Grupo Europeo de Muebles: el fin de la sobrecarga de hojas de cálculo con GanttPRO
“Ya no hay excusas. La gente solía decir: 'No sabía que tenía que hacer esto.' Ahora solo inician sesión y ven exactamente lo que tienen que hacer.”
Una historia sobre cómo EFG superó las hojas de cálculo dispersas para aportar claridad y estructura a veinte proyectos paralelos.
Descripción de la empresa
Compañía: Fabricante de muebles europeo
Rol entrevistado: Andreas Mattison, Jefe de Desarrollo de Productos y Sostenibilidad
Tipos de proyectos: proyectos de desarrollo de productos en múltiples etapas, proyectos de sostenibilidad y proyectos estratégicos a largo plazo
Presiones externas: largos ciclos de desarrollo, muchos departamentos involucrados, proveedores, certificaciones, requisitos de sostenibilidad
Historia de la herramienta: solo Excel, no había sistema de gestión de proyectos antes de GanttPRO
Problemas mencionados: uso inconsistente de Excel por muchos miembros del equipo, sobrecarga entre departamentos, falta de visibilidad
Resumen
Antecedentes de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
European Furniture Group es un proveedor global de muebles de oficina con sede en Suecia. Todas las piezas de interior reflejan un elegante estilo escandinavo y son conocidas por su larga vida útil.
La filosofía de EFG se basa en materiales de alta calidad, un enfoque de fabricación sostenible y un ciclo de desarrollo en múltiples etapas, que reúne a especialistas de diversos campos. El equipo, que incluye desarrolladores de productos, abastecimiento, marketing, sostenibilidad y cadena de suministro, puede estar trabajando en numerosas actividades simultáneamente, de modo que el proceso avance gradualmente desde las primeras ideas hasta el lanzamiento final.
“Estábamos buscando un programa que fuera lo suficientemente fácil, así que tuvimos todo en un solo lugar, incluso las pequeñas acciones.”
Lucha
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Anteriormente, EFG dependía de Microsoft Excel, que era accesible y familiar para muchos miembros del equipo. Sin embargo, para una carga de trabajo de ese tamaño, gestionar tareas a través de innumerables hojas de cálculo resultó ineficaz. Andreas, jefe de desarrollo de productos y sostenibilidad, describió perfectamente ese problema: "Teníamos 20 proyectos y 20 registros de acciones en curso simultáneamente. Todos tenían que abrir 20 hojas de cálculo diferentes solo para encontrar sus tareas."
Agregar nuevas era una experiencia caótica y algunas partes se perdieron o se deshicieron. Como explica Andreas con un ejemplo diferente: "Nuestro coordinador de marketing tenía tal vez cuatro acciones en cada proyecto, pero en más de diez proyectos eran demasiados puntos de entrada. Era imposible priorizar."
Los participantes del proyecto simplemente no podían rastrear todas sus responsabilidades, mientras que los líderes del proyecto tenían que recordarles constantemente qué hacer, realizando llamadas de sincronización adicionales y persiguiéndolos manualmente. "No estaba bien. La gente venía a las reuniones del proyecto sin siquiera saber qué acciones tenían dentro del proyecto", destaca Andreas.
El equipo quería una herramienta donde todos pudieran visualizar rápidamente sus tareas en todos los proyectos, actualizar fácilmente y agregar nuevas al registro.
Una de las prioridades en la búsqueda de una nueva herramienta era la facilidad de Excel, pero con claridad y estructura añadidas.
“Buscábamos un programa que fuera lo suficientemente fácil, así que tuviéramos todo en un solo lugar, incluso las pequeñas acciones.”
Solución
GanttPRO tenía la función principal que EFG necesitaba. “Todos están usando GanttPRO: marketing, abastecimiento, coordinadores. A los equipos les gusta especialmente la Pestaña Mis Tareas ya que inician sesión y ven inmediatamente sus actividades en los veinte proyectos.” Ese se convirtió en el punto de inflexión, el centro de un flujo de trabajo, resolviendo el problema del lento ritmo de trabajo entre departamentos.
“Ya no hay excusas. La gente solía decir: ‘No sabía que tenía que hacer esto.’ Ahora simplemente inician sesión y ven exactamente lo que tienen que hacer.”Con notificaciones automáticas y un calendario de Outlook sincronizado, la herramienta comenzó a trabajar para el equipo, no al revés. GanttPRO se integró sin problemas en las herramientas que eran muy importantes: “No necesitas iniciar sesión en otro programa. Puedes trabajar desde Outlook. Puedes trabajar desde Teams. No hay excusa para no hacer tus tareas.”
Como resultado, lo que solía requerir reuniones de sincronización regulares se volvió manejable con chequeos mensuales, y el enfoque finalmente se trasladó de recordar a los participantes del proyecto a discutir realmente el contenido del trabajo.
“Desviamos el enfoque de la hoja de cálculo a discutir realmente con qué estamos trabajando en el proyecto. El enfoque correcto.”En las especificaciones de EFG, donde la producción requiere recursos humanos y financieros significativos, es críticamente importante asegurar que el proyecto se mantenga dentro de los límites. Aquí es donde el Tablero ayuda al equipo con informes rápidos: "Cuando preparo mis reuniones del grupo de dirección, el tablero proporciona una comprensión rápida: ¿Estamos dentro del presupuesto? ¿Cuántas horas? ¿Estamos siguiendo el tiempo? Todo está ahí."
Impacto
¿Cómo se ve tu trabajo ahora con GanttPRO?
Desde lanzamientos de productos hasta iniciativas de sostenibilidad, incluyendo un importante programa de neutralidad climática que se extenderá hasta 2040, GanttPRO se convirtió en una herramienta tanto diaria como estratégica en todos los departamentos. A medida que el trabajo se volvió más visible, los miembros del equipo no tuvieron problemas con la responsabilidad y las actualizaciones del registro de acciones. Los departamentos que antes tenían dificultades para priorizar, ahora pueden avanzar sin sobrecargas ni caos.
Hoy en día, los procesos de EFG funcionan sin problemas gracias a la claridad y consistencia operativa, mientras que la incertidumbre en la gestión de proyectos ha quedado atrás.