Grupo Europeu de Móveis: o fim da sobrecarga de planilhas com GanttPRO
“Não há mais desculpas. As pessoas costumavam dizer: 'Eu não sabia que deveria fazer isso.' Agora, elas apenas fazem login e veem exatamente o que precisam fazer.”
Uma história sobre como a EFG superou planilhas espalhadas para trazer clareza e estrutura a vinte projetos paralelos.
Visão geral da empresa
Empresa: Fabricante de móveis europeu
Papel entrevistado: Andreas Mattison, Chefe de Desenvolvimento de Produtos e Sustentabilidade
Tipos de projetos: projetos de desenvolvimento de produtos em várias etapas, projetos de sustentabilidade e projetos estratégicos de longo prazo
Pressões externas: longos ciclos de desenvolvimento, muitos departamentos envolvidos, fornecedores, certificações, requisitos de sustentabilidade
Histórico da ferramenta: apenas Excel, sem sistema de gerenciamento de projetos antes do GanttPRO
Problemas mencionados: uso inconsistente do Excel por muitos membros da equipe, sobrecarga entre departamentos, falta de visibilidade
Resumo
Contexto da empresa
Em que sua empresa se concentra?
A European Furniture Group é um fornecedor global de móveis de escritório com sede na Suécia. Todas as peças de interior refletem um elegante estilo escandinavo e são conhecidas por sua longa vida útil.
A filosofia da EFG é baseada em materiais de alta qualidade, uma abordagem de fabricação sustentável e um ciclo de desenvolvimento em várias etapas, reunindo especialistas de várias áreas. A equipe, incluindo desenvolvedores de produtos, aquisição, marketing, sustentabilidade e cadeia de suprimentos, pode estar trabalhando em várias atividades simultaneamente, para que o processo avance gradualmente desde as primeiras percepções até o lançamento final.
“Estávamos procurando um programa que fosse fácil o suficiente, para que tivéssemos tudo em um só lugar, até mesmo as pequenas ações.”
Luta
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Anteriormente, a EFG dependia do Microsoft Excel, que era de fato acessível e familiar para muitos membros da equipe. No entanto, para uma carga de trabalho dessa escala, gerenciar tarefas em inúmeras planilhas se mostrou ineficaz. Andreas, chefe de desenvolvimento de produtos e sustentabilidade, descreveu perfeitamente esse problema: "Tínhamos 20 projetos e 20 registros de ações ocorrendo simultaneamente. Todos tinham que abrir 20 planilhas diferentes apenas para encontrar suas tarefas."
Adicionar novas era uma experiência caótica e algumas partes acabaram sendo perdidas ou desfeitas. Como Andreas explica com um exemplo diferente: "Nosso coordenador de marketing tinha talvez quatro ações em cada projeto, mas em mais de dez projetos eram muitos pontos de entrada. Era impossível priorizar."
Os participantes do projeto simplesmente não conseguiam acompanhar todas as suas responsabilidades, enquanto os líderes do projeto tinham que constantemente lembrá-los do que fazer, realizando chamadas de sincronização extras e os perseguindo manualmente. "Não estava certo. As pessoas vinham às reuniões do projeto sem saber quais ações tinham dentro do projeto.", destaca Andreas.
A equipe queria uma ferramenta onde todos pudessem visualizar rapidamente suas tarefas em todos os projetos, atualizar facilmente e adicionar novas ao registro.
Uma das prioridades na busca por uma nova ferramenta era a facilidade do Excel, mas com clareza e estrutura adicionadas.
“Estávamos procurando um programa que fosse fácil o suficiente, para que tivéssemos tudo em um só lugar, até mesmo as pequenas ações.”
Solução
O GanttPRO tinha o recurso principal que a EFG precisava. “Todos estão usando o GanttPRO: marketing, suprimentos, coordenadores. As equipes gostam especialmente da Aba Minhas Tarefas, pois fazem login e veem imediatamente suas atividades em todos os vinte projetos.” Isso se tornou o ponto de virada, o centro de um fluxo de trabalho, resolvendo o problema do ritmo de trabalho lento entre os departamentos.
“Não há mais desculpas. As pessoas costumavam dizer: ‘Eu não sabia que deveria fazer isso.’ Agora, elas simplesmente fazem login e veem exatamente o que precisam fazer.”Com notificações automáticas e um calendário do Outlook sincronizado, a ferramenta começou a trabalhar para a equipe, e não o contrário. O GanttPRO foi integrado perfeitamente nas ferramentas que eram muito importantes: “Você não precisa nem fazer login em outro programa. Você pode trabalhar a partir do Outlook. Você pode trabalhar a partir do Teams. Não há desculpa para não fazer suas tarefas.”
Como resultado, o que costumava exigir reuniões de sincronização regulares tornou-se gerenciável com verificações mensais, e o foco finalmente foi deslocado de lembrar os participantes do projeto para realmente discutir o conteúdo do trabalho.
“Tiramos o foco da planilha para realmente discutir com o que estamos trabalhando no projeto. O foco certo.”Nas especificidades da EFG, onde a produção requer recursos humanos e financeiros significativos, é crucial garantir que o projeto permaneça dentro dos limites. É aqui que o Painel ajuda a equipe com relatórios rápidos: "Quando preparo minhas reuniões do grupo de direção, o painel fornece uma compreensão rápida: Estamos dentro do orçamento? Quantas horas? Estamos seguindo o tempo? Tudo está lá."
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
Desde lançamentos de produtos até iniciativas de sustentabilidade, incluindo um importante programa de neutralidade climática que funcionará até 2040, o GanttPRO se tornou uma ferramenta tanto diária quanto estratégica em todos os departamentos. À medida que o trabalho se tornou mais visível, os membros da equipe não tiveram dificuldades com a responsabilidade e as atualizações do registro de ações. Departamentos que antes tinham dificuldades em priorizar agora podem avançar sem sobrecarga e caos.
Hoje, os processos da EFG estão funcionando sem problemas graças à clareza e consistência operacional, enquanto a incerteza em torno da gestão de projetos ficou para trás.