Европейская Группа Мебели: конец перегрузки таблиц с GanttPRO
«Больше нет оправданий. Раньше люди говорили: «Я не знал, что должен это сделать». Теперь они просто входят в систему и видят точно, что им нужно сделать.»
История о том, как EFG вышла за рамки разбросанных таблиц, чтобы внести ясность и структуру в двадцать параллельных проектов.
Обзор компании
Компания: Европейский производитель мебели
Роль интервьюируемого: Андреас Маттиссон, Руководитель разработки продуктов и устойчивого развития
Типы проектов: многоступенчатые проекты по разработке продуктов, проекты по устойчивому развитию и долгосрочные стратегические проекты
Внешние факторы: долгие циклы разработки, участие многих отделов, поставщики, сертификация, требования к устойчивости
История инструмента: только Excel, до GanttPRO не было системы управления проектами
Проблемы, на которые указывалось: несогласованное использование Excel многими членами команды, перегрузка между отделами, отсутствие видимости
Резюме
Контекст компании
На чем сосредоточена ваша компания?
European Furniture Group - это глобальный поставщик офисной мебели, базирующийся в Швеции. Все предметы интерьера отражают элегантный скандинавский стиль и известны своим долгим сроком службы.
Философия EFG основана на высококачественных материалах, устойчивом производственном подходе и многоступенчатом цикле разработки, объединяющем специалистов из различных областей. Команда, включая разработчиков продуктов, закупки, маркетинг, устойчивое развитие и цепочку поставок, может работать над множеством задач одновременно, чтобы процесс постепенно переходил от ранних идей к окончательному запуску.
“Мы искали программу, которая была бы достаточно простой, чтобы у нас все было в одном месте, даже маленькие действия.”
Главный вызов
Как выглядел ваш подход до появления GanttPRO?
Ранее EFG полагалась на Microsoft Excel, который был доступен и знаком многим членам команды. Однако для такой нагрузки управление задачами в бесчисленных таблицах оказалось неэффективным. Андреас, руководитель отдела разработки продуктов и устойчивого развития, описал эту проблему идеально: "У нас было 20 проектов и 20 журналов действий, которые шли одновременно. Всем приходилось открывать 20 разных таблиц, чтобы найти свои задачи."
Добавление новых задач было хаотичным процессом, и некоторые части в конечном итоге терялись или отменялись. Как объясняет Андреас на другом примере: "Наш координатор по маркетингу имел, возможно, четыре действия в каждом проекте, но в более чем десяти проектах это было слишком много точек входа. Приоритизировать было невозможно."
Участники проекта просто не могли отслеживать все свои обязанности, в то время как руководители проектов постоянно должны были напоминать им, что делать, проводя дополнительные синхронные звонки и вручную преследуя их. "Это было не нормально. Люди приходили на проектные встречи, даже не зная, какие действия у них есть в проекте", подчеркивает Андреас.
Команда хотела инструмент, где каждый мог бы быстро визуализировать свои задачи по всем проектам, легко обновлять и добавлять новые в журнал.
Одним из приоритетов в поиске нового инструмента была простота Excel, но с добавленной ясностью и структурой.
“Мы искали программу, которая была бы достаточно простой, чтобы все было в одном месте, даже мелкие действия.”
Почему GanttPRO
GanttPRO имел основную функцию, которая была нужна EFG. “Все используют GanttPRO: маркетинг, закупки, координаторы. Команды особенно любят Вкладку Мои задачи, так как они входят в систему и сразу видят свои действия по всем двадцати проектам.” Это стало решающим моментом, центром рабочего процесса, решающим проблему медленного темпа работы между отделами.
“Теперь нет никаких оправданий. Раньше люди говорили: ‘Я не знал, что должен это сделать.’ Теперь они просто входят в систему и видят, что именно им нужно сделать.”С автоматическими уведомлениями и синхронизированным календарем Outlook инструмент начал работать для команды, а не наоборот. GanttPRO был без проблем интегрирован в очень важные инструменты: “Вам даже не нужно входить в другую программу. Вы можете работать из Outlook. Вы можете работать из Teams. Нет оправдания, чтобы не выполнять свои задачи.”
В результате то, что раньше требовало регулярных встреч для синхронизации, стало управляемым с ежемесячными проверками, и внимание наконец было перенесено с напоминания участникам проекта на реальное обсуждение содержания работы.
“Мы убрали акцент с таблицы и начали действительно обсуждать, над чем мы работаем в проекте. Правильный акцент.”В специфике EFG, где производство требует значительных как человеческих, так и финансовых ресурсов, критически важно обеспечить, чтобы проект оставался в рамках. Здесь Панель управления помогает команде с быстрой отчетностью: "Когда я готовлю свои заседания руководящей группы, панель управления дает быстрое понимание: Мы в бюджете? Сколько часов? Мы следуем графику? Все здесь."
Как GanttPRO улучшает процессы
Как сейчас выглядит ваша работа с GanttPRO?
От запусков продуктов до инициатив по устойчивому развитию, включая крупную программу по климатической нейтральности, которая будет действовать до 2040 года, GanttPRO стал как ежедневным, так и стратегическим инструментом в разных отделах. Поскольку работа стала более видимой, члены команды не испытывали трудностей с ответственностью и обновлениями журнала действий. Отделы, которые ранее испытывали трудности с приоритизацией, теперь могут работать без перегрузок и хаоса.
Сегодня процессы EFG проходят гладко благодаря операционной ясности и последовательности, в то время как неопределенность в управлении проектами осталась позади.