Європейська Група Меблів: кінець перевантаження електронних таблиць з GanttPRO
«Вибачень більше немає. Раніше люди говорили: «Я не знав, що повинен це зробити». Тепер вони просто входять у систему і бачать точно, що їм потрібно зробити.»
Історія про те, як EFG вийшла за межі розкиданих електронних таблиць, щоб внести ясність і структуру в двадцять паралельних проектів.
Огляд компанії
Компанія: Європейський виробник меблів
Роль інтерв'юованого: Андреас Маттісон, Керівник розвитку продуктів та сталого розвитку
Типи проектів: багатоступеневі проекти з розробки продуктів, проекти сталого розвитку та довгострокові стратегічні проекти
Зовнішні фактори: довгі цикли розробки, участь багатьох відділів, постачальники, сертифікації, вимоги до сталого розвитку
Історія інструменту: лише Excel, до GanttPRO не було системи управління проектами
Проблеми, на які вказувалося: несумісне використання Excel багатьма членами команди, перевантаження між відділами, відсутність видимості
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
European Furniture Group - це глобальний постачальник офісних меблів, що базується в Швеції. Усі предмети інтер'єру відображають елегантний скандинавський стиль і відомі своїм тривалим терміном служби.
Філософія EFG ґрунтується на високоякісних матеріалах, сталому виробничому підході та багатоступеневому циклі розробки, що об'єднує фахівців з різних галузей. Команда, до складу якої входять розробники продуктів, постачання, маркетинг, сталий розвиток і ланцюг постачання, може працювати над численними завданнями одночасно, щоб процес поступово переходив від ранніх ідей до остаточного запуску.
“Ми шукали програму, яка була б достатньо простою, щоб мати все в одному місці, навіть маленькі дії.”
Боротьба
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Раніше EFG покладалася на Microsoft Excel, який був дійсно доступним і знайомим для багатьох членів команди. Однак для такого обсягу роботи управління завданнями в численних електронних таблицях виявилося неефективним. Андреас, керівник відділу розробки продуктів і сталого розвитку, ідеально описав цю проблему: "У нас було 20 проектів і 20 журналів дій, які проходили одночасно. Усі повинні були відкривати 20 різних електронних таблиць, щоб знайти свої завдання."
Додавання нових завдань було хаотичним процесом, і деякі частини врешті-решт були втрачені або скасовані. Як пояснює Андреас на іншому прикладі: "Наш координатор з маркетингу мав, можливо, чотири дії в кожному проекті, але в більш ніж десяти проектах це було занадто багато точок входу. Було неможливо пріоритизувати."
Учасники проекту просто не могли відстежувати всі свої обов'язки, тоді як керівники проектів постійно повинні були нагадувати їм, що робити, проводячи додаткові синхронізаційні дзвінки та переслідуючи їх вручну. "Це було не нормально. Люди приходили на проектні зустрічі, навіть не знаючи, які дії у них є в проекті.", підкреслює Андреас.
Команда хотіла інструмент, де кожен міг би швидко візуалізувати свої завдання в усіх проектах, легко оновлювати та додавати нові до журналу.
Одним з пріоритетів у пошуку нового інструменту була простота Excel, але з доданою ясністю та структурою.
“Ми шукали програму, яка була б достатньо простою, щоб ми могли мати все в одному місці, навіть маленькі дії.”
Рішення
GanttPRO мав основну функцію, яка була потрібна EFG. “Усі користуються GanttPRO: маркетинг, постачання, координатори. Команди особливо люблять Вкладку Мої завдання, оскільки вони входять у систему і відразу бачать свої дії по всіх двадцяти проектах.” Це стало вирішальним моментом, центром робочого процесу, вирішуючи проблему повільного темпу роботи між відділами.
“Тепер немає жодних виправдань. Раніше люди говорили: ‘Я не знав, що повинен це зробити.’ Тепер вони просто входять у систему і бачать точно, що їм потрібно зробити.”З автоматичними повідомленнями та синхронізованим календарем Outlook інструмент почав працювати для команди, а не навпаки. GanttPRO безперешкодно інтегрувався в інструменти, які були дуже важливими: “Вам навіть не потрібно входити в іншу програму. Ви можете працювати з Outlook. Ви можете працювати з Teams. Немає виправдання, щоб не виконувати свої завдання.”
В результаті те, що раніше вимагало регулярних зустрічей для синхронізації, стало керованим з місячними перевірками, а увага нарешті була зосереджена не на нагадуванні учасникам проекту, а на дійсному обговоренні змісту роботи.
“Ми зосередили увагу з електронної таблиці на дійсному обговоренні того, над чим ми працюємо в проекті. Правильний фокус.”У специфіці EFG, де виробництво вимагає значних людських та фінансових ресурсів, критично важливо забезпечити, щоб проект залишався в межах. Тут Панель управління допомагає команді з швидким звітуванням: "Коли я готую свої засідання керівної групи, панель управління дає швидке розуміння: Ми в бюджеті? Скільки годин? Чи дотримуємося ми часу? Все тут."
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
Від запусків продуктів до ініціатив у сфері сталого розвитку, включаючи великий програму кліматичної нейтральності, що триватиме до 2040 року, GanttPRO став як щоденним, так і стратегічним інструментом у різних відділах. Оскільки робота стала більш видимою, члени команди не мали проблем з відповідальністю та оновленнями журналу дій. Відділи, які раніше мали труднощі з пріоритизацією, тепер можуть рухатися без перевантаження та хаосу.
Сьогодні процеси EFG проходять гладко завдяки операційній ясності та послідовності, тоді як невизначеність в управлінні проектами залишилася позаду.