत्पादन के लिए महत्वपूर्ण मानव और वित्तीय संसाधनों की आवश्यकता होती है, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि परियोजना सीमाओं के भीतर रहे। यहाँ डैशबोर्ड टीम को त्वरित रिपोर्टिंग में मदद करता है: "जब मैं अपनी स्टीयरिंग ग्रुप की बैठकें तैयार करता हूँ, तो डैशबोर्ड त्वरित समझ प्रदान करता है: क्या हम बजट में हैं? कितने घंटे? क्या हम समय का पालन कर रहे हैं? सब कुछ वहाँ है।"
प्रभाव
GanttPRO के साथ आपका काम अब कैसा दिखता है?
उत्पाद लॉन्च से लेकर स्थिरता पहलों तक, जिसमें 2040 तक चलने वाला एक प्रमुख जलवायु-न्यूट्रलिटी कार्यक्रम शामिल है, GanttPRO विभिन्न विभागों में दैनिक और रणनीतिक उपकरण बन गया। जैसे-जैसे काम अधिक स्पष्ट हुआ, टीम के सदस्यों को जिम्मेदारी और कार्रवाई लॉग अपडेट में कोई कठिनाई नहीं हुई। विभाग जो पहले प्राथमिकता देने में कठिनाई का सामना कर रहे थे, अब बिना ओवरलोड और अराजकता के आगे बढ़ सकते हैं।
आज, EFG की प्रक्रियाएँ परिचालन स्पष्टता और स्थिरता पर सुचारू रूप से चल रही हैं, जबकि परियोजना प्रबंधन के चारों ओर अनिश्चितता पीछे छोड़ दी गई है।