Ecolibra: підтримка 75 проектів з GanttPRO
«Ми використовуємо його щодня. Це допомагає людям слідкувати за своїми завданнями кожного дня, поки ми можемо тримати все передбачуваним і під контролем у разі будь-яких змін.»
Історія про те, як компанія в галузі екологічного інженерії одночасно реалізує понад 75 ініціатив за допомогою GanttPRO.
Огляд компанії
Компанія: Ecolibra
Роль інтерв'юованого: Валерія Монтейро (Керівник проекту), Феліпе Гімарайнс Сілвейра (Координатор операцій)
Типи проектів: багатоступеневі, довгострокові проекти в галузі екологічного інженерства
Зовнішні тиски: ліцензування та регулювання з боку уряду, суворі терміни, зміни вимог, терміни та зміни з боку клієнта
Історія інструменту: Excel
Проблеми, на які вказували: втрата видимості в масштабі, Excel не міг підтримувати навантаження, координацію та належну звітність, невизначеність, викликана ліцензуванням,
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Ecolibra - це інженерна компанія, яка реалізує проекти, пов'язані з охороною навколишнього середовища та ліцензуванням, у різних секторах, таких як промисловість, енергетика, нерухомість, будівництво та інші. Оцінюється на понад 200 типів досліджень та рішень у сфері сталого розвитку, кожна ініціатива розглядається індивідуально, в той час як команда поступово працює над впровадженням шаблонів для прискорення процесів і спрощення контролю.
“Ми використовуємо це щодня. Це допомагає людям стежити за своїми завданнями щодня, у той час як ми можемо тримати все передбачуваним і під контролем у разі будь-яких змін.”
«Ми використовуємо його щодня. Він допомагає людям слідкувати за своїми завданнями кожного дня, поки ми можемо тримати все передбачуваним і під контролем у разі будь-яких змін.»
Боротьба
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Однією з основних проблем Ecolibra є терміни ліцензування з боку уряду, нормативні акти та змінні вимоги, які разом створюють сильний зовнішній тиск і суворі обмеження робочого процесу. Незважаючи на тривалі цикли проектів, більшість ініціатив вимагають чітких дат початку та закінчення, що робить структуру водоспаду природною базою.
До GanttPRO команда використовувала електронні таблиці Excel. Врешті-решт, з ростом кількості проектів і ускладненням роботи, стало неможливо управляти його компонентами.
“Нам потрібен був інструмент, який допоможе координувати людей і передбачити бюджет. Нам потрібно знати, що відбувається.”
Після тестування багатьох альтернатив вони вибрали GanttPRO, оскільки він приніс структуру, був зручним для доступу в браузері та достатньо надійним для рівня аналітики, який їм був потрібен. Крім того, Філіпе вже був знайомий з GanttPRO раніше, працюючи над своїми навчальними проектами з управління в MBA.
Рішення
Для Валерії моніторинг усіх завдань разом - це звичайний крок для відстеження робочих потоків і швидкої перевірки етапу. Перегляд списку об'єднує завдання з усіх проектів і дає огляд без мікроменеджменту.
«Мені потрібна швидкість, тому що я контролюю завдання в кількох групах. Я покладаюся на свій список завдань і фільтри за виконавцем і статусом, щоб мати чітке уявлення про те, що відбувається і де потрібно внести зміни.»Регулярне звітування для керівництва є одним з основних обов'язків Валерії, що досягається за допомогою експорту GanttPRO. Замість того, щоб експортувати проекти по одному, дані подаються у вигляді єдиної одиниці, підтримуваної Power BI для відображення статусу та KPI команди.
Оскільки робочий процес Ecolibra варіюється від невеликих проектів до великих і високобюджетних потоків, на кожному рівні повинна бути реалізована структура. Тут Портфоліо приносить найбільшу користь: групуючи проекти та об'єднуючи дані з кількох ініціатив для більш широкого погляду.
Час і ресурси є важливими пріоритетами Ecolibra, і до кожного з них слід ставитися з обережністю. Призначення завдань людям і облік витрачених годин, а також відстеження операційних витрат, таких як транспорт, їжа, готелі та інші професійні витрати, є двома окремими рівнями в GanttPRO для максимальної ясності та аналізу.
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
Сьогодні, 3 роки використання GanttPRO принесли команді користь у кількох аспектах: функція Портфоліо забезпечує узгоджений вигляд для всіх учасників проекту, завдання переглядаються в одному місці, що запобігає перенесенню з попередніх тижнів, вигляд Списку дає Валерії контроль над усіма ініціативами, а регулярні звіти – чіткий статус для керівництва. Усі ці компоненти об'єднують структуру та передбачуваність, які є ключами до успішної доставки.