Groupe Européen de Mobilier: la fin de la surcharge de tableurs avec GanttPRO
«Il n'y a plus d'excuse. Les gens disaient autrefois : 'Je ne savais pas que je devais faire ça.' Maintenant, ils se connectent et voient exactement ce qu'ils doivent faire.»
Une histoire sur la façon dont EFG est passée au-delà des feuilles de calcul éparpillées pour apporter clarté et structure à vingt projets parallèles.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Fabricant de meubles européen
Rôle de l'interviewé : Andreas Mattison, Responsable du Développement Produit et de la Durabilité
Types de projets : projets de développement de produits en plusieurs étapes, projets de durabilité et projets stratégiques à long terme
Pressions externes : longs cycles de développement, de nombreux départements impliqués, fournisseurs, certifications, exigences de durabilité
Historique de l'outil : uniquement Excel, pas de système de gestion de projet avant GanttPRO
Problèmes évoqués : utilisation incohérente d'Excel par de nombreux membres de l'équipe, surcharge entre les départements, manque de visibilité
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
European Furniture Group est un fournisseur mondial de meubles de bureau basé en Suède. Tous les éléments d'intérieur reflètent un élégant style scandinave et sont connus pour leur longue durée de vie.
La philosophie d'EFG repose sur des matériaux de haute qualité, une approche de fabrication durable et un cycle de développement en plusieurs étapes, réunissant des spécialistes de divers domaines. L'équipe, comprenant des développeurs de produits, des approvisionnements, du marketing, de la durabilité et de la chaîne d'approvisionnement, peut travailler sur de nombreuses activités simultanément, de sorte que le processus passe progressivement des premières idées au lancement final.
“Nous cherchions un programme qui soit suffisamment facile, afin d'avoir tout au même endroit, même les petites actions.”
Lutte
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Auparavant, EFG s'appuyait sur Microsoft Excel, qui était en effet accessible et familier pour de nombreux membres de l'équipe. Cependant, pour une charge de travail de cette ampleur, gérer des tâches à travers d'innombrables feuilles de calcul s'est avéré inefficace. Andreas, responsable du développement de produits et de la durabilité, a parfaitement décrit ce problème : "Nous avions 20 projets et 20 journaux d'actions en cours simultanément. Tout le monde devait ouvrir 20 feuilles de calcul différentes juste pour trouver ses tâches."
Ajouter de nouvelles tâches était une expérience chaotique et certaines parties étaient finalement perdues ou annulées. Comme l'explique Andreas avec un autre exemple : "Notre coordinateur marketing avait peut-être quatre actions dans chaque projet, mais dans plus de dix projets, c'était trop de points d'entrée. Il était impossible de prioriser."
Les participants au projet étaient tout simplement incapables de suivre toutes leurs responsabilités, tandis que les chefs de projet devaient constamment leur rappeler quoi faire, tenant des appels de synchronisation supplémentaires et les poursuivant manuellement. "Ce n'était pas acceptable. Les gens venaient aux réunions de projet sans même savoir quelles actions ils avaient dans le projet.", souligne Andreas.
L'équipe voulait un outil où chacun pouvait rapidement visualiser ses tâches à travers tous les projets, mettre à jour facilement et ajouter de nouvelles tâches au journal.
Une des priorités dans la recherche d'un nouvel outil était la facilité d'Excel, mais avec une clarté et une structure ajoutées.
“Nous recherchions un programme qui soit suffisamment facile, afin que nous ayons tout au même endroit, même les petites actions.”
Solution
GanttPRO avait la fonctionnalité principale dont EFG avait besoin. “Tout le monde utilise GanttPRO : marketing, approvisionnement, coordinateurs. Les équipes aiment particulièrement l'onglet Mes Tâches car elles se connectent et voient immédiatement leurs activités sur les vingt projets.” Cela est devenu le point de basculement, le centre d'un flux de travail, résolvant le problème du rythme de travail lent entre les départements.
“Il n'y a plus d'excuses. Les gens disaient autrefois : ‘Je ne savais pas que je devais faire ça.’ Maintenant, ils se connectent simplement et voient exactement ce qu'ils doivent faire.”Avec des notifications automatiques et un calendrier Outlook synchronisé, l'outil a commencé à travailler pour l'équipe, et non l'inverse. GanttPRO a été intégré sans problème dans les outils qui étaient très importants : “Vous n'avez même pas besoin de vous connecter à un autre programme. Vous pouvez travailler depuis Outlook. Vous pouvez travailler depuis Teams. Il n'y a aucune excuse pour ne pas faire vos tâches.”
En conséquence, ce qui nécessitait auparavant des réunions de synchronisation régulières est devenu gérable avec des points de contrôle mensuels, et l'accent a enfin été déplacé de rappeler aux participants du projet à discuter réellement du contenu du travail.
“Nous avons déplacé l'accent de la feuille de calcul à discuter réellement de ce sur quoi nous travaillons dans le projet. Le bon accent.”Dans les spécificités d'EFG, où la production nécessite des ressources humaines et financières importantes, il est crucial de s'assurer que le projet reste dans les limites. C'est là que le Tableau de bord aide l'équipe avec des rapports rapides : "Lorsque je prépare mes réunions de groupe de pilotage, le tableau de bord donne une compréhension rapide : Sommes-nous dans le budget ? Combien d'heures ? Respectons-nous le temps ? Tout est là."
Impact
À quoi ressemble votre travail maintenant avec GanttPRO ?
Des lancements de produits aux initiatives de durabilité, y compris un important programme de neutralité climatique qui se poursuivra jusqu'en 2040, GanttPRO est devenu un outil à la fois quotidien et stratégique dans tous les départements. À mesure que le travail est devenu plus visible, les membres de l'équipe n'ont eu aucune difficulté avec la responsabilité et les mises à jour du journal d'actions. Les départements qui avaient autrefois des difficultés à prioriser peuvent désormais avancer sans surcharge ni chaos.
Aujourd'hui, les processus d'EFG fonctionnent sans accroc grâce à la clarté et à la cohérence opérationnelles, tandis que l'incertitude autour de la gestion de projet est laissée derrière.