Ecolibra: garder 75 projets sur la bonne voie avec GanttPRO
«Nous l'utilisons tous les jours. Cela aide les gens à suivre leurs tâches chaque jour, tout en nous permettant de garder tout prévisible et sous contrôle en cas de changements.»
Une histoire sur la façon dont une entreprise d'ingénierie environnementale gère simultanément plus de 75 initiatives avec GanttPRO.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Ecolibra
Rôle interviewé : Valéria Monteiro (Chef de projet), Felipe Guimarães Silveira (Coordinateur des opérations)
Types de projets : projets d'ingénierie environnementale multi-étapes et de long cycle
Pressions externes : licences et réglementations gouvernementales, délais stricts, changements dans les exigences, délais et changements du côté client
Historique de l'outil : Excel
Problèmes évoqués : perte de visibilité à grande échelle, Excel ne pouvait pas supporter la charge de travail, coordination et reporting appropriés, incertitude liée aux licences,
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Ecolibra est une entreprise d'ingénierie qui réalise des projets liés à l'environnement et aux licences dans divers secteurs tels que l'industrie, l'énergie, l'immobilier, la construction et d'autres. Estimé à plus de 200 types d'études et de solutions de durabilité, chaque initiative est traitée individuellement, tandis que l'équipe travaille progressivement à la mise en œuvre de modèles pour rendre les processus plus rapides et plus faciles à contrôler.
“Nous l'utilisons quotidiennement. Cela aide les gens à suivre leurs tâches chaque jour, tout en nous permettant de garder tout prévisible et sous contrôle en cas de changements.”
«Nous l'utilisons quotidiennement. Cela aide les gens à suivre leurs tâches chaque jour, tout en nous permettant de garder tout prévisible et sous contrôle en cas de changements.»
Lutte
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Un des principaux défis d'Ecolibra est le calendrier des licences gouvernementales, les réglementations et les exigences changeantes, qui créent ensemble une forte pression externe et des contraintes strictes de flux de travail. Malgré de longs cycles de projet, la plupart des initiatives nécessitent des dates de début et de fin claires, ce qui rend une structure en cascade la base naturelle.
Avant GanttPRO, l'équipe utilisait des feuilles de calcul Excel. Finalement, à mesure que le nombre de projets augmentait et que le travail devenait progressivement plus complexe, il est devenu impossible de gérer ses composants.
“Nous avions besoin d'un outil qui aide à coordonner les personnes et à prédire le budget. Nous devons savoir ce qui se passe.”
Après avoir testé de nombreuses alternatives, ils ont choisi GanttPRO car il apportait de la structure, était facile d'accès dans le navigateur et était suffisamment robuste pour le niveau d'analyse dont ils avaient besoin. De plus, Filipe était déjà familier avec GanttPRO précédemment lors de ses études de gestion de projet en MBA.
Solution
Pour Valeria, surveiller toutes les tâches ensemble est l'étape habituelle pour suivre les flux de travail et vérifier rapidement l'étape. La vue en liste combine les tâches de tous les projets et donne un aperçu sans microgestion.
«J'ai besoin de rapidité car je surveille des tâches dans plusieurs groupes. Je compte sur ma liste de tâches et des filtres par responsable et statut pour garder une vue claire de ce qui se passe et où des changements doivent être apportés.»La création de rapports réguliers pour la direction exécutive est l'une des principales responsabilités de Valeria, ce qui est réalisé grâce à l'exportation de GanttPRO. Au lieu d'exporter les projets un par un, les données sont présentées sous forme d'une seule unité, soutenue par Power BI pour afficher l'état et les KPI de l'équipe.
Comme le flux de travail d'Ecolibra varie des petits engagements aux grands flux à budget élevé, une structure doit être mise en place à chaque niveau. C'est ici que le Portefeuille est le plus bénéfique : en regroupant des projets et en combinant des données provenant de plusieurs initiatives pour une vue d'ensemble.
Le temps et les ressources sont des priorités majeures pour Ecolibra et chacun doit être traité avec soin. Assigner des tâches aux personnes et enregistrer les heures passées, tout en suivant les coûts opérationnels tels que le transport, la nourriture, les hôtels et d'autres dépenses professionnelles, sont deux couches distinctes dans GanttPRO pour une clarté et une analyse maximales.
Impact
À quoi ressemble votre travail maintenant avec GanttPRO ?
Aujourd'hui, 3 ans d'utilisation de GanttPRO ont bénéficié à l'équipe de plusieurs manières : la fonctionnalité Portfolio offre une vue alignée pour tous les membres du projet, les tâches sont examinées en un seul endroit, évitant les reports des semaines précédentes, la vue Liste donne à Valeria le contrôle sur toutes les initiatives, et les rapports réguliers – un état clair pour la direction. Tous ces composants rassemblent structure et prévisibilité, qui sont les clés d'une livraison réussie.