Ecolibra: поддержка 75 проектов с GanttPRO
«Мы используем его ежедневно. Это помогает людям следить за своими задачами каждый день, в то время как мы можем держать все предсказуемым и под контролем в случае любых изменений.»
История о том, как компания в области экологического проектирования одновременно управляет более чем 75 инициативами с помощью GanttPRO.
Обзор компании
Компания: Ecolibra
Роль интервьюируемого: Валерия Монтейро (Руководитель проекта), Фелипе Гимарайнс Силвейра (Координатор операций)
Типы проектов: многоэтапные, долгосрочные проекты в области экологического инжиниринга
Внешние давления: лицензирование и регулирование со стороны правительства, строгие сроки, изменения в требованиях, дедлайны и изменения со стороны клиента
История инструмента: Excel
Проблемы, на которые указывали: потеря видимости в масштабе, Excel не мог поддерживать рабочую нагрузку, координацию и правильную отчетность, неопределенность, вызванная лицензированием,
Резюме
Контекст компании
На чем сосредоточена ваша компания?
Ecolibra - это инженерная компания, которая реализует проекты, связанные с охраной окружающей среды и лицензированием, в различных секторах, таких как промышленность, энергетика, недвижимость, строительство и другие. Оценено более 200 типов исследований и решений по устойчивому развитию, каждая инициатива рассматривается индивидуально, в то время как команда постепенно работает над внедрением шаблонов для ускорения процессов и упрощения контроля.
“Мы используем это ежедневно. Это помогает людям следить за своими задачами каждый день, в то время как мы можем держать все предсказуемым и под контролем в случае любых изменений.”
«Мы используем его ежедневно. Он помогает людям следить за своими задачами каждый день, в то время как мы можем держать все предсказуемым и под контролем в случае любых изменений.»
Главный вызов
Как выглядел ваш подход до появления GanttPRO?
Одной из основных проблем Ecolibra являются сроки лицензирования со стороны правительства, нормативные акты и изменяющиеся требования, которые в совокупности создают сильное внешнее давление и строгие ограничения рабочего процесса. Несмотря на длительные циклы проектов, большинство инициатив требуют четких дат начала и окончания, что делает структуру водопада естественным базовым вариантом.
До GanttPRO команда использовала электронные таблицы Excel. В конечном итоге, по мере роста числа проектов и усложнения работы, стало невозможно управлять его компонентами.
“Нам нужен был инструмент, который поможет координировать людей и предсказать бюджет. Нам нужно знать, что происходит.”
После тестирования многих альтернатив они выбрали GanttPRO, потому что он привнес структуру, был удобен для доступа в браузере и был достаточно надежным для уровня аналитики, который им был нужен. Кроме того, Филипе уже был знаком с GanttPRO ранее, работая над своими учебными проектами по управлению в MBA.
Почему GanttPRO
Для Валерии мониторинг всех задач вместе - это обычный шаг для отслеживания рабочих потоков и быстрого проверки стадии. Представление в виде списка объединяет задачи из всех проектов и дает обзор без микроменеджмента.
«Мне нужна скорость, потому что я контролирую задачи в нескольких группах. Я полагаюсь на свой список задач и фильтры по исполнителю и статусу, чтобы иметь четкое представление о том, что происходит и где нужно внести изменения.»Регулярная отчетность для руководства является одной из основных обязанностей Валерии, что достигается с помощью экспорта GanttPRO. Вместо экспорта проектов по одному данные представляются в едином формате, поддерживаемом Power BI для отображения статуса и KPI команды.
Поскольку рабочий процесс Ecolibra варьируется от небольших проектов до крупных и высокобюджетных потоков, на каждом уровне должна быть реализована структура. Здесь Портфолио приносит наибольшую пользу: группируя проекты и объединяя данные из нескольких инициатив для более широкого взгляда.
Время и ресурсы являются важными приоритетами Ecolibra, и к каждому из них следует относиться с осторожностью. Назначение задач людям и учет затраченных часов, а также отслеживание операционных затрат, таких как транспорт, питание, отели и другие профессиональные расходы, представляют собой два отдельных уровня в GanttPRO для максимальной ясности и анализа.
Как GanttPRO улучшает процессы
Как сейчас выглядит ваша работа с GanttPRO?
Сегодня, 3 года использования GanttPRO принесли команде пользу в нескольких аспектах: функция Портфолио предоставляет согласованный вид для всех участников проекта, задачи рассматриваются в одном месте, что предотвращает переносы с предыдущих недель, вид Списка дает Валерии контроль над всеми инициативами, а регулярные отчеты – четкий статус для руководства. Все эти компоненты объединяют структуру и предсказуемость, которые являются ключами к успешной доставке.