Dynamiser la numérisation : comment Fonds d'intégration autrichien reconstruit son flux de travail avec GanttPRO
“La plupart des outils m'arrêtent, GanttPRO m'aide.”
Une histoire sur la façon dont ÖIF a transformé son flux de travail de numérisation, passant d'une planification fragmentée et manuelle à une clarté totale du projet.
Aperçu de l'entreprise
Company: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Rôle interviewé : Dr. Erich Langer
Coordinateur de projet (coordonnant des initiatives complexes entre plusieurs départements)
Types de projets : projets liés à l'intégration et à l'éducation
Pressions externes : complexité du projet, changement de système, conformité, délais, changements de politique
Historique de l'outil : logiciel gratuit similaire à Excel
Problèmes évoqués : manque de structure, désalignement, confusion, travail manuel, flux de travail peu clairs
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Le Fonds d'intégration autrichien est une agence centrale qui soutient les demandeurs d'asile et les titulaires de protection subventionnée, les personnes déplacées et les immigrants dans leur intégration dans la société autrichienne. La mission principale de l'ÖIF est de promouvoir l'intégration linguistique, sociale et professionnelle à travers divers services tels que des cours de valeurs et d'orientation, des programmes de langue allemande, des initiatives ciblées pour les femmes d'origine migratoire et les immigrants qualifiés.
Ces dernières années, l'institution a rapidement évolué vers la numérisation. Les processus sur papier sont progressivement remplacés, une application de base de données centrale qui stocke toutes les informations pertinentes sur les personnes déplacées et soutient les besoins de coordination inter-départementale doit être constamment mise à jour, et de nouveaux outils numériques, tels qu'une application mobile pour les employés, sont introduits. Le volume et la complexité des projets nécessitent un grand engagement des personnes et une coordination claire pour tous les participants.
“La plupart des outils m'arrêtent, GanttPRO m'aide.”
Lutte
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Avant GanttPRO, le Dr Erich Langer remarque que le processus de gestion était fragmenté et principalement manuel. Au départ, seul un outil Excel gratuit était disponible pour une représentation visuelle claire des projets, mais il a rapidement atteint ses limites. Il était impossible d'obtenir un aperçu de plusieurs projets à la fois et les fonctionnalités, telles que l'attribution de responsabilités ou le lien entre les tâches, étaient très limitées.
En tant que coordinateur de projet pour les initiatives numériques de l'ÖIF, Erich travaille en étroite collaboration avec les chefs de projet pour définir les objectifs du projet et créer des cartes mentales. Cependant, en plus des outils existants comme Word pour les organigrammes ou les plans de structure de projet, il lui manquait un logiciel graphique puissant basé sur Gantt pour surveiller, suivre efficacement et gérer les délais des projets. L'ensemble des outils existants ne fournissait pas la structure nécessaire pour ajuster les plannings de manière fiable sans créer de confusion. Cela a rendu la nécessité d'un outil professionnel de gestion de projet de plus en plus claire.
Solution
GanttPRO a apporté la structure et la visibilité qui manquaient. La Fonctionnalité Portefeuille est devenue un excellent outil pour visualiser plusieurs projets en même temps. Cela a immédiatement donné à Erich une vue d'ensemble claire des projets en cours et lui a permis d'identifier des synergies potentielles ou de détecter des goulets d'étranglement tôt. "Je sais que d'autres entreprises proposent cela aussi et même à un prix plus élevé que votre solution, comme Microsoft Project", note-t-il. Pouvoir accéder à chaque détail depuis un seul endroit est devenu essentiel dans son flux de travail.
Diagramme de Gantt, étant le cœur de GanttPRO, est devenu la base de la clarté de la chronologie pour Erich. Il l'utilise pour décomposer un projet en étapes structurées claires, ainsi que pour suivre les progrès. Cette structure lui permet de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie et est livré à temps.
Un autre avantage notable pour lui est l'intuitivité de l'outil. "Ce que j'aime le plus dans votre logiciel, c'est qu'il est très intuitif et facile à utiliser. C'est essentiel lors du choix d'un outil car la plupart des logiciels sur le marché sont très compliqués. Je veux un logiciel qui m'aide, pas un qui m'arrête."
À mesure que la numérisation progresse, le partage de projets est également devenu essentiel. "Vous pouvez même partager le lien avec d'autres parties prenantes qui n'ont pas de licence, et elles peuvent facilement tout voir, suivre les changements en temps réel et filtrer par différents contenus," note-t-il.
Impact
À quoi ressemble votre travail maintenant avec GanttPRO ?
Erich utilise GanttPRO tout au long du cycle de vie du projet : principalement au début lorsqu'il saisit toutes les unités de travail, puis brièvement pour le suivi quotidien. Il coordonne et forme également d'autres chefs de projet, bien que l'adoption à l'échelle de l'organisation soit encore en développement en raison du composant culturel. Grâce à des modèles, une documentation extensive, ainsi que des matériaux écrits et vidéo sur GanttPRO et la gestion de projet, Erich est devenu l'un des moteurs clés du progrès au sein de l'ÖIF.
Le logiciel fait tout ce que vous pensez : vous n'avez pas à deviner quel est son but et comment chaque fonctionnalité fonctionne
Bien que l'adoption au sein de l'organisation soit encore en développement, après deux ans, Erich ne peut pas imaginer travailler sans GanttPRO. L'outil est devenu une partie cruciale de la façon dont il visualise et supervise des projets de diverses complexités dans un environnement en rapide évolution, offrant clarté et fiabilité pour gérer avec confiance.